Isso ocorre na sua empresa?
“Para solicitar o reembolso envie um e-mail para o financeiro.”
“Para solicitar férias, envie um e-mail para o departamento pessoal.”
“Para aprovar a requisição encaminhe a mensagem para o seu gestor.”
Você já imaginou o que é gerir uma empresa com todas estas demandas atendidas por e-mail? Cá entre nós… como anda sua caixa de e-mails?
É incrível como a grande maioria das empresas utilizam e-mails como ferramenta para controle de tarefas.
Pior ainda é o impacto disso na cultura, produtividade e gestão da organização: falta de transparência, omissão da equipe, dispersão, atrasos entre departamentos, baixa rastreabilidade e muitos outros.
A caixa de e-mail lotada é somente a ponta de um iceberg. Neste post vou descrever os principais problemas ocultos.
Os 10 pecados do uso de e-mail para controlar tarefas
1- Informações desatualizadas
Quando as demandas são atendidas por e-mail, seu cliente não tem a possibilidade de consulta de status.
“Onde está o meu pedido de materiais?”
“Já foi feita minha reserva no hotel?”
É muito frustrante quando temos que pausar nossas atividades para encontrar esta informação em dezenas de trocas de mensagens.
Isto consome muito tempo, energia e dinheiro. Gera muita frustração e coloca a equipe em uma queda espiral de produtividade.
E sabe qual é a pior parte? A falta de informação atualizada e transparência gera ainda mais e-mails!…
2- Falta de segurança da informação
Não é novidade para ninguém que e-mails não são uma forma segura de realizar transações.
Com e-mails qualquer um pode ser o aprovador, o executor ou o demandante. Não existem regras e controle via banco de dados. Nenhuma senha. Nenhuma evidência.
3- Dificuldade de monitoramento
Quando todas as solicitações são mantidas na caixa de um colaborador, o gestor perde a capacidade de monitorar a operação e, desesperado, tem a pior idéia da sua vida:
“Me copie em todas as mensagens”.
4- Impossibilidade de atribuir responsabilidades
Quando não existe um monitoramento efetivo, fica fácil para os membros da equipe se eximirem de responsabilidade.
É a hora do “João sem-braço”:
Eu não recebi este e-mail.
5- Inexistência de alertas e prazos
Para suprir a falta de ferramentas de follow up, muitas pessoas apelam para calendários. Porém, com o aumento de demandas, fica impossível gerenciar todos os lembretes.
Com isso, além da montanha de e-mails há também uma montanha de lembretes para manter.
6- Não há indicadores de performance
E-mails não geram base de dados. Assim, fica impossível medir o desempenho da equipe ou do seu processo.
Na ausência de ferramentas adequadas a primeira solução que vem a mente é a boa e velha planilha Excel. Perdem-se inúmeras horas para elaborar uma planilha cujo conteúdo é duvidoso.
7- Dificuldade de estabelecer prioridades
É impossível definir prioridades quando você não sabe:
- Qual é a situação.
- Quem é o responsável.
- Qual é o prazo.
“ahhh…. mas eu posso pôr a bandeirinha vermelha!”.
Tudo bem, mas qual é a regra por trás da bandeirinha vermelha? É quem grita mais alto?
O que falta na maioria das equipes não é tempo, mas saber o que deve ser feito a seguir.
8- Falta de disciplina
Sem controle as pessoas tendem a dar soluções imediatistas, que terão impacto daqui algumas semanas ou meses.
Para o gestor isso é horrível, pois ele depende exclusivamente do talento e do comprometimento da sua equipe. Além disso, também o impede de delegar tarefas, pois ele já não confia que a tarefa será executada corretamente e tem medo de ser surpreendido em auditorias.
9- Alta incidência de erros
Sem controle, sem comprometimento, sem transparência e outros problemas, os erros são inevitáveis e crescem de forma exponencial.
10- Achar que basta documentar o processo
Documentar o processo pode até funcionar enquanto o gestor ou o consultor estiver do lado do colaborador. Mas basta dar as costas que tudo volta ao “normal”.
Isso é ruim para o empresário, que perde o investimento; para o consultor, que não pode fechar novos projetos de melhoria em processos no mesmo cliente; e para o próprio colaborador, que faz parte de uma empresa que não prospera e gera oportunidades.
Conclusão
Muita gente tenta maquear a solução utilizando supostas “boas práticas”: usar listas de e-mails, não deixar acumular mensagens etc.
Essas práticas não atuam na causa raiz e não trarão a solução definitiva.
O que fazer?
O problema só pode ser resolvido com o uso de algum sistema de informação.
Pode ser um ERP? Sim, desde que atenda todas as necessidades de fluxo de trabalho. Se existir um único passo que dependa de um e-mail, então voltamos ao problema inicial.
Pode ser um Kanban? Questionável. Pode até ajudar com pequenas demandas. A maioria das ferramentas não possuem recursos para controlar sequência de tarefas, responsabilidades, prazos etc. É substituir um problema por outro problema.
A solução definitiva é aquela em que se define o processo e exista garantia de que ele será plenamente executado. O processo pode ser simples, com poucas atividades, e na medida em que sua gestão evolui ele ganha tarefas e controles.
Inicie simples e pratique o ciclo de melhoria. Confira também esta solução.
