Em tempos de crise, a redução de despesas nas empresas, muitas vezes, se torna uma obsessão. Do cafezinho e bolinhos na copa, ao desligamento de colaboradores, muitas ideias passam pela cabeça dos gestores, nem sempre alcançando os melhores resultados.
A verdade é que a redução de despesas de uma empresa, se encarada pela ótica da modelagem de processos BPM, deve ser uma atividade constante, como parte da melhoria contínua.
Não deve ser usada para enxugar pessoal ou eliminar gastos pífios (como o café e os bolinhos), mas exatamente para o contrário, uma prática cotidiana que manterá a empresa sempre forte e focada em seus objetivos estratégicos, preparada para enfrentar crises sem ter que tomar medidas desesperados ou ridículas.
Nesta portagem, veja algumas táticas e exemplos de redução de despesas nas empresas que devem ser um hábito constante, principalmente para os empreendedores que enfrentam os desafios de um pequeno negócio.
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5 ideias de redução de despesas nas empresas
Não há como reduzir despesas nas empresas sem um planejamento adequado. É preciso fazer as contas na ponta do lápis (ou nas linhas de sua planilha) para chegar a resultados concretos, e não apenas adotar medidas paliativas que não vou resolver as causas dos problemas, mas apenas seus efeitos.
Nesse contexto, selecionamos 5 táticas simples de entender e, na maioria delas, fáceis de pôr em prática.
1- Auditoria de ferramentas e aplicativos
Hoje, com a proliferação de excelentes empresas no modelo SaaS, diversos serviços têm seus custos reduzidos ao se utilizar apps baseados na nuvem, com acesso remoto e diversas outras vantagens.
Se por um lado isso é bom, por outro, muitos deles acabam sendo subutilizados ou mesmo esquecidos, veja alguns exemplos:
- Bancos de imagens: se não forem realmente necessários, existem opções gratuitas.
- Diversos apps de comunicação interna: Slack, contas de e-mail, apps de videoconferência, outros chats, vários drives para compartilhamento de arquivos. Verifique o que é redundante e o que pode ser cancelado sem atrapalhar as operações.
- Softwares de edição de imagens: Se não for o core business de sua empresa, existem aplicativos gratuitos bastante razoáveis, como o GIMP, por exemplo.
2- Automação de processos repetitivos
Depois que você reduziu seus apps na nuvem aos estritamente necessários, que tal integrá-los e automatizar tarefas repetitivas?
Exemplos:
- Alimentar uma planilha de novos clientes toda vez que uma transação é aprovada em seu meio de pagamento.
- Passar listas de contatos de clientes de planilhas para seu disparador de e-mails.
- Mudar a classificação de um lead para cliente em seu programa de automação de marketing toda vez que um pagamento é aprovado em seu e-commerce.
- Enviar uma mensagem de voz ao celular de seu cliente se seu meio de pagamento avisar que ele atrasou um pagamento recorrente.
Ao integrar apps e automatizar todas essas tarefas, com ajuda de sites como Pluga e Zapier, além de ganhar tempo e diminuir erros, seus funcionários ficaram livres para outras atividades.
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3- Home office
O Home office, ou teletrabalho, é uma prática que se apoiada pelas ferramentas de comunicação que você selecionou como suficientes, pode trazer diversas formas de redução de despesas nas empresas:
- Por não ter que se deslocar de casa para o trabalho e vice-versa, o funcionário tem mais tempo livre, ficando mais motivado e produtivo.
- Economia de energia e outros recursos, como materiais de escritório.
- Se o colaborador for alocado definitivamente em home office, gastos com mobiliário e aluguel de espaço desaparecerão.
- Quem não precisa sair de casa para trabalhar nunca chega atrasado nem sai mais cedo!
4- Otimização do pessoal
Em vez de cortar pessoas em momentos difíceis, não contrate em excesso ou mantenha uma equipe sempre produtiva e na medida certa.
Esta é uma prática de gestão estratégica de processos de RH que muitos negligenciam, apesar de seu enorme potencial de redução de despesas nas empresas.
Veja algumas dicas:
- Uma seleção adequada de pessoas que têm o perfil e os valores de seu negócio, já trará mais engajamento e produtividade.
- Admita estagiários, treine e só contrate se forem mesmo produtivos.
- Use a política de Jack Welch: ele recomenda demitir 10% de de seus funcionário todo ano, aqueles que não acrescentam nada à sua empresa, e assim manter sempre um quadro bastante enxuto e produtivo de pessoal.
5- Melhoria de processos com softwares
Falamos em reduzir apps que demandam assinatura. Mas e descobrir apps gratuitos que podem melhorar seus processos e aumentar sua produtividade?
- Aplicativos com versões Freemium para gestão de equipes e de tarefas, como o Trello ou o Asana, podem organizar sua operação.
- Outro tipo de software que conta com excelentes versões Freemium é o CRM. Você já experimentou o Agendor?
- Um ferramenta de modelagem de processos BPM pode ser a solução para descobrir desperdícios, gargalos e atrasos e eliminá-los.
Veja um exemplo de como reduzir despesas nas empresas com esse tipo de ferramenta usada na melhoria da eficiência dos processos:
“O acesso ao HEFLO foi muito importante, facilitou muito a criação de fluxogramas e agilidade em desenvolver ferramentas para melhorar a eficiência e eficácia nos processos de trabalho”
Larissa Lima
