3 sugerencias para la mejora de los procesos en las empresas

La mejora de los procesos tiene como objetivo algo más que lograr eficiencia y eficacia.

¿Quieres saber la mejor parte?

El propósito es ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos, agregando valor en todas las actividades del proceso de producción para proporcionar la mejor experiencia al cliente que adquiere su servicio o producto.

Nuestras sugerencias de mejora de los procesos en las empresas son 3 herramientas que se utilizan para saber qué actividades deben ser modificadas y rediseñadas.

 

3 Sugerencias para la mejora de los procesos en las empresas

Hay algunos puntos importantes que se deben considerar cuando se realiza un proyecto de mejora de procesos. Son:

  • Los obstáculos que se acumulan y pueden causar retrasos en la operación
  • Los puntos de contacto con los clientes
  • Las actividades de riesgo que pueden paralizar las operaciones
  • Qué actividades agregan más valor (para mejorarlas más)
  • Cuales no aportan valor (para automatizarlas o eliminarlas).

Pero no es fácil percibir estas cuestiones, que frecuentemente son sutiles. Para estudiar estos aspectos de una manera estructurada, se han creado varias herramientas prácticas para mejorar los procesos.

Vea aquí nuestros consejos para mejorar los procesos con el uso de estas herramientas.

La mejora de procesos en las empresas con la Matriz GUT

Cada una de estas letras tiene un significado:

  • Gravedad: ¿Cuál será el prejuicio si no se toman medidas?
  • Urgencia: ¿Cuánto tiempo se tarda en tomar medidas para evitar los prejuicios?
  • Tendencia: ¿Cuáles son las proporciones de la agravación del problema?

Después de enumerar posibles obstáculos, actividades de riesgo, las actividades que no agregan valor y los puntos de contacto con el cliente, usted debe asignar notas de uno a cinco para cada una de las variables de la matriz GUT, siguiendo los siguientes criterios:

Nota Gravedad Urgencia Tendencia
5 Extremamente grave Inmediata Agravamiento inmediato
4 Muy grave Cierta urgencia Va a empeorar a corto plazo
3 Grave Lo más rápido posible Empeorará a mediano plazo
2 Poco grave Puede esperar un poco Empeorará a largo plazo
1 No es grave Sin prisa No va a empeorar

Después de dar las notas para cada actividad, multiplique los valores.

Con el resultado, haga una lista en orden descendente y descubra qué actividades deben ser mejoradas con más urgencia. Cuanto mayor sea la puntuación final de la multiplicación, las mejoras para dicha actividad se deben efectuar con más prioridad.

¿Pero cómo tener ideas de mejoras y soluciones para aplicar?

Para eso se puede utilizar la herramienta de brainstorm.

Vea también: Mejora de procesos – 7 pasos para llevar a su negocio desde donde está hasta donde usted quiera que vaya

Brainstorm

Uno de los consejos para mejorar los procesos en las empresas, que más se emplea, debido a su poder de unir el equipo para obtener resultados.

Hay varias variaciones de este modelo de generación de ideas en grupo, algunos utilizan aún más los textos escritos.

Pero lo que aporta más resultados es el modelo con interrupción, pues da tiempo para que la mente de los participantes asimilen las ideas, las desarrollen inconscientemente y las reanuden con más firmeza al día siguiente. Vea sus pasos.

  • Reunir de 2 a 8 personas.
  • Determinar alguien para anotar las ideas propuestas.
  • Todos conversan entre si y con el grupo, exponiendo sus ideas.
  • No se permite criticar las ideas de los demás, simplemente complementarlas (el objetivo es no inhibir el flujo de ideas).
  • Después de 2 a 4 horas, la reunión se interrumpe y se conservan las anotaciones de las ideas guardadas.
  • Al día siguiente se reanuda la sesión, se lee la lista de ideas y se seleccionan las 4 o 5 mejores.
  • Ahora sí, se permite criticar, cambiar y dar sugerencias para el formato de las ideas.
  • Al final de 2 o 4 horas deben estar listas 4 o 5 ideas de mejora.

Diagrama de causa y efecto

También llamado por algunos diagrama de Ishikawa, que es el nombre de su creador, es una forma muy efectiva para relacionar varias causas para un problema que se debe resolver.

Se dibuja una línea horizontal y luego se trazan otras 3 o 4 de cada lado de ella, a partir del plano de la primera línea y siguiendo en la dirección opuesta con una ligera inclinación hacia la izquierda.

El diseño es similar a una espina de pescado, que es otro nombre dado al diagrama. Vea el diagrama:

Diagrama de Ishikawa - Consejos para mejorar los procesos en las empresas

Diagrama de Ishikawa – Consejos para mejorar los procesos en las empresas

 

En el extremo derecho del diagrama, se escribe el problema a analizar.

Este proceso debe llevarse a cabo en un grupo, que define una primera causa probable del problema abordado y la escribe en la línea más cercana. A continuación, todo el mundo debe preguntarse:

¿Cuál es la causa de eso?

Y después de llegar a una conclusión, anotan en la siguiente línea la causa secundaria del problema. Deben volver a preguntarse, al menos 6 veces:

¿Cuál es la causa de eso?

De esa forma, es posible llegar a la causa original de toda la cadena de actividades que generaron el problema. Después de algunas revisiones, el grupo debe establecer sobre qué causa se debe trabajar y cómo se deben desarrollar las mejoras en el proceso para evitarlas.

Algunos argumentan que las preguntas deben hacerse siempre teniendo en cuenta las siguientes categorías de causas: método, mano de obra, materias primas, máquinas, medición y entorno. Aunque puede facilitar el descubrimiento de las causas, en algunos casos, este enfoque no es obligatorio.

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¿Conoces alguna otra idea o técnica para mejorar los procesos?

Por favor comparte tu experiencia con nuestros lectores y ¡envía un comentario!

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