Quels sont les avantages d’adopter un moteur de règles métiers en entreprise ?

Imaginez que vous soyez un courtier en assurance dont la clientèle serait composée d’entreprises.

Vous rendez visite quotidiennement à vos clients pour leur présenter vos différentes offres de couverture de sinistres. Vous vous efforcez ainsi de répondre à toutes les demandes, quel que soit le type de sinistre, la portée de l’entreprise ou son secteur d’activité.

Maintenant pensez-y : Que se passerait-il si à chaque opportunité de conclure une vente, il vous fallait revenir au bureau, consulter votre documentation et rédiger une proposition adaptée à la complexité de la demande de votre client ?

Nous pouvons déjà vous prédire que vous mettriez en danger vos affaires.

Et si, au contraire, vous pouviez compter sur un système de moteur de règles métiers définie, automatisées et en mesure de vous fournir rapidement, bien qu’à l’état de brouillon, les paramètres principaux de votre proposition ?

Pour sûr, vous augmenteriez vos ventes.

C’est bien de cela que traite les règles métiers : augmenter les résultats de son entreprise et ajouter de la valeur à des solutions offertes aux clients par une prise de décision sûre et agile.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin des règles métiers ?

L’implantation de l’amélioration des processus métiers est une préoccupation constante de tout gérant.

Mais, une erreur bien commune est de laisser de côté l’une des composantes fondamentales à toute organisation : les règles métiers.

Ce désintérêt peut, en effet, causer de grands préjudices, voir même freiner le développement de l’entreprise.

C’est pour cela qu’il est important d’être attentif à l’implantation d’un système de règles métiers efficaces dans votre entreprise.

Mais comment y parvenir ?

Ne vous inquiétez pas, on va tout vous expliquer !

Voir également : Approche des processus métiers : 9 principes essentiels à la conception

Qu’est-ce-que les règles métiers ?

Les règles métiers sont des formules qui vont guider le bon déroulement de vos affaires.

Elles peuvent être très simples ou bien plus complexes pouvant même parvenir à intégrer des règles logiques.

La fonction de base d’une règle métier est de définir quoi, où, quand, pourquoi et comment doivent être exécutées les tâches à l’intérieur d’une entreprise.

Par exemple : Si votre entreprise applique une réduction de 10% pour chaque achat réalisé sur son site web le jour de l’anniversaire du client, il s’agit ici d’une règle métier.

Cette réduction (quoi) devra être appliquée le jour de l’anniversaire du client (quand) et ne devra l’être qu’en cas d’achat en ligne (où). Elle sera de 10% (comment) et permettra de célébrer ce jour festif avec le client et, qui sait, de le fidéliser (pourquoi).

Il est nécessaire de garder à l’esprit que les règles métiers sont des plus variées et doivent toujours être en accord avec les politiques, objectifs et spécificités de l’entreprise.

Elles peuvent créer des avantages qui permettront de :

• Réduire les coûts
• Renforcer les stratégies de l’entreprise
• Aider les processus de prise de décisions
• Permettre un meilleur contrôle des processus
• Offrir des bénéfices au client de manière contrôlée et planifiée
• Permettre une meilleure agilité des processus
• Réduire les problèmes liés à la solvabilité des clients.

Définition, stockage et accès aux règles métiers

Les règles métiers peuvent être définies et stockées par l’entreprise sous différentes formes :

• Formelle
• Informelle
• Écrite
• Automatisée

L’entreprise qui parvient à comprendre le rôle fondamental des règles métiers peut, non seulement opter pour un stockage formel, mais également, automatiser ses règles métiers.

En général, l’entreprise complète ses règles métiers avec l’utilisation d’un moteur pour règles métiers efficaces.

C’est, en effet, l’option idéale pour tout gestionnaire qui prend au sérieux les processus de son entreprise.

Pour cette raison, réfléchissez à ceci : comment ses formules qui déterminent les comportements adéquats lors de la conclusion d’une affaire pourraient être négligées, traitées de manière informelle, circulées sur de simple feuille de papier, voir même être communiquées par email ?

Imaginez une compagnie d’assurance

Elle doit offrir à ses clients un large panel d’assurances personnalisées, c’est-à-dire choisies selon les informations collectées sur le profil du client.

Pour qu’une entreprise parvienne à établir les conditions adéquates à appliquer à une situation et la personnaliser à chaque acheteur, elle a besoin de règles métiers établies et correctement définies.

Par exemple, prenons un premier client, un homme, motard de 40 ans, client depuis 15 ans, ayant subi deux incidents pour lesquels il s’est vu appliquer un malus de 100 euros.

Et prenons également cet autre client, un homme célibataire, de 20 ans, client depuis un an, ayant subi 3 incidents remboursés par l’assurance à hauteur de 300 euros.

Bien évidemment, l’effet sur la franchise ne sera pas le même pour ces deux clients, leur profil et historique respectif sont des spécificités qui leur sont propres et qui doivent être prises en compte par l’entreprise.

Maintenant, réfléchissez à la confusion si de telles directives n’existaient pas et si les franchises étaient déterminées au cas pas cas, sur simple décision d’un analyste, ou encore, si ces règles étaient écrites dans de grands manuels que les salariés de la compagnie d’assurance devaient consulter pour appliquer la bonne franchise à chaque client.

Pensez encore, en pratique, au temps perdu et à la grande marge d’erreur si les données étaient fixées dans un tableur excel ou enregistrées sur un logiciel peu efficace ?

Ne parlons même pas de la perte de compétitivité face à la concurrence.

Les règles métiers ont été mises en place, car la quantité d’informations devant être enregistrée, comparée, analysée et stockée sur le profil de chaque client est conséquente.

Le maintien des règles métiers peut effectivement se faire sur papier ou logiciel non spécialisé. Cependant, sur de tels formats, leur accès et leur utilisation ne sont pas efficients.

Voici un autre exemple : si une inflation se produisait et qu’une nouvelle loi était promulguée : toutes les règles métiers devraient être modifiées manuellement.

Rédiger de nouveaux manuels, les imprimer et les envoyez à tous vos collaborateurs : ce serait impensable !

Même en utilisant une version digitale, comme une version présente sur Google Drive, l’assurance, la fiabilité et l’accès aux données seraient infiniment moins bonnes qu’avec l’utilisation d’un moteur pour règles métiers.

Tous ces exemples conditionnés à des facteurs externes sont non seulement courants mais également quotidiens. Leur gestion exige une mise à jour constante des règles métiers, qui pour être simple et agile, doit s’effectuer via une interface intuitive.

Dans ce contexte, un moteur de règles métiers est le meilleur moyen de partager correctement, rapidement et avec fiabilité toutes ces données.

Découvrez cette présentation de l’utilisation du moteur de règles métiers par les entreprises :

Le moteur de règles métiers (BRMS)

Pour répondre à notre question initiale, nous pourrions avancer que l’utilisation d’un moteur de règles métiers vous permettra de codifier les données et d’automatiser vos processus métiers.

Connu sous le nom de BRMS, soit en anglais Business Rules Management System, le moteur de règle métier est une application qui offre en effet la possibilité de :

• Identifier
• Définir
• Rétionaliser
• Gérer le cycle de vie des règles métiers

En résumé, il vous faut vous procurer sur un logiciel capable de stocker ces données, de les classer, de les rendre facilement accessibles et de permettre l’amélioration des règles métiers qui les coordonnent.

Quel moteur de règles métiers utiliser ?

Le logiciel ERP, en anglais Enterprise Resource Planning, par exemple, est un outil qui s’avère fortement utile lorsque l’objectif est d’intégrer des processus dans une entreprise.

Toutefois, lorsqu’il s’agit de gérer un moteur de règles métiers, l’option ERP se révèle peu adéquate, car trop chère et peu efficace.

En comparaison, un logiciel BPMS (Business process Management Suite) s’avère capable de mettre en place un moteur de règles métiers adéquat pour toute entreprise.

En savoir plus : Définition du BPM : Qu’est ce que c’est ? Exemple concret d’utilisation

Que rechercher dans un moteur de règles métiers

A l’heure de choisir un moteur de règles métiers, de multiples options en accès SaaS vous seront offertes.

Comment faire le bon choix ?

Pour implanter dans votre entreprise un moteur pour règles métiers, recherchez les solutions logicielles qui présentent :

1 – Un environnement intégré de développement

Il est important de pouvoir compter sur un IDE (Integrated Development Environment)

L’environnement de configuration doit être accueillant afin que toute personne ayant peu, voir même aucune connaissance technique, parvienne à configurer une règle métier. L’idéal serait même que cet environnement est été conçu par un analyste d’affaires ou analyste de processus.

2 – Un dépôt centralisé des règles métiers et de la documentation liée

Il s’agit ici en réalité d’une banque de données centralisée où sont maintenues toutes les règles métiers. Cette banque de données doit inclure une configuration logique des règles métiers et de la documentation liée à ces règles. L’accès à la configuration de ses règles métiers doit être réglementé.

3 – Intégration avec les logiciels de développement

Afin de rendre l’exécution des règles automatique, il est fondamental que puisse être réalisé une intégration avec les systèmes d’informations et les systèmes BPMS de l’entreprise.

C’est, en effet, la garantie que les règles métiers soient respectées et qu’aucune d’entre elles ne puisse être appliquée d’une manière autre que de la manière définie par l’entreprise.

4 – Création, déploiement et tests logiques

Lorsque nous créons ou modifions une règle métier, nous devons nous assurer qu’elle n’introduise aucune erreur dans l’environnement d’exploitation.

Pour cela, le logiciel BRMS doit pouvoir offrir la possibilité de réaliser des tests entre les environnements de développement, d’homologation et de production.

5 – Raisonnement pouvant être réutilisé

Il arrive qu’une même règle métier puisse être utilisée dans différentes situations.

Par exemple, si une entreprise vend des produits financiers, il est important que la règle métiers portant sur l’octroi de crédits soit standardisée et reprise par tous les systèmes d’information concernés.

6 – Collaboration

L’environnement offert par le logiciel doit permettre à toutes les personnes impliquées de pouvoir contribuer à la création, à la maintenance et à l’évolution des règles métiers.

Découvrez également : 7 astuces de modélisation des processus métier pour les nuls

Pensez également qu’un moteur de règles métiers ne doit pas être immuable.

En effet, tout comme les demandes, tous les éléments internes, mais également externes à l’entreprise exigent une constante évolution de ces règles.

Souhaitez-vous connaître un logiciel BPM utilisé pour modéliser, documenter et automatiser les processus et leurs règles métiers ?

Utilisez-vous déjà un moteur de règles métiers dans votre entreprise ?

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