Comprendre et cartographier des processus RH étape par étape

L’ancien département du personnel qui se limitait à la gestion des salaires et au calcul du temps travaillé par chacun des salariés n’existe plus.

Aujourd’hui et depuis quelque temps déjà, les entreprises ont pris conscience que les talents humains constituent l’un de leurs atouts les plus importants.

Le service RH a ainsi abandonné ses anciennes formules et adopté de nouvelle manière de travailler : il est ainsi devenu un service RH stratégique.

En effet, les processus de ressources humaines sont dorénavant axés sur la réalisation des objectifs déterminés par l’entreprise.

Cependant, découvrir quelles compétences et quelles aptitudes les collaborateurs d’une entreprise doivent maîtriser pour que celle-ci atteigne les objectifs qu’elle s’est fixée n’est pas une mince affaire et représente beaucoup de travail.

En développant un processus de recrutement et de sélection, les ressources humaines contribuent à la recherche d’objectif menée par l’entreprise. Les RH recherchent les talents qui possèdent les connaissances nécessaires et le profil adéquat pour accomplir les tâches qui permettront d’atteindre les objectifs commerciaux.

Les ressources humaines peuvent également, désormais, cartographier les lacunes en matière de compétences et de connaissances des équipes existantes et élaborer un programme de formation permettant aux collaborateurs de d’acquérir le savoir faire essentiel pour poursuivre les objectifs déterminés par l’entreprise.

Le rôle des ressources humaines est ainsi devenu beaucoup plus complexe et décisif.

Pour relever ce défi, le service RH doit s’adapter. Les processus RH doivent devenir plus efficaces mais doivent également être mieux contrôlés et constamment perfectionnés.

Le département des ressources humaines est touché par la transformation numérique. La possibilité d’utiliser les nouvelles technologies afin d’améliorer le fonctionnement des processus RH est une tendance que votre entreprise ne peut pas ignorer.

L’automatisation des activités liées aux ressources humaines est le moyen le plus approprié de réunir les personnes, les processus et la technologie pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise.

Dans cet article, vous comprendrez comment cartographier les processus RH pour permettre ensuite leur automatisation.

En effet, une fois conçus, vos processus pourront être continuellement mesurés, évalués et, si nécessaire, améliorés.

Découvrez cette infographie qui illustre l’importance d’intégrer aux ressources humaines à les processus stratégiques et à la technologie :

Source : TOTVS

Comment cartographier les processus RH ?

Avant de commencer la conception de processus RH pouvant être par la suite automatisé, il est essentiel de solliciter l’appui du niveau stratégique de l’entreprise, c’est-à-dire l’appui de ses dirigeants.

Soutien et autorité sont indispensables à la réalisation de ce type de projet. Sans le soutien et une démonstration claire de l’intérêt de la direction pour ce projet, il est très difficile à mettre en œuvre l‘automatisation des processus, et cela, quel que soit le service de l’entreprise concerné.

Après la présentation de votre projet et l’obtention du soutien des dirigeants, il vous faudra suivre, étape par étape, cette procédure d’intégration des processus RH.

1 – Objectifs stratégiques

Nous en avons parlé au début de cet article : il s’agit de comprendre les objectifs fixés dans la planification stratégique de l’entreprise et de déterminer quels sont les processus RH les plus pertinents pour la réaliser.

2 – Collecte d’informations

Pour déterminer les processus RH à cartographier, vous devez recueillir des informations à leur sujet.

Il y a plusieurs façons de le faire:

  • Interroger les personnes inclus dans ce processus, ceux qui l’utilisent quotidiennement.
  • Observer les processus en fonctionnement.
  • Collecter des documents, utiliser des checklists, des formulaires, des templates, des tableaux peut grandement aider à comprendre comment le processus se déroule dans l’entreprise.
  • Prêter également attention aux règlements établis par chacun des services et aux différentes législations applicables.

3 – Cartographie du processus RH actuel

Une fois toutes ces informations collectées, il est temps de modéliser le processus de gestion des ressources humaines tel qu’il se déroule actuellement dans l’entreprise.

Une erreur très courante commise par les professionnels est de modéliser directement le nouveau processus optimisé sans se familiariser au préalable avec le processus en cours.

Commencer par modéliser le nouveau processus les mène à l’échec car cela ne leur permet pas de déterminer les possibilités d’amélioration.

La cartographie des processus RH, comme tout autre type de cartographie de processus, vise à définir quelques points fondamentaux :

  • Le flux de travail
  • Les principales tâches à réaliser
  • Les acteurs du processus
  • Les événements
  • Le résultat attendu
  • La documentation requise par la législation applicable et les règlements mis en place en interne.

Sur cette base, il sera possible de créer une représentation suffisamment détaillée du processus permettant son analyse et la recherche d’opportunités d’amélioration.

Les plateformes BPM aident à cartographier les processus RH et tous les autres processus.

Ces logiciels présentent une interface intuitive et facile à utiliser qui permet même aux personnes non-initiées à la programmation de créer des flux de processus en utilisant des symboles et des notations standardisées, appelées BPMN.

Voici un exemple de flux de processus RH modélisé par un outil BPMN.

4 – Identifier les opportunités d’amélioration

Une fois le processus RH cartographié sous la forme d’un diagramme de processus, il sera beaucoup plus facile d’identifier les opportunités d’amélioration.

Les opportunités prennent la forme de points dans la chaîne de tâches où l’on peut observer des retards, du gaspillage, un grand nombre de corrections ou encore bien d’autres problèmes.

En voici quelques exemples courants :

  • Le goulot d’étranglement. C’est un point de processus vers lequel les activités se dirigent et s’accumulent.
  • Le volume excessif d’activités pour la taille de l’équipe.
  • L’échange de papier ou de courrier électronique trop important.
  • Le contrôle de processus effectué en parallèle par l’intermédiaire de feuilles de calcul par exemple.
  • Les activités effectuées en doublon.
  • L’existence d’activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée au processus.
  • Les retards
  • Les Handoffs. Il s’agit du moment du processus lors duquel la réalisation d’une tâche est transmise à une autre équipe. Un fort risque d’échec existe au regard de l’échange d’informations. Ce problème est très fréquent dans les flux de processus d’embauche et de sortie du personnel.

Voir aussi : Qu’est-ce l’amélioration des processus et comment en tirer profit ?

5 – La modélisation des processus futur

Cette modélisation doit se baser sur la cartographie des processus RH tels qu’ils sont aujourd’hui et sur les opportunités d’amélioration détectées.

À ce stade, il est important d’utiliser une notation standard pour cette modélisation telle que le BPMN – Modèle de processus métier et notation. Vous trouverez ci-dessous un exemple créé dans HEFLO.

Nous vous avons listé les principales améliorations pouvant être apportés aux problèmes rencontrés :

  • Les goulots d’étranglement. Plusieurs problèmes peuvent générer ce goulot d’étranglement. Nous vous proposons de lire l’article suivant pour savoir comment y remédier : Analyse des goulots d’étranglement des processus : réponse à 5 questions
  • Le volume excessif d’activités pour la taille de l’équipe. Votre équipe est surchargée ou ne possède pas les outils appropriés ? En effet, l’un des facteurs les plus courants au manque de temps est l’exécution de tous les processus de gestion des ressources humaines par courrier électronique.
  • L’échange trop important sous format papier ou de courrier électronique. La gestion de toutes les demandes liées aux ressources humaines effectuée par papier ou par e-mail peut devenir un véritable enfer. Quelques bons conseils dans cet article : Les 10 raisons pour lesquelles il faut éviter le contrôle des tâches par e-mail
  • Le contrôle de processus effectué en parallèle par l’intermédiaire de feuilles de calcul. La recommandation est la même que celle formulée précédemment pour l’utilisation de courriers électroniques. Les emails et les feuilles de calcul empêchent toute bonne gestion.
  • Les activités effectuées en doublon. Ce problème sera résolu lors de la création de votre processus.
  • L’existence d’activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée au processus. Ce point sera également résolu lors de la création du diagramme.
  • Les retards. Ne vous arrêtez pas à l’étape de modélisation et de documentation. Lancez-vous et automatisez votre processus. Avec l’automatisation, vous disposerez d’un système automatisé qui vous aidera à contrôler toutes les exigences des processus RH.
  • Handoffs. Nous vous donnerons la même recommandation que pour la gestion des délais. Avec l’automatisation, chaque service qui communique avec les ressources humaines recevra une demande, et vous pourrez contrôler le progrès du processus étape par étape. Par exemple, dans un processus de sortie d’un collaborateur, vous pouvez avertir le service RH de stopper le processus si le service financier émet un avis suite à l’existence d’un arriéré comptable. Aucune sortie de l’entreprise ne sera ainsi conclue en cas de prêts non réglés.

Dans cette nouvelle version de votre processus, vous éliminerez les goulots d’étranglement, le gaspillage, les doublons des tâches et bien d’autres problèmes.

6 – Automatisation et KPI

Cartographier les processus RH peut vous aider à mieux les comprendre. Et si vous alliez encore plus loin ?

La cartographie des processus sans leur automatisation ne vous fournira pas d’avantage particulier.

L’automatisation est bien plus que le remplacement de certaines tâches manuelles par des systèmes automatisés.

L’automatisation permet d’évaluer l’efficacité des processus en temps réel, en analysant les KPI (indicateurs clés de performance du processus) présentés sur des panneaux de contrôle.

Cela vous permettra de détecter immédiatement les problèmes et d’essayer d’apporter les corrections nécessaires pour améliorer vos processus de manière continue.

Intéressé(e)? Voyez par vous-même.

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