Tino comercial, jeito para os negócios, empreendedor nato.
Quando João começou sua empresa, faz 15 anos, achava que isso ia ser suficiente para administrá-la com a máxima eficiência.
Hoje, com 250 funcionários e 4 filiais (duas delas em outros estados), sabe que teria ficado para trás, lá pelo terceiro ou quarto ano de empresa, quando a empresa estava decolando e os processos que ele achava dominar tão bem começaram a se complicar.
Papéis se acumulando por todo lado, pedidos em atraso, reclamações de clientes, problemas fiscais (por erro e não má fé).
João não tinha controle nem dos recebimentos. Às vezes ele nem sabia direito se estavam pagando pelas encomendas que entregava.
Foi nessa época, ele estava precisando contratar um encarregado para uma nova filial, e o entrevistado veio com essa história de BPM, de porque usar BPM é necessário em uma empresa.
Foi um divisor de águas na empresa.
Veja também em nosso blog: Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails
O dia em que em João aprendeu porque usar BPM é necessário
Para sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas têm que melhorar a eficiência de seus processos.
Dessa forma, controles em papel, processos gerenciados por e-mails e mesmo planilhas eletrônicas e outros softwares mais simples precisam dar lugar a ferramentas de gestão empresarial que possibilitem organizar uma empresa desorganizada.
O BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento de Processos de Negócios, permite que os gestores tenham mais ciência sobre tudo que está acontecendo na empresa.
Com o BPM, fica mais fácil definir as atividades com clareza e coordená-las, além de identificar oportunidades de melhoria dos resultados.
O segredo, como você vai ver mais adiante, é que todas as informações estão disponíveis para todos os envolvido em tempo real.
Nada de papeladas amontoadas, planilhas complexas ou e-mails perdidos: tudo pode ser visualizado em um dashboard, a hora que for necessário.
Hoje você vai descobrir um pouco mais sobre essa metodologia e saberá responder a 3 perguntas:
- Qual o objetivo do BPM?
- Por que usar BPM é necessário para os negócios?
- Quais as vantagens que o uso do BPM oferece?
O que é BPM?
O Business Process Management surgiu durante a década de 1990. Esse modelo de administração combina gestão de negócios com tecnologia da informação.
O BPM possibilita mapear todas as atividades de uma empresa, cada etapa dos processos e cada tarefa que precisa ser realizada.
Assim, o gestor tem mais controle sobre os processos corporativos, tornando-os mais produtivos e eficientes.
Quando implantado com êxito pela organização, o BPM faz com que as equipes trabalhem em sincronia a fim de alcançar suas metas e objetivos.
Além disso, essa ferramenta é também uma maneira do empresário conhecer melhor a sua empresa.
A organização que não conhece bem os seus processos já sai em desvantagem no mercado e está fadada ao fracasso.
Objetivo do BPM
O Gerenciamento de Processos de Negócio serve para definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar procedimentos organizacionais.
Como?
É isso mesmo: o BPM é um sistema que ajuda a empresa definir direitinho o que precisa realizar em cada processo para entregar o melhor produto ou serviço aos seus clientes.
Só que não para por aí: como o BPM automatiza os processos, você tem acesso aos resultados e ao desempenho de cada processo sempre que precisar, podendo analisar na hora, tomar decisões para resolver problemas imediatamente e também analisar tudo com calma, mais tarde, para pensar em processos mais eficientes: a camada melhoria contínua dos processos.
Em outras palavras: O objetivo do BPM é garantir que o gestor conduza as atividades da empresa de maneira lucrativa e eficaz, alinhando estratégias que criem vantagem competitiva ao negócio.
Outra finalidade do BPM é assegurar que os produtos e serviços sejam entregues com qualidade, gerando valor aos clientes.
Como o foco do BPM está na melhoria constante dos processos, a empresa conseguirá satisfazer o seu público e oferecer soluções superiores àquelas oferecidas pela concorrência.
Por que usar BPM é necessário?
Para responder essa pergunta, imagine a seguinte situação.
Uma confeitaria precisa fazer um bolo sob encomenda. Para isso, são necessários alguns ingredientes específicos (açúcar, leite, ovos, farinha, etc) nas medidas corretas e um bom confeiteiro.
Qualquer falha durante esse processo pode comprometer o resultado final e o cliente não ficará satisfeito com o bolo que ele encomendou.
Quando isso acontece, é preciso saber responder algumas questões:
- O problema estava nos ingredientes?
- O confeiteiro não era competente o suficiente?
- O tempo de preparo estava errado?
- Como avaliar o erro?
- O que fazer para que isso não se repita?
Ou seja, o BPM é fundamental para que a empresa consiga avaliar todo o percurso de seus processos, do começo ao fim, o fluxo das tarefas.
Assim, será possível fazer determinados ajustes que coloquem os negócios no rumo certo.
Por isso, o BPM otimiza a gestão e a torna mais assertiva e eficiente.
Sua implementação é capaz de minimizar desperdícios, reduzir custos operacionais , potencializar a qualidade dos produtos e serviços e garantir maior competitividade no mercado.
Ainda não está convencido por que usar BPM é necessário em qualquer empresa que quer crescer?
Então confira agora uma lista com 6 vantagens que o Business Process Management pode oferecer.
Confira também: 10 fatores chave ao adquirir um sistema de automação de processos de negócios
6 vantagens do uso de BPM para os negócios
1 – Transparência
Com o BPM, os colaboradores podem compreender melhor o seu papel nos processos da empresa e, assim, executar suas atividades com mais eficiência.
O gestor, por sua vez, terá acesso ao andamento desses processos e poderá visualizar o que cada colaborador está fazendo.
2 – Controle
O gestor consegue avaliar o desempenho e fazer o controle de qualidade de cada um dos processos.
Com o BPM, é possível alterar os fluxos de trabalho da maneira que for mais conveniente.
3 – Agilidade
A metodologia BPM garante mais fluidez e agilidade ao processos, pois os processos já são desenhados para se evitar que se perca tempo em atividades desnecessárias, atrasos e desperdícios.
4 – Segurança
O BPM aumenta a segurança dentro da empresa, pois a troca de informação é toda rastreável, documentos são guardados em servidores seguros e é possível determinar responsáveis e níveis de acesso.
5 – Redução de custos
O BPM ajuda a evitar desperdícios: de tempo, de mão de obra, de dinheiro.
Com isso, os custos operacionais são reduzidos, pois os recursos passam a ser direcionados com mais racionalidade e inteligência.
6 – Produtividade
Fluxos de trabalho mais fluidos e clareza sobre o papel de cada um dentro da empresa contribui (e muito!) para a melhoria da produtividade.
Com a implementação do BPM, os colaboradores passam a produzir melhor e com menos falhas.
Ficou tão claro para você quanto é hoje para o João por que usar BPM é necessário em qualquer empresa que deseja ser mais eficiente e crescer de forma sustentável?
Assista a este vídeo e entenda ainda melhor todos os benefícios do BPM para seu negócio:
>> Assistir: Introdução ao Gerenciamento de Processos de Negócio
HEFLO é um software BPMN intuitivo e baseado na nuvem que você pode experimentar agora mesmo.
