Choisir sa tenue pour une soirée est un processus qui peut prendre des heures. Si c’est un dilemme pour vous, imaginez-vous devoir prendre les décisions concernant les processus d’une entreprise ?
Loin de moi l’idée de penser qu’il s’agit d’une caractéristique exclusivement féminine ! Homme, Femme, beaucoup se reconnaîtront !
Des personnes telles que Mark Zuckerberg ou encore Barack Obama notamment lors de son mandat prennent tellement au sérieux la prise de décision qu’ils refusent de gaspiller de l’énergie dans une prise de décision inutile ou pouvant être évitée.
Ils ont une garde-robe assez limitée et portent presque toujours les mêmes vêtements afin de ne pas perdre de temps.
Les règles métier, également appelées, règles de gestion, suivent un principe un peu semblable : les décisions prédéfinies aident les processus de flux à être plus rapide et à évitent aux collaborateurs de perdre leur temps.
Vous souhaitez vous familiarisez avec les règles de gestion et connaître leur impact sur la productivité de l’entreprise ?
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Quelles sont les règles métier ?
Comme le suggère le terme lui-même, les règles métier sont des règles qui servent à définir ou restreindre certaines actions dans les processus de votre entreprise.
Elles prennent la forme d’instructions qui décrivent comment certaines opérations doivent être effectuées et les limites à respecter lors de leur application.
Elles guident les comportements et définissent quoi, où, quand, pourquoi et comment quelque chose doit être fait dans une entreprise.
Ces règles peuvent être signifiées de manière formelle, informelle, et peuvent être écrites ou automatisées.
Cependant, en général, étant importantes, les règles métier sont non seulement enregistrées, mais également exécutées avec l’aide de la technologie ou grâce à des logiciels spécialisés.
Les règles métier indiquent donc comment fonctionne une entreprise. Elles doivent refléter les politiques de gestion de l’organisation.
En effet, les exigences qui façonneront l’exécution des activités et des processus, guidant la prise de décision de ses employés, sont reprises dans les règles de gestion.
Les possibilités d’application sont larges et dépendent beaucoup des particularités propres à chaque entreprise.
Cependant, il est possible de dégager certaines généralités : quelques règles métier communément implémentées sont liées à des processus spécifiques.
Exemples courants de processus utilisant des règles métier :
- Calculs de prix
- Réductions appliquées à la clientèle
- Approbation des budgets
- Autorisation de prêt
- Avantages offerts
- Établissement des priorités
Appliquer les règles métier
Comprendre ce que sont les règles métier était la première étape.
Maintenant, il vous est nécessaire de savoir comment ces règles fonctionnent.
Très liées à la bonne performance des processus et des stratégies d’une entreprise, ces règles doivent être définies par les gestionnaires grâce à une analyse pertinente des processus dont ils ont la responsabilité.
Il est primordial que ces règles de gestion soient en accord avec les politiques de l’entreprise, permettent la réalisation des objectifs préétablis et renforcent les stratégies définies.
Un conseil : lorsque vous mettez en oeuvre un processus stratégique, essayez de considérer quelles règles pourraient être appliquée pour vous permettre d’atteindre correctement vos objectifs.
En outre, l’utilisation de la technologie est de plus en plus courante dans l’application des règles métier. La technologie garantie le recours à des processus automatisés plus agiles et plus efficaces.
Exemples de règles métier
Prenons un premier exemple simple : une entreprise qui vend des livres en ligne.
C’est à travers les règles métier que sont définies les remises qui peuvent être appliquées pour chaque vente. Les règles métier déterminent également quelle est la limite minimum, par exemple, pour offrir une livraison gratuite.
Ce sera également une règle de gestion qui établira qu’un achat ne peut être envoyé qu’après acceptation du paiement du consommateur.
Voici un second cas, considérons un SaaS (software as a service qui se traduirait en français par logiciel en tant que service) c’est à dire un logiciel qui fonctionne comme un abonnement.
La société a été confrontée à des problèmes avec certains clients dans l’incapacité de payer.
Elle a dû ainsi déterminer quel comportement adopter en cas de paiement dû et non payé dans un certain délai.
L’entreprise qui met à disposition le SaaS peut décider de couper l’offre logicielle en fonction d’un délai fixé par une règle métier comme annuler l’abonnement du client qui n’effectue pas de paiement pendant deux mois consécutifs, par exemple.
C’est fondamental : il ne suffit pas de savoir comment analyser et définir correctement des règles de gestion si vous ne pouvez pas les mettre en pratique.
Reprenez les situations évoquées ci-dessus et imaginez comment ces processus se produiraient si toutes ces directives n’existaient pas ou ne dépendaient que de tâches manuelles.
Avez-vous déjà pensé, sans appliquer une quelconque règle, d’appliquer une réduction à un produit ou d’annuler le service de clients défaillants ?
Votre entreprise y perdrait en productivité et de nombreuses erreurs pourraient se produire.
Quelle est l’importance des règles métier ?
Chaque manager devrait être soucieux de concevoir des stratégies et de développer des processus pour améliorer les résultats de son entreprise.
C’est pourquoi les dirigeants doivent comprendre exactement quelles sont les règles de gestion.
Lorsqu’elles sont définis et mise en pratique, le contrôle de ces règles métier est automatisé, ce qui permet de déterminer, en temps réel, quels gains de performance l’application des règles métier apporte à l’entreprise.
Quels sont les avantages des règles métier pour l’entreprise:
- Assurer un meilleur contrôle des processus : des règles métier établies permettent de percevoir plus facilement les erreurs présentes dans les processus pour pouvoir les corriger rapidement. Elles vous garantissent un contrôle plus pertinent de vos processus.
- Renforcer les stratégies : en tenant compte des politiques de l’entreprise, des objectifs définis et en renforçant les processus, les règles métier impactent la planification stratégique en la rendant plus efficace.
- Réduire les coûts : l’application de règles de surveillance qui prennent en compte vos revenus et vos objectifs peuvent éviter les pertes de bénéfices.
- Aider à la prise de décision : cet avantage est présent dans la définition même des règles de gestion. Ces dernières clarifient et rendent plus aisé la prise de décisions conformes aux stratégies définies en amont par l’entreprise.
Règles métier et conception de processus
L’un des problèmes les plus courants dans la conception de processus est l’intégration de règles métier en tant que tâches dans le workflow.
Pour vous aider : reprenez chacun de vos flux et notez ceux dans lesquelles vous trouvez des passerelles exclusives !
Un indice, ouvrez l’oeil lorsque vous rencontrez ce type de consignes :
- Si le solde est supérieur à …
- Si la date est antérieure à …
Dans ces différents cas, votre flux ne doit pas être schématisés par des tâches ou des éléments mais par des règles métier.
Croyez en notre expérience !
Si vous déplacez toute cette complexité de votre flux vers un diagramme DMN, ou encore, si vous élaborez une documentation, votre flux deviendra incroyablement facile à comprendre.
Maintenant que vous connaissez déjà les règles métier, nous aimerions savoir si vous les utilisez dans votre entreprise et comment elles fonctionnent.
Y a-t-il une documentation à suivre et à consulter ou le processus est-il automatisé ?
Croyez-vous que l’application de règles métier pourraient être bénéfique aux résultats de votre entreprise ?
N’hésitez pas à répondre à toutes nos questions et à nous donner votre opinion sur les règles métier dans les commentaires !
