A melhoria contínua nas empresas pode funcionar sem a automatização?

A melhoria contínua nas empresas é uma técnica usada na gestão de processos de negócios que tem como foco a necessidade constante de rever os processos em busca de eventuais problemas, como gargalos e atrasos, para que sejam solucionados e tragam mais eficiência e produtividade às operações.

O processo de melhoria se dá de forma incremental, isto é: analisam-se as tarefas individualmente, promovendo otimizações pontuais que, ao se acumularem, tornam o processo como um todo muito mais eficiente.

Agora que você entendeu melhor o que é a melhoria contínua nas empresas, vamos analisar alguns fatores importantes para que ela aconteça de forma contínua em seu negócio.

Por exemplo: você define uma nova maneira de realizar uma tarefa em sua empresa, treina a equipe, orienta, corrige, mas no mês seguinte… eles voltam aos mesmo erros iniciais? Por que isso acontece?

Vamos descobrir?

Veja em nosso blog: Melhoria de processos – 7 passos para levar sua empresa de onde está para onde você quer que ela vá

4 fatores que impossibilitam a melhoria contínua nas empresas

Você está determinado as coisas acontecerem em sua empresa, mas parece que nada evolui como planejado?

Muitas empresas desejam implementar processos de melhoria, mas pecam ao não entender plenamente como eles funcionam e a  importância de uma de suas principais característica: os avanços incrementais, baseados na coleta de dados para a descoberta de problemas que precisam ser resolvidos.

1- Resolver um problema em particular

Ordem “superior”: Parem tudo que estão fazendo e vamos tratar da melhoria do processo X!

Você já ouviu essa frase antes?

Processos de melhoria contínua devem ser usados na cadeia produtiva como um todo. Eles se baseiam em uma série de etapas de melhoria, pequenos avanços e otimizações de tarefas, procedimentos e processos, que geram um efeito cumulativo de eficiência e produtividade para a organização.

Quando se resolve usar a melhoria contínua de processos para resolver um problema isolado em particular, ela não funciona adequadamente e não traz os resultados esperados.

Muitas vezes, assim que o problema é resolvido, os esforços de melhoria contínua cessam e a prática deixa de ser levada adiante de forma constante e sistemática.

2- Excesso de expectativas

–  Caramba, você está há três meses com essa história de melhoria contínua e nada de aumento de vendas? – Essa frase é mais comum do que você pode imaginar.

Outro fator que, muitas vezes, leva ao fracasso de processos de melhoria contínua é o surgimento de especulativas irreais sobre os resultados que poderão ser alcançados.

Muitas organizações acreditam que os resultados da melhoria contínua nas empresas acontecerão rapidamente e seus efeitos sobre os resultados serão altamente expressivos nesse curto período de tempo.

Na verdade, os resultados virão com o tempo e serão cumulativos, o que leva muitas empresas a abandonarem seus esforços de melhoria contínua precocemente.

Veja também: As 7 falhas mais comuns em uma ferramenta de otimização de processos

3- Falta de engajamento das lideranças

–  Outra reunião com o pessoal de atendimento ao cliente para analisar o processo? Desculpe, fica para semana que vem…

Não se sinta desprestigiado, isso acontece em muitas empresas.

Se a melhoria contínua nas empresas não for encarada pelos níveis estratégicos da organização como fundamental para seu crescimento, ela nunca trará os resultados desejados.

Exatamente por ser um processo lento e gradual, que apresenta resultados em longo prazo, se este fator não for plenamente compreendido nos altos níveis de gestão, os processos de melhoria tendem a não receber os recursos que necessitam, sejam eles financeiros, de equipamentos ou de pessoal.

Com o tempo, começam a ser adiados e, logo em seguida, esquecidos e cancelados.

Que obstáculos ou desafios você enfrenta ao tentar promover a melhora da gestão na sua organização?

 

4- Não fazer a automatização de processos

– O quê? Número de refações? Desculpe, não temos como ficar anotando isso o tempo todo, temos uma linha de produção para tocar…

Ao contrário do que alguns imaginam, a automatização de processos não se trata, exclusivamente, de substituir tarefas executadas por pessoas por tarefas automatizadas.

Na verdade, a automatização de processos engloba diversas outras características, como  a integração de sistemas e a coleta automática de indicadores de performance, em tempo real.

E este é um ponto crucial para que a melhoria contínua nas empresas possa ocorrer, realmente, de forma contínua.

Após a modelagem e análise de um processo, seguida de sua melhoria e redesenho, só a automatização permitirá que se criem painéis de controle onde esses KPIs poderão ser acompanhados, mostrando se o desempenho do processo realmente foi otimizado.

Só assim, por meio do controle das tarefas, ao se notar onde o processo apresenta um desempenho inferior ao esperado, se poderá retomar o ciclo de melhoria contínua, em busca de gargalos, atrasos, handoffs e outros problemas que precisam ser solucionados, para que se possa otimizar o processo cada vez mais.

Saiba mais neste artigo: O que é dashboard: tudo que você precisa saber num piscar de olhos

Com HEFLO, um software de modelagem de processos BPM baseado na nuvem, é possível fazer a automatização de processos de forma ágil e intuitiva.

Confira este tutorial e saiba mais sobre este assunto:

Como utilizar o HEFLO na minha empresa

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