En tiempos de crisis, la reducción de los gastos en las empresas a menudo se convierte en una obsesión. Desde el café y las galletas en la despensa, hasta el despido de colaboradores, muchas ideas pasan por la cabeza de los gestores, no siempre alcanzando los mejores resultados.
La verdad es que la reducción de gastos de una empresa, desde la perspectiva del modelado de procesos BPM, debe ser una actividad constante, como parte de la mejora continua.
No debe usarse para reducir el equipo o para eliminar los gastos superfluos (como el café y las galletas), sino exactamente lo contrario, una práctica cotidiana que mantendrá la empresa siempre fuerte y enfocada en sus objetivos estratégicos, preparada para enfrentar crisis sin tener que tomar medidas desesperadas o ridículas.
En este artículo, vea algunas tácticas y ejemplos de reducción de gastos en las empresas que deben ser un hábito constante, principalmente para los empresarios que se enfrentan a los desafíos de un pequeño negocio.
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5 ideas de reducción de gastos en las empresas
No hay una forma de reducir los gastos en las empresas sin una planificación adecuada. Es necesario hacer las cuentas en la punta del lápiz (o en las líneas de su hoja de trabajo) para llegar a resultados concretos, y no sólo adoptar medidas paliativas que no van a resolver las causas de los problemas, sino que resolverán sólo sus efectos.
En ese contexto, seleccionamos 5 tácticas simples de entender y en la mayoría de ellas, fáciles de poner en práctica.
1- Auditoría de herramientas y aplicaciones
Hoy, con la proliferación de excelentes empresas del modelo SaaS, diversos servicios tienen sus costos reducidos al utilizar aplicaciones basadas en la nube, con acceso remoto y otras ventajas variadas.
Si por un lado eso es bueno, por otro, muchos de ellos acaban siendo subutilizados o incluso olvidados, vea algunos ejemplos:
Bancos de imágenes: si no son realmente necesarios, hay opciones gratuitas.
Varias aplicaciones de comunicación interna: Slack, cuentas de correo electrónico, aplicaciones de videoconferencia, otros chats, varias unidades para compartir archivos. Compruebe lo que es redundante y lo que se puede cancelar sin afectar las operaciones.
Softwares de edición de imágenes: Si no es el núcleo empresarial de su empresa, existen aplicaciones gratuitas bastante razonables, como el GIMP, por ejemplo.
2- Automatización de procesos repetitivos
Después de que usted redujo sus aplicaciones en la nube a las estrictamente necesarias, ¿qué tal integrarlas y automatizar las tareas repetitivas?
Ejemplos:
Completar una hoja de cálculo de nuevos clientes cada vez que una transacción se aprueba en su forma de pago.
Pasar listas de contactos de clientes de hojas de cálculo a su activador de correo electrónico.
Cambiar la clasificación de un lead para cliente en su programa de automatización de marketing cada vez que un pago se aprueba en su comercio electrónico.
Enviar un mensaje de voz al teléfono de su cliente si su forma de pago avisa que ha retrasado un pago recurrente.
Al integrar aplicaciones y automatizar todas estas tareas, con ayuda de sitios como Pluga y Zapier, además de ganar tiempo y disminuir errores, sus empleados quedarán libres para otras actividades.
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3- Home office
El Home office, o teletrabajo, es una práctica que se apoya con las herramientas de comunicación que usted ha seleccionado como suficientes, puede traer diversas formas de reducción de gastos en las empresas:
Por no tener que desplazarse de casa para el trabajo y viceversa, el empleado tiene más tiempo libre, tornándose más motivado y productivo.
Ahorro de energía y otros recursos, como materiales de oficina.
Si el colaborador se asigna definitivamente a home office, los gastos de mobiliario y alquiler de espacio desaparecen.
¡La persona que no tiene que salir de casa para trabajar nunca llega tarde ni sale más temprano!
4- Optimización del personal
En lugar de cortar personas en momentos difíciles, no contrate en exceso o mantenga un equipo siempre productivo y en la medida adecuada.
Esta es una práctica de gestión estratégica de procesos de RH que muchos descuidan, a pesar de su enorme potencial de reducción de gastos en las empresas.
Vea algunas sugerencias:
- Una selección adecuada de personas que tienen el perfil y los valores de su negocio aportará más compromiso y productividad.
- Admita aprendices, entrénelos y sólo contrátelos si son realmente productivos.
- Utilice la política de Jack Welch: él recomienda despedir el 10 % de sus empleados cada año, aquellos que no añaden nada a su empresa, y así mantener siempre un cuadro de personal bastante escueto y productivo.
5- Mejora de procesos con software
Se trata de reducir aplicaciones que requieren subscripción. Pero, ¿y descubrir aplicaciones gratuitas que pueden mejorar sus procesos y aumentar su productividad?
- Aplicaciones con versiones Freemium para la gestión de equipos y tareas, como Trello o el Asana, pueden organizar su operación.
- Otro tipo de software que cuenta con excelentes versiones Freemium es el CRM.
- Una herramienta de automatización de procesos BPM puede ser la solución para descubrir desperdicios, obstáculos y retrasos, y eliminarlos.
Vea un ejemplo de cómo reducir gastos en las empresas con ese tipo de herramienta usada en la mejora de la eficiencia de los procesos:
“El acceso al HEFLO fue muy importante, facilitó mucho la creación de diagramas y agilidad en desarrollar herramientas para mejorar la eficiencia y eficacia en los procesos de trabajo”
Larissa Lima
