O velho departamento pessoal, que se restringia a rodar folhas de pagamento e fazer cálculos trabalhistas morreu.
Hoje, na verdade já há algum tempo, as empresas sabem que os talentos humanos são um ativo muito importante de qualquer organização.
O RH abandonou as velhas fórmulas e adotou uma nova maneira de trabalhar: o RH estratégico.
Os processos de Recursos Humanos agora são voltados para atenderem os objetivos organizacionais.
Existe todo um trabalho para se descobrir quais as competências e as habilidades que os colaboradores precisam dominar para que a empresa consiga atingir seus objetivos.
Assim, ao desenvolver um processo de recrutamento e seleção, o RH contribui, buscando esses talentos que têm os conhecimentos e o perfil necessários para desempenharem as tarefas que levarão às metas do negócio.
O RH também mapeia os gaps de habilidades e de conhecimentos das equipes existentes e idealiza um programa de treinamento para que os colaboradores possam se desenvolver na direção certa.
O papel do RH se tornou muito mais complexo e decisivo.
E para atender a esse desafio, ele precisa se adequar aos novos tempos. Para isso, é preciso tornar seu processo mais eficientes. É necessário controlar e aprimorar esses processos.
A transformação digital chegou ao departamento de RH. A oportunidade de usar novas tecnologias para fazer os processos de RH funcionarem melhor é uma tendência que sua empresa não pode deixar de lado.
A automatização das atividades de RH é a maneira mais adequada de unir pessoas, processos e a tecnologia para se alcançar os objetivos da organização.
Neste post, você vai entender como fazer o mapeamento de processos de RH para, em seguida, automatizá-los.
Dessa forma, eles poderão ser medidos, avaliados e melhorados continuamente, sempre que necessário.
Confira este infográfico que ilustra a importância da integração de pessoas, processos e tecnologia:
Como fazer o mapeamento de processos de RH
Antes de iniciar o mapeamento de processos de RH, com o objetivo de fazer sua automatização, é fundamental buscar o apoio do nível estratégico da organização.
Esse é um tipo de projeto que precisa de respaldo e autoridade. Sem o aval e uma clara demonstração de interesse por parte da alta direção da empresa, é muito difícil implementar a automatização de processos, seja em que área for da empresa.
Depois de apresentar seu projeto e conseguir esse apoio, siga esse passo a passo para o mapeamento de processos de RH.
1- Objetivos estratégicos
Já falamos sobre isso no início do texto: entenda os objetivos definidos no planejamento estratégico do negócio e descubra quais processos de RH podem ser os mais relevantes para isso.
2- Coleta de informações
Definidos os processos que serão mapeados, é preciso coletar as informações sobre eles.
Existem diversas formas de fazer isso. Uma das mais importantes é entrevistar aqueles que fazem parte do processo e lidam com ele diariamente.
Além disso, a observação dos processos em operação, também é uma forma bastante eficiente de entendê-los.
Por fim, a coleta de documentos, listas de checagem, formulários, templates, tabelas e outros documentos podem ajudar muito a entender como o processo acontece na empresa. Dê muita atenção para normas e leis.
3- Mapeamento do processo atual
De posse de todas essas informações, é a hora de fazer a modelagem do processo de RH como ele é feito atualmente.
É um erro muito comum os profissionais querem modelar o novo processo otimizado sem antes conhecer a fundo o processo atual.
Isso não vai funcionar, porque não se conseguirá enxergar as oportunidades de melhoria, que veremos adiante.
O mapeamento de processos de RH, como de qualquer outro tipo de processo, visa definir alguns pontos fundamentais:
- O fluxo de trabalho
- As principais atividades
- Atores do processo
- Eventos
- Resultado do processo
- Documentos exigidos por normas e leis locais
Com base nisso, será possível criar uma representação do processo suficientemente detalhada para que se possa fazer sua análise, em busca de oportunidades de melhoria.
Uma das maneiras mais práticas de se fazer o mapeamento de processos de RH, e todos os outros processos, é com ajuda de plataformas BPM.
Tratam-se de softwares com uma interface intuitiva e fácil de usar que permitem a quem não entende de programação criar fluxos de processos usando símbolos e notações padronizados, chamados de BPMN.
Veja um exemplo de fluxo de processo de RH modelado por uma ferramenta BPMN.
4- Identificando oportunidades de melhoria
Depois de ter feito o mapeamento dos processos de RH na forma de um diagrama de processos, será muito mais fácil identificar oportunidades de melhoria.
Essas oportunidades são pontos da cadeia de tarefas onde estão havendo atrasos, desperdícios, muito retrabalho ou erros e outros problemas.
Veja uma lista dos mais comuns:
- Gargalos: pontos do processo onde as atividades se acumulam e o fluxo para.
- Volume excessivo de atividades para o tamanho da equipe.
- Excesso de papel ou de troca de e-mails.
- Existências de controles paralelos do processo (como planilhas não oficiais).
- Duplicidade de atividades.
- Existência de atividades que não agregam valor ao processo.
- Atrasos.
- Handoffs: momentos no processo em que as responsabilidades pelas tarefas são passadas para outras equipes e pode haver falha na troca de informações. Este problema é muito comum em fluxos de contratação e desligamento.
Confira: Handoff agereement: uma das melhores estratégias de handoff
5- Modelagem do processo TO BE: com ele será depois de otimizado
Baseado no mapeamento dos processos de RH como são atualmente e nas oportunidades de melhoria detectadas.
Neste momento é importante utilizar uma notação moderna para esta modelagem, e a mais indicada é o BPMN – Business Process Model and Notation. Abaixo veja um exemplo criado no HEFLO.
Veja abaixo boas soluções para os principais problemas.
- Gargalos: são vários os problemas que podem gerar esse gargalo. Leia com atenção o post a seguir para encontrar soluções: Análise de gargalos em processos: responda 5 perguntas
- Volume excessivo de atividades para o tamanho da equipe: as atividades estão em excesso ou sua equipe não possui as ferramentas adequadas? Veja o item abaixo. Se você executa todos os processos de RH por meio de emails isso explica a falta de tempo da sua equipe.
- Excesso de papel ou de troca de e-mails: gerenciar todas as demandas de RH pode ser um inferno. Veja o que falamos no post: Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails
- Existências de controles paralelos do processo (como planilhas não oficiais): aqui a recomendação é a mesma do item anterior sobre e-mails. Emails e planilhas destroem qualquer gestão.
- Duplicidade de atividades: você verá e resolverá este problema quando diagramar o seu processo.
- Existência de atividades que não agregam valor ao processo: também verá isso quando diagramar o fluxo.
- Atrasos: não pare na etapa de modelagem e documentação. Vá adiante e automatize o seu processo. Com a automatização você terá um sistema de apoio que te ajudará a controlar todas as demandas de processos de RH. Veja nesse post como configurar prazos e alertas no HEFLO: Prazos de processos e tarefas
- Handoffs: a recomendação é a mesma do item de prazos. Com a automatização cada área que se comunica com RH irá receber uma demanda, e você na modelagem do processo poderá controlar o andamento mediante a interação com estas áreas. Por exemplo, em um processo de desligamento você pode impedir que o departamento pessoal prossiga até que o financeiro envie um aviso sobre eventuais pendências financeiras. Isso impedirá que o empregado deixe a empresa com pendências como empréstimos.
Nessa nova versão você eliminará os gargalos, desperdícios, duplicidade de tarefas e outros problemas.
6- Automatização e KPIs
Simplesmente fazer o mapeamento de processos de RH pode ajudar a entendê-los melhor. Mas por que não dar um passo adiante?
Mapear processos sem automatizá-los não trará grandes benefícios.
A automatização é muito mais do que trocar algumas tarefas manuais por sistemas automáticos.
A automatização permite avaliar a eficiência dos processos em tempo real, analisando os KPIs (indicadores de desempenho dos processos) por meio de painéis de controle.
Assim, será possível detectar problemas imediatamente e tratar de fazer as correções necessárias para melhorar os processos de forma contínua.
Você acha que é complicado fazer isso?
Confira este tutorial e veja como é rápido é fácil:
