Diagrama de flujo del proceso de compras de un negocio: el control es esencial

Presupuestos, pedidos, verificación de las especificaciones, emisión de cobros, emisión de facturas de ventas, análisis por parte de diversos departamentos.

Modelar procesos de compra y adquisición en las empresas es una actividad que demanda una planificación precisa, tanto para evitar compras innecesarias y la formación de stocks excesivos, como para cohibir inconformidades e incluso desvíos de conducta.

Cualquier ruido en la comunicación de la empresa, en ese momento, puede causar serias consecuencias al negocio.

Si usted se depara con este desafío y necesita crear un diagrama de flujo del proceso de compras de una empresa, vea este diagrama de procesos totalmente editable que creamos y forma parte de nuestra biblioteca de procesos.

Es bastante amplio y además de que usted puede aprovechar una estructura lista, probada y aprobada en la práctica, usted también podrá hacer las modificaciones que considere necesarias, sin ningún problema, a través de una interfaz amigable e intuitiva.

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Vea también: La importancia de invertir en mejores procesos de servicios

Plantilla editable del diagrama de flujo del proceso de compras de una empresa

Por tratarse de un proceso complejo y que involucra a varios sectores de la empresa, el diagrama de flujo del proceso de compras de una empresa implica 5 rayas y 3 gateways o puertas de enlace.

Vamos a analizar brevemente cada una de esas piscinas

1- Raya del Solicitante

En esta raya, la persona que necesita algún servicio o que se compre algún material, encarga algún producto o servicio al Gerente (en la otra raya). Más adelante en el flujo, el solicitante recibe el servicio o producto y el flujo sigue para que se haga el pago en la Raya del Departamento Financiero.

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2- Raya del Gerente

Es en esta raya que se desarrollará una buena parte de las actividades del diagrama de flujo del proceso de compras de una empresa.

El gerente, en este caso, desempeña un papel bastante decisivo y, por ese motivo, puede cerrar el proceso en un primer gateway, no aprobando la compra; o comprobar, en un segundo gateway, si ya se ha hecho una cotización y decidir si el proceso prosigue o si se debe hacer una nueva oferta, vea:

Consulte más detalles aquí: Diagrama de flujo de los procesos de venta: ¡cierre más negocios!

3 – Raya del Analista de Compras

Este profesional será responsable de actividades operativas más básicas, como hacer las cotizaciones y los presupuestos, además de las propias adquisiciones.

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4- Raya del Analista de Stock

Este profesional no tiene ninguna tarea muy compleja. El analista debe estar atento a la recepción del elemento solicitado y a continuación, comprobar si todo se ha entregado correctamente, para entonces avisar a la raya del departamento financiero que el pago se puede hacer sin problemas.

5- Raya del Departamento Financiero

Como se muestra en el recorte del diagrama de flujo del proceso de compras de una empresa mostrado arriba, la actividad de la raya del Departamento Financiero se resume a hacer el pago, que es donde el proceso termina.

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La gestión de procesos empresariales es una actividad compleja. Al diseñar y optimizar flujos de procesos, además de disminuir pérdidas, evitar obstáculos y desperdicios, la operación ocurre de forma más eficiente y ágil.

Y en el caso de actividades críticas como el diagrama de flujo del proceso de compras de una empresa, esa eficiencia es fundamental. Además, los flujos bien modelados son mucho más fáciles de seguir y administrar, haciendo que el trabajo del gerente sea mucho más rápido y preciso.

¿Tiene alguna sugerencia sobre este proceso? ¡Deje su comentario abajo!

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