Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails

Isso ocorre na sua empresa?

“Para solicitar o reembolso envie um e-mail para o financeiro.”

“Para solicitar férias, envie um e-mail para o departamento pessoal.”

“Para aprovar a requisição encaminhe a mensagem para o seu gestor.”

Você já imaginou o que é gerir uma empresa com todas estas demandas atendidas por e-mail? Cá entre nós… como anda sua caixa de e-mails?

É incrível como a grande maioria das empresas utilizam e-mails como ferramenta para controle de tarefas.

Pior ainda é o impacto disso na cultura, produtividade e gestão da organização: falta de transparência, omissão da equipe, dispersão, atrasos entre departamentos, baixa rastreabilidade e muitos outros.

A caixa de e-mail lotada é somente a ponta de um iceberg. Neste post vou descrever os principais problemas ocultos.

Os 10 pecados do uso de e-mail para controlar tarefas

1- Informações desatualizadas

Quando as demandas são atendidas por e-mail, seu cliente não tem a possibilidade de consulta de status.

“Onde está o meu pedido de materiais?”

“Já foi feita minha reserva no hotel?”

É muito frustrante quando temos que pausar nossas atividades para encontrar esta informação em dezenas de trocas de mensagens.

Isto consome muito tempo, energia e dinheiro. Gera muita frustração e coloca a equipe em uma queda espiral de produtividade.

E sabe qual é a pior parte? A falta de informação atualizada e transparência gera ainda mais e-mails!…

2- Falta de segurança da informação

Não é novidade para ninguém que e-mails não são uma forma segura de realizar transações.

Com e-mails qualquer um pode ser o aprovador, o executor ou o demandante. Não existem regras e controle via banco de dados. Nenhuma senha. Nenhuma evidência.

3- Dificuldade de monitoramento

Quando todas as solicitações são mantidas na caixa de um colaborador, o gestor perde a capacidade de monitorar a operação e, desesperado, tem a pior idéia da sua vida:

“Me copie em todas as mensagens”.

4- Impossibilidade de atribuir responsabilidades

Quando não existe um monitoramento efetivo, fica fácil para os membros da equipe se eximirem de responsabilidade.

É a hora do “João sem-braço”:

Eu não recebi este e-mail.

5- Inexistência de alertas e prazos

Para suprir a falta de ferramentas de follow up, muitas pessoas apelam para calendários. Porém, com o aumento de demandas, fica impossível gerenciar todos os lembretes.

Com isso, além da montanha de e-mails há também uma montanha de lembretes para manter.

6- Não há indicadores de performance

E-mails não geram base de dados. Assim, fica impossível medir o desempenho da equipe ou do seu processo.

Na ausência de ferramentas adequadas a primeira solução que vem a mente é a boa e velha planilha Excel. Perdem-se inúmeras horas para elaborar uma planilha cujo conteúdo é duvidoso.

7- Dificuldade de estabelecer prioridades

É impossível definir prioridades quando você não sabe:

  • Qual é a situação.
  • Quem é o responsável.
  • Qual é o prazo.

“ahhh…. mas eu posso pôr a bandeirinha vermelha!”.

Tudo bem, mas qual é a regra por trás da bandeirinha vermelha? É quem grita mais alto?

O que falta na maioria das equipes não é tempo, mas saber o que deve ser feito a seguir.

8- Falta de disciplina

Sem controle as pessoas tendem a dar soluções imediatistas, que terão impacto daqui algumas semanas ou meses.

Para o gestor isso é horrível, pois ele depende exclusivamente do talento e do comprometimento da sua equipe. Além disso, também o impede de delegar tarefas, pois ele já não confia que a tarefa será executada corretamente e tem medo de ser surpreendido em auditorias.

9- Alta incidência de erros

Sem controle, sem comprometimento, sem transparência e outros problemas, os erros são inevitáveis e crescem de forma exponencial.

10- Achar que basta documentar o processo

Documentar o processo pode até funcionar enquanto o gestor ou o consultor estiver do lado do colaborador. Mas basta dar as costas que tudo volta ao “normal”.

Isso é ruim para o empresário, que perde o investimento; para o consultor, que não pode fechar novos projetos de melhoria em processos no mesmo cliente; e para o próprio colaborador, que faz parte de uma empresa que não prospera e gera oportunidades.

Conclusão

Muita gente tenta maquear a solução utilizando supostas “boas práticas”: usar listas de e-mails, não deixar acumular mensagens etc.

Essas práticas não atuam na causa raiz e não trarão a solução definitiva.

O que fazer?

O problema só pode ser resolvido com o uso de algum sistema de informação.

Pode ser um ERP? Sim, desde que atenda todas as necessidades de fluxo de trabalho. Se existir um único passo que dependa de um e-mail, então voltamos ao problema inicial.

Pode ser um Kanban? Questionável. Pode até ajudar com pequenas demandas. A maioria das ferramentas não possuem recursos para controlar sequência de tarefas, responsabilidades, prazos etc. É substituir um problema por outro problema.

A solução definitiva é aquela em que se define o processo e exista garantia de que ele será plenamente executado. O processo pode ser simples, com poucas atividades, e na medida em que sua gestão evolui ele ganha tarefas e controles.

Inicie simples e pratique o ciclo de melhoria. Confira também esta solução.

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