5 ejemplos de diagrama de flujo de procesos de RRHH y por qué usarlos

Los ejemplos de diagrama de flujo de RH son cada vez más buscados.

Esto sucede porque, en una época en que la transformación digital es la palabra de la moda, todos buscan oportunidades para usar nuevas tecnologías y crear ventajas competitivas en sus negocios.

Y la automatización de procesos de RRHH es una de las tendencias que se está consolidando como forma de adecuar a los nuevos tiempos (y tecnologías), a las empresas que ven a sus empleados como socios.

El estudio de Deloitte “The future of Human Resources – a glimpse into the future” “Especuló cuatro posibles escenarios para predecir cómo podrían ser los procesos de Recursos Humanos en 2030.

Antes de tener acceso y descargar nuestros 5 ejemplos de diagramas de procesos de RH gratuitos y totalmente editables, vamos a echar un vistazo a algunos puntos de este interesante informe sobre el futuro de los procesos de RRHH.

 

RH 4.0 ¿o la vuelta de la vieja escuela del “departamento de personal”?

Usted notará que los 4 escenarios señalados por el estudio de Deloitte pueden diferir en muchos aspectos, pero todos ellos tienen en cuenta el grado de automatización de la empresa.

Vea este gráfico que forma parte del informe y muestra los cuatro posibles escenarios, y su relación con la tecnología y la manera en que los empleados se relacionan con el empleador:

Vamos a entenderlo mejor:

1- HR 4.0

En esta hipótesis, la mayoría de los procesos de Recursos Humanos son altamente automatizados.

El objetivo de las empresas será hacer lo máximo para reclutar y retener los mejores talentos, manteniendo los equipos motivados e invirtiendo en una relación ventajosa tanto para los empleadores, como para los colaboradores.

2- Welcome to 1984: Bienvenido a 1984

En una referencia al libro Gran Hermano de George Orwell, habrá un alto nivel de automatización en los procesos de RH con el objetivo de medir constantemente la eficiencia y la productividad de los empleados.

La relación entre la empresa y los colaboradores se reducirá a un mero intercambio de trabajo por dinero, que conduce también al uso de soluciones de RH estandarizadas, masificadas y de bajo costo.

Tapa del libro de George Orwell:

3- Old School in a New Sharing World: La vieja escuela de RRHH en un nuevo mundo conectado

En este escenario, no hay mucha diferencia entre trabajar en una empresa o en otra. Esto ocurrirá debido al estancamiento del desarrollo económico, lo que hará que las empresas eviten al máximo invertir en Recursos Humanos.

4- Only Humanity Matters: Sólo la humanidad importa

Las empresas se consideran asociadas al desarrollo de la carrera personal de sus colaboradores. El retorno a los antiguos valores, sumado a una perspectiva económica positiva, resulta en procesos de RH personalizados, donde la interacción personal es valorada.

¿Usted ha notado que en la mayoría de los escenarios enunciados, incluso en los considerados de baja automatización (con excepción de la “vieja escuela”), la automatización de procesos está presente de forma importante y con grandes repercusiones en la gestión de RH?

Al final, ¿cómo gestionar procesos de RH “personalizados” (escenario “sólo la humanidad importa”) sin una base de datos para conocer profundamente a sus empleados y tratarlos como los clientes de un CRM o (Customer Relationship Manager)?

Por lo tanto, independientemente de cuál de esos escenarios se consolida, es muy importante que su empresa pueda contar con procesos automatizados.

En este contexto, seleccionamos 5 ejemplos de diagrama de flujo de procesos de RH para que pueda conocerlos mejor y adoptar en su empresa.

5 ejemplos de diagrama de flujo de procesos de RH para editar y descargar

Cada ejemplo de diagrama de flujo de RH que le presentamos a continuación fue desarrollado en la plataforma BPM Low Code HEFLO.

El modelado y la documentación de procesos en esta plataforma es totalmente gratuita, basta con registrarse en este enlace: quiero modelar procesos gratis.

Con eso, usted tendrá acceso a la biblioteca de procesos listos y al software de modelado y documentación de procesos.

Usted podrá accederlo desde donde esté, mediante login y contraseña. La interfaz es muy intuitiva y fácil de usar, empleando el sistema arrastra y suelta.

Vea este vídeo tutorial antes de ver los ejemplos de diagrama de flujo de procesos de recursos humanos:

1- Reclutamiento y selección de colaboradores

Este es un ejemplo de diagrama de flujo de recursos humanos que cada vez más demuestra ser estratégico para las organizaciones.

Es fundamental atraer los talentos que dominan las competencias necesarias para cumplir las tareas que llevarán al logro de las metas del negocio.

En este contexto, automatizar este proceso hará que la selección y contratación sean más ágiles, asertivas y pasibles de que se mejoren a cada nuevo proceso selectivo.

Nuestro ejemplo de diagrama de flujo de RH cuenta con 3 rayas: solicitante, Recurso Humanos y gestor del departamento.

El proceso se inicia con el solicitante de la vacante rellenando un formulario. Pasa por diversas etapas, que incluyen la aprobación del gestor, la divulgación de la vacante, análisis y selección de currículos, entrevistas, aprobación del candidato e incluso, un correo electrónico de bienvenida.

Vea el diagrama de flujo de este proceso:

Acceda al proceso registrándose en este enlace: reclutamiento y selección de colaboradores

Vea más: Procesos de RH: Vea cómo contratar a los mejores talentos

2- Integración de nuevos empleados

Uno de los procesos más complejos de RH, la integración de nuevos empleados involucra nada menos que 5 subprocesos ocurriendo en paralelo y acciona, como mínimo, 8 agentes diferentes.

Vea este ejemplo de diagrama de flujo de RH para integración:

Entre las actividades necesarias para que la integración de un nuevo funcionario ocurra de una forma adecuada, podemos destacar:

• Registro de integración del empleado: es responsable de alinear todo el proceso, del principio al fin, haciendo que las tareas recorran los demás departamentos y los responsables, haciendo que las informaciones circulen hasta que el proceso de integración se finalice.
• Proporcionar mobiliario: este es un detalle importante para que el nuevo colaborador se sienta acogido y se integre rápidamente en la empresa. Es importante notar que el equipo de infraestructura proveerá e instalará el mobiliario, pero será el RH que hará la aprobación final.
• Proporcionar recursos de telefonía: la instalación de una línea telefónica y eventualmente la disponibilidad de un smartphone para el colaborador debe formar parte del proceso de integración.
• Conceder accesos y proporcionar activos de TI: proporcionar una computadora portátil o de escritorio, además de la configuración de contraseñas, la instalación de webmails y la configuración de otras herramientas que la empresa utilice, como un medio social corporativo, intranet, Slack y otros.
• Orientación: esta es una de las partes fundamentales del proceso de integración de un colaborador. Esto puede hacerse a través de un analista de recursos humanos que presenta a todos los demás colaboradores de la empresa, o al menos a los que trabajan directamente con el novato. Otra forma de hacerlo es por medio de conferencias de integración, cuando grupos de empleados se ambientan en una secuencia de pequeños eventos programados.

Vea más detalles sobre este ejemplo de diagrama de flujo de recursos humanos: La integración de nuevos empleados acelera sus resultados

Acceda a este proceso de RH en este enlace, basta con inscribirse gratuitamente en la herramienta:  Registro e integración de nuevos empleados

3- Solicitud de viaje

Las solicitudes de viaje demandan diversos niveles de aprobación, tanto del gestor del sector como del departamento financiero.

Además, lo ideal es que se haga una cotización de varias opciones de hoteles y pasajes aéreos y se envíe el presupuesto para que el gestor del solicitante del viaje lo evalúe.

Hay que considerar que si el presupuesto es rechazado, el proceso vuelve al departamento administrativo, que debe hacer nuevas cotizaciones y enviar una nueva propuesta de presupuesto.

Al regresar del viaje, el solicitante todavía tendrá que pedir el reembolso de otros gastos, lo que se puede hacer por medio de otro ejemplo de diagrama de flujo de RH, que veremos a continuación.

Entienda mejor todos estos detalles: Cómo controlar el reembolso de los gastos de viaje.

Vea cómo sería un buen ejemplo de este flujograma de proceso de RH:

Acceda ahora mismo a este flujograma listo para usar o editar: Solicitud de Viaje

4. Reembolso de gastos

Todas las veces que un colaborador hace un viaje de negocios por la empresa, se hace una serie de gastos de hospedaje, alimentación y desplazamiento, entre otras.

También, cuando se hacen gastos por otros motivos, como llevar a un cliente para almorzar, participar en una feria comercial o utilizar combustible, es necesario reembolsarlo.

Y hacer el control y la aprobación de todo eso, es un procedimiento complejo, que involucra a varios departamentos.

La verdad es que en la mayoría de los casos, esto se hace por medio de e-mails y el envío de facturas, o peor: se usan formularios en papel que demoran semanas para que el departamento financiero los analice, antes que se autoricen los recursos.

Crear un flujo de procesos automatizado para esto hace que todo suceda más rápido, además de permitir un control y análisis de los gastos para verificar desviaciones o procedimientos que puedan disminuir los costos.

Esta rapidez, incluso puede motivar a sus colaboradores, principalmente en el departamento de ventas, donde el reembolso de gastos es muy usado.

Analice la complejidad de este ejemplo de diagrama de flujo de RH para el reembolso de gastos e imagínese cómo sería casi inviable hacer todo esto manualmente.

La automatización es un proceso irreversible, vea:

Acceda a este ejemplo de diagrama de flujo de RH ahora mismo, basta con inscribirse gratuitamente en la plataforma: Reembolso de despensas

5- Proceso de despido de empleado

Uno de los más estresantes ejemplos de diagrama de flujo de RH es aquel que se refiere al proceso de despido de un empleado.

Los despidos siempre son un momento en que, ya sea la empresa pasa por una dificultad, busca una manera de reducir costes, y está haciendo cortes de personal, o en que el empleado mostró un desempeño que ya no atiende a los estándares de la organización.

Por lo tanto, cuanto más se pueda hacer que este proceso fluya, ágil y sin ruidos o retrasos, mejor.

Es por eso que la automatización del proceso de despido de un colaborador va a auxiliar mucho el trabajo de Recursos Humanos. Esto evita también eventuales errores de cálculo y fallas en la recolección de documentos, lo que puede acarrear incluso pérdidas financieras o procesos judiciales contra la empresa.

Este proceso demanda 3 medidas principales, que son:

• El despido del empleado, involucrando el departamento de Recursos Humanos, el gestor del departamento y el empleado;
• La eliminación del acceso y desvinculación de activos, que involucra al personal de service desk y al coordinador de sistemas;
• La verificación financiera, a cargo de un analista financiero.

Vea este modelo de diagrama de flujo de proceso de despido de un empleado:

Vea más detalles de este proceso de Recursos Humanos: ¿Cómo hacer el proceso de despido de un empleado?

Acceda a este ejemplo de proceso de RH gratuitamente y edítelo como desee: Proceso de despido de un empleado.

HEFLO es un software BPM intuitivo y fácil de usar, lo que le permite crear y automatizar procesos fácilmente.

¿Su empresa ya automatiza los procesos de RH? ¿Cuáles son los beneficios de esta práctica? Cuéntenos en los comentarios.