As 7 falhas mais comuns em uma ferramenta de otimização de processos

Desde que o antológico artigo “miopia em marketing” foi publicado por Theodore Levitt em 1960, o foco desesperado nos produtos e em sua produção otimizada foram substituídos pelo foco nos clientes e no atendimento de suas necessidades e desejos.

Mas, ao contrário do que muitos pensam, isso não significou que a otimização de processos não era mais, assim, tão necessária.

Pelo contrário: processos eficientes, ágeis, sem gargalos, atrasos e desperdícios, e que além disso entregam alto valor aos clientes, deixaram de ser um diferencial de grandes empresas e passaram a ser uma obrigação para todo e qualquer negócio.

A produtividade na empresa passou a ser encarada com o mínimo aceitável. Sem isso, sua organização estaria fora do jogo.

É como aquele cara que resolveu acrescentar molho, uma porção de condimentos e batata frita ao hot-dog que vendia na rua. Algum tempo depois, todos os seus concorrentes faziam isso. Não incluir esses (ex)diferenciais, significaria estar fora do mercado.

Hoje, um bom atendimento ao cliente, técnicas de CRM, um posicionamento de produto impecável, branding e muitas outras ferramentas e técnicas auxiliam o marketing em sua missão de conquistar, encantar e fidelizar os clientes.

Mas sem a ferramenta de otimização de processos certa para entregar o que os clientes desejam com o máximo de qualidade e empregando o mínimo de recursos possíveis, sua empresa pode entrar em apuros.

Veja como escolher o software de modelagem de processos ideal para o seu negócio, evitando algumas deficiências comuns nas ferramentas de otimização de processos que estão no mercado.

Saiba mais: O que é Otimização de Processos?

O que evitar ao escolher uma ferramenta de otimização de processos

1- Licença Perpétua

Esta prática se tornou tão obsoleta quanto recorrer a uma locadora (coisa que nem existe mais) para poder assistir a um vídeo, em lugar de utilizar um serviço de stream na internet.

As empresas SaaS, além de fornecer o software mediante pagamento mensal, com um investimento mais diluído no tempo, o atualizam constantemente.

E caso sua equipe aumente ou diminua, não é preciso comprar novas licenças perpétuas ou ficar com algumas “encalhadas”. Basta mudar seu plano de acesso à ferramenta de otimização de processos, aumentando ou diminuindo o número de usuários.

2- Notação antiquada

A única notação aceitável para uma ferramenta de otimização de processos é a BPMN 2.0.

Não há sentido em usar uma notação que não seja a mais aceita no mundo, permitindo que qualquer novo integrante ou consultores externos entendam plenamente tudo que está sendo modelado.

3- Instalação na máquina

Sua ferramenta de otimização de processos deve funcionar na nuvem, sem ocupar espaço em suas máquinas e servidores, e com todas as informações guardadas de forma segura por empresas especializadas em cloud computing.

4- Impossibilidade de acesso remoto

Na mesma linha dos benefícios citados acima, uma ferramenta de modelagem de processos que só pode ser acessada de dentro de sua empresa é algo absolutamente anacrônico.

É preciso um sistema bastante acessível, permitindo o trabalho remoto em outras unidades e o home office.

Além disto, em empresas inovadoras possuem processos interorganizacionais, levando para os seus parceiros a necessidade de controle e otimização das atividades previstas nos processos de negócio.

5- Incompatibilidade com dispositivos móveis

Se você não conseguir consultar processos de seu smartphone, sua ferramenta de otimização de processos apresente uma falha grave.

Poder compartilhar informações em trânsito, durante reuniões e até mesmo na condução para o trabalho pode ser um diferencial importante para agilizar o trabalho em sua empresa.

6- Não gravar versões anteriores dos projetos

A cada iteração e melhoria nos fluxos, a ferramenta deve manter as versões anteriores arquivadas, para consulta e até documentação da evolução da solução com o tempo.

Além disso, manter todos os projetos arquivados e acessíveis é uma excelente maneira de contar com um banco de fluxos prontos para serem replicados.

7- Necessidade de conhecimento de códigos de programação

Ferramentas Low Code BPM, em que os usuários não necessitam conhecer códigos de programação, mas são editáveis de forma intuitiva e prática, trazem muito mais colaboração para a equipe e menor tempo de treinamento para novos integrantes.

Veja mais sobre este assunto: Saiba mais sobre Plataforma Low Code e Low Code BPM

HEFLO é um software de otimização de workflow moderno e baseado na nuvem com uma interface intuitiva e prática, além de acesso remoto e compatibilidade com dispositivos móveis.

Quer experimentar? Acesse agora e comece a otimizar seus processos: HEFLO