La mejora continua en las empresas es una técnica utilizada en la gestión de procesos de negocio que se centra en la continua necesidad de revisar los procesos en busca de posibles problemas, como obstáculos y retrasos, para resolverlos y lograr una mayor eficiencia y productividad de las operaciones.
El proceso de mejora se lleva a cabo de forma incremental, es decir, se analizan las tareas de forma individual, con la promoción de optimizaciones específicas, que al acumularse, tornan todo el proceso mucho más eficiente.
Ahora que usted entiende mejor lo que es la mejora continua en las empresas, vamos a ver algunos de los factores importantes para que esto ocurra de forma continua en su negocio.
Por ejemplo, usted define una nueva forma de realizar una tarea en su empresa, capacita al personal, orienta, corrige, pero el próximo mes… ellos vuelven a cometer los mismos errores iniciales. ¿Por qué sucede eso?
¿Vamos a descubrirlo?
Vea en nuestro blog: Mejora de procesos – 7 pasos para llevar su negocio desde donde está hasta donde usted quiera que vaya
4 factores que hacen imposible la mejora continua en una empresa
¿Usted está determinado a hacer que las cosas ocurran en su empresa, pero parece que nada evoluciona según lo previsto?
Muchas empresas quieren implementar procesos de mejora, pero pecan por no entender completamente cómo funcionan y la importancia de una de sus características principales: los avances incrementales, basados en la recopilación de datos para hallar los problemas que necesitan solución.
1- Resolver un problema en especial
Orden “superior”: ¡Dejen todo lo que están haciendo y vamos a tratar de mejorar el proceso X!
¿Usted ha oído esa frase antes?
Los procesos de mejora continua se deben utilizar en la cadena de producción en su conjunto. Se basan en una serie de etapas de mejora, pequeños pasos y en la optimización de tareas, procedimientos y procesos que crean un efecto acumulativo de eficiencia y productividad para la organización.
Cuando se decide utilizar la mejora continua de procesos para resolver un problema aislado en particular, esta no funciona correctamente y no trae los resultados esperados.
A menudo, una vez que el problema se resuelve, los esfuerzos de mejora continua paran y la práctica para de realizarse de manera constante y sistemática.
2- Exceso de expectativas
– Caramba, ¿usted está hace tres meses con la historia de la mejora continua y no hay aumento en las ventas? –
Esta frase es más común de lo que parece.
Otro factor que a menudo conduce al fracaso a los procesos de mejora continua es la aparición de especulativas irreales acerca de los resultados que se pueden lograr.
Muchas organizaciones creen que los efectos de la mejora continua en los negocios suceden rápidamente y sus consecuencias en los resultados serán muy significativas en ese corto período de tiempo.
De hecho, los resultados llegarán con el tiempo y serán acumulativos, lo que lleva a muchas empresas a abandonar sus esfuerzos de mejora continua antes de lo debido.
Vea también: 5 Beneficios de la Gestión por Procesos
3- La falta de compromiso de los líderes
– ¿Otra reunión con el personal de atención al cliente para analizar el proceso? Lo siento, queda para la próxima semana…
No se sienta desprestigiado, eso ocurre en muchas empresas.
Si los niveles estratégicos de la organización no consideran que la mejora continua en una empresa sea fundamental para su crecimiento, nunca traerá los resultados deseados.
Precisamente porque es un proceso lento y gradual, que tiene resultados a largo plazo, si este factor no se comprende perfectamente en los más altos niveles de gestión, los procesos de mejora tienden a no obtener los recursos que necesitan, ya sean financieros, de equipos o de personal.
Con el tiempo, comienzan a postergarse y luego se olvidan y se cancelan.
4- No hacer la automatización de procesos
– ¿Qué? ¿Número de refacciones? Lo sentimos, no podemos estar siempre anotando eso, tenemos una línea de producción de la que ocuparnos…
Contrariamente a lo que algunos piensan, la automatización de procesos no es únicamente para sustituir las tareas realizadas por las personas por tareas automatizadas.
De hecho, la automatización de procesos incluye varias características, como la integración de sistemas y la recogida automática de indicadores de rendimiento en tiempo real.
Y este es un punto crucial para que pueda hacerse la mejora continua en las empresas, realmente de forma continua.
Después del modelado y análisis de un proceso, seguido por su mejora y rediseño, solamente la automatización permite crear cuadros de mando, donde se pueden seguir estos indicadores clave de rendimiento, que muestran si el rendimiento del proceso fue optimizado realmente.
Sólo de esa manera, por medio del control de tareas, observando donde el proceso tiene un rendimiento menor de lo esperado, se puede reanudar el ciclo de mejora continua, en busca de obstáculos, retrasos, handoffs y otros problemas que se deben resolver, para que se pueda optimizar el proceso cada vez más.
Más información en este artículo: Vea 10 indicadores de rendimiento de los procesos (KPI)
Con HEFLO, un software de modelado de procesos BPM basado en la nube, es posible hacer la automatización de procesos de una manera rápida e intuitiva.
