Vous êtes de ceux qui travaillent tous les jours jusqu’à au moins 20 heures ?
Rester derrière votre bureau jusqu’à 23 heures et travailler le week-end est devenu habituel pour vous ?
Mauvaise nouvelle : vous êtes extrêmement improductif !
Cette remarque vous surprend ? C’est pourtant vrai : travailler aussi dur démontre seulement qu’il est nécessaire de déployer de nombreux efforts pour obtenir des résultats.
Ainsi, si votre routine de travail ressemble à celle que nous venons de vous décrire, découvrez comment augmenter votre efficacité au travail et, par conséquent, votre qualité de vie !
Découvrez également cet article : La nature nous offre 4 leçons de productivité pour améliorer votre efficacité au travail
Différencier être efficace et travailler dur
La productivité est le mot clé de toute entreprise prospère. Ces entreprises sont constamment à la recherche de moyens d’accroître leur productivité et d’obtenir de meilleurs résultats.
Dans cette recherche de productivité, chaque collaborateur à un rôle à jouer. La vraie question serait donc plutôt : Comment augmenter la productivité de chacun au travail ?
La réponse à cette question n’est pas simple à trouver : elle implique plusieurs facteurs. Très souvent, le collaborateur a le sentiment qu’il n’y a pas assez de temps pour effectuer toutes ses tâches quotidiennes.
Cependant, où se situe réellement le problème ? Est-ce un manque de temps ou plutôt une mauvaise gestion de son temps ?
C’est un fait : les charges sont constantes et la liste de tâches à accomplir semble sans fin. Ainsi, pour remédier à ce problème bien trop courant, nous vous avons préparé une liste d’astuces qui vous aideront à devenir plus efficient.
Mais avant de comprendre comment améliorer votre efficacité au travail, intéressons-nous au concept de productivité, mot clé de toute entreprise.
Savez-vous réellement ce qu’est la productivité ?
La productivité n’est rien d’autre que le rapport entre la quantité produite (de produits ou de services) et les ressources utilisées pour leur réalisation.
En d’autres termes, pour atteindre un niveau de productivité efficace, l’entreprise doit produire toujours plus en utilisant le moins de ressource possible. Cependant, dans ce calcul, il est nécessaire de toujours garder à l’esprit le niveau de qualité attendu sur ce produit ou sur ce service.
Pour résumer, dans une entreprise, le collaborateur productif se définirait comme le collaborateur qui a produit le plus, obtenu les meilleurs résultats en travaillant le moins d’heures possibles.
Vous l’avez compris, il ne s’agit pas seulement ici de travailler plus longtemps. L’une des astuces pour améliorer sa productivité au travail réside dans le fait de trouver l’équilibre entre production, utilisation des ressources (ici le temps) et qualité.
5 conseils pour augmenter son efficacité au travail
Maintenant que vous connaissez le concept de productivité, il est temps d’apprendre à augmenter votre efficacité au travail.
1 – Organisez vos tâches
Cette première astuce est assez classique. Il vous faut organiser votre liste de tâches à accomplir, c’est-à-dire définir des critères tels que le délai ou encore le niveau de difficulté de production.
Cette astuce vous permettra de réaliser vos tâches en respectant le délai octroyé et, vous permettra même, de déterminer combien de temps vous est nécessaire pour accomplir ces tâches.
Si vous utilisez des calendriers ou des feuilles de calcul pour gérer vos activités, nous vous proposons de découvrir quelques outils de productivité qui vous permettront de tirer avantage de l’utilisation de la technologie :
HEFLO, par exemple, vous permet de cartographier tous vos flux de travail et de définir des délais pour chacune de vos tâches.
En outre, il est possible de définir des « déclencheurs » qui, par exemple, vous alerteront, sur l’avancement du délai, ou même, vous permettront de prendre des mesures pour garantir le bon respect des niveaux de service. Lisez cet article afin d’en savoir plus sur cette fonctionnalité de HEFLO.
Vous n’avez pas besoin de cartographier tous vos processus.
Commencez juste par modéliser quelques processus quotidiens. Créez 4 ou 5 flux pour les processus clés pour vos opérations et, également 1 flux générique (le fameux flux « Autres ») par lequel sera modélisé tous les processus non encore maîtrisés.
Mettez tous ces processus en pratique et prenez note de tout ce qui pourrait être amélioré pour obtenir un niveau productivité plus élevée.
De temps en temps, réajustez vos processus et concevez une nouvelle version de ces processus intégrant toutes les améliorations détectées.
Mieux encore …
Créez de nouveaux flux en prenant en compte les connaissances accumulées sur la productivité de votre équipe.
« Un facteur important dans l’efficacité au travail est la standardisation. Standardiser la réalisation et la livraison des tâches, déterminer en amont « quoi faire » et « comment le faire » avec des règles et des exigences de qualité. Cela semble évident mais est souvent peu mis en pratique. Généralement, les processus sont exécutés sans but spécifique, ce qui laisse incertain la transmission des tâches et peut dérouter la tâche accomplie de l’objectif défini par l’entreprise. La standardisation aide à comprendre et à améliorer les processus et, de ce fait, améliore l’efficacité des opérations.» Mateus Pizetta – Business Process Specialist (BPM).
2 – Ne pas se surcharger
Il est scientifiquement prouvé qu’accomplir une seule tâche à la fois permet d’obtenir de meilleurs résultats.
Selon le neuroscientifique Earl Miller, le cerveau humain n’est pas multitâche. Ainsi donner à votre cerveau trop d’informations et de directives ralenti ses performances.
Une personne qui se dirait capable d’effectuer plusieurs choses à la fois prend donc le risque de ne pas accorder l’attention et le dévouement nécessaires à une tâche donnée.
Par conséquent, il est essentiel de s’habituer à n’exécuter qu’une seule tâche à la fois. Gain de productivité garanti !
3 – Évitez de tergiverser
Procrastiner ou classer régulièrement ses tâches sur la pile « à effectuer plus tard ». Cette habitude se révèle extrêmement dommageable pour ceux qui cherchent à obtenir de bons résultats et à être plus productifs.
Si une tâche doit être effectuée, réalisez-la sur le moment. Procrastiner ou tergiverser ne fera qu’accumuler le travail à réaliser et affectera, par conséquent, la bonne exécution des demandes à venir.
L’astuce consiste à « avaler les plus grosses grenouilles » en premier, c’est-à-dire effectuer en premier la tâche qui vous inspire le moins. Une fois débarrassé, le reste de la journée paraîtra plus facile !
4 – Organiser des réunions debout !
La tenue de trop nombreuses réunions élimine toute possibilité d’augmenter la productivité au travail.
Évitez ces longues réunions dont tous les participants ignorent les objectifs.
En effet, est-ce judicieux de faire durer une réunion plus de 45 minutes ?
La méthode de gestion de projet Scrum propose une idée radicale pour remédier à toutes ces questions : tous les participants à la réunion restent debout ! Les avantages sont innombrables. En effet, l’inconfort oblige les participants à rester concentrés et à ne pas dévier des points à l’ordre du jour.
5 – Fixer des objectifs
Gardez toujours à l’esprit que chaque demande doit être effectuée et délivrée dans un délai déterminé.
Il est intéressant de parvenir à déterminer vos objectifs en fonction de votre rythme de travail et des besoins de votre entreprise.
Supposons que votre entreprise vous demande d’écrire un rapport :
Dans ce cas, définissez tout d’abord un délai raisonnable dans lequel vous vous engagez à terminer le rapport. Une fois ce délai déterminé, vous n’aurez plus qu’à vous dédier à cette tâche (n’oubliez pas notre astuce n°2) jusqu’à ce que l’écriture de ce rapport soit terminée.
Vous êtes manager ?
Communiquez alors sur les objectifs de l’équipe et donnez votre avis sur les progrès accomplis.
Le point le plus important : le meilleur des gestionnaires est à 100% prévisible. Son équipe connaît ses attentes ce qui lui permet de se développer et d’être plus productive.
Un dernier conseil sur la gestion des objectifs :
Mettez en place une stratégie de gestion à vue. Sur un écran, affichez tous les objectifs de l’équipe et le temps nécessaire pour les accomplir. En cas de problème, les collaborateurs se motiveront davantage afin de ne pas voir s’afficher de mauvais résultats sur cet écran. Et, à l’inverse, si les chiffres sont bons, les collaborateurs deviendront encore plus motivés et plus productifs.
Source
Pensez-vous que l’on peut à la fois se reposer et être efficace ? Voici notre réponse :
6 – Le repos
Comment augmenter son efficacité au travail tout en se reposant ? Beaucoup de gens pensent qu’être productif est synonyme de travailler pendant des heures avec le minimum de repos.
C’est bien évidemment faux. Ces gens se trompent complètement.
La productivité est également liée à l’utilisation intelligente de son temps libre. Il est donc important de savoir prendre des pauses de 10 minutes au travail.
La technique de Pomodoro, par exemple, nous enseigne que nous devons, de manière cyclique, nous concentrer sur des tâches pendant 25 minutes puis nous reposer 5 minutes. Après 4 cycles (ce qui équivaut donc à 2 heures), il est nécessaire de se reposer une demi-heure puis, effectuer de nouveau 4 cycles supplémentaires de 25 minutes entrecoupés de pause de 5 minutes.
Ce temps de pause vous suffit pour recharger votre énergie et oxygéner votre esprit. Ainsi, cette tâche qui vous semblait compliquée à accomplir vous apparaîtra plus facile.
Maintenant que vous en savez plus sur la façon d’accroître votre productivité au travail, pourquoi ne pas mettre en pratique ces conseils au quotidien ?
Avez-vous d’autres astuces que vous souhaiteriez partager avec nous ?
« Voici une leçon que j’ai apprise sur la productivité : automatisez ou externalisez les activités qui ne sont pas directement liées à votre activité principale. Mon entreprise a ainsi automatisé l’ensemble de ses processus de CRM et de ces processus financiers.».
Alcindo Correa Filho – Fondateur de AC Creative Studios et chef de projet
Partagez vos conseils avec nos lecteurs grâce aux commentaires !
Voir aussi sur notre blog : 5 stratégies pour améliorer la performance de l’entreprise
