Workflow e processos: entenda as diferenças

Quem trabalha com BPM costuma estar às voltas com os conceitos de workflow e processos. E mesmo algumas pessoas com certa experiência na área podem confundir esses dois termos, o que, aliás, é muito comum.

Nesta postagem, você vai entender melhor o que são workflow e processos, além de perceber claramente quais são suas diferenças.

Entenda as definições de workflow e processos

É importante lembrar que a palavra processo é usada em diversos contextos, como no jurídico, por exemplo. Neste caso, estamos nos referindo a processos de negócios.

O que são processos de negócios

Podemos definir processos de negócios com uma sequência de atividades (subdivididas em tarefas) ordenadas de forma lógica, com relações de causa e efeito entre si, e com o objetivo de fazer uma entrega de produto, serviço, informação, decisão ou outras saídas a um cliente interno ou externo.

A cadeia de processos de uma empresa, isto é, a sequência de vários processos de um negócio, visam agregar valor a um entrega final, um produto ou serviço, de forma que sua percepção de valor pelo mercado seja maior que os custos incorridos para produzi-lo.

Quanto maior for a diferença positiva entre valor percebido e custos de produção, maior tende a ser o lucro da empresa (no caso de organizações com fins lucrativos).

Nesse contexto, analisar, modelar e melhorar continuamente os processos para que sejam cada vez mais eficientes e eficazes é uma excelente maneira de tornar a empresas mais lucrativas.

Workflow e processos se relacionam neste momento, pois o workflow é uma ferramenta usada na melhoria de processos nas empresas, como veremos a seguir.

Confira mais informações nessa coleção de artigos sobre processos de negócio: Artigos sobre BPM. 

O que é workflow

Fluxo de trabalho, em português, workflow é um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitem que documentos, informações, atividades e tarefas fluam adequadamente pela empresa ou departamento de uma empresa para que os envolvidos no processo sigam sua sequência e pratiquem determinados procedimentos de forma que os objetivos do processo sejam alcançados de forma adequada.

O workflow não precisa ser necessariamente feito de forma automatizada, com auxílio da tecnologia, mas esta é, sem dúvida, a melhor maneira de utilizá-lo para se obter resultados satisfatórios. Na verdade, workflow e automatização são dois assuntos muito próximos!

Ao utilizar o workflow e suas ferramentas, diminuem-se falhas no processo, erros na transferência de dados, ganha-se tempo, confiabilidade e precisão nos procedimentos, além de se reduzir atrasos, gargalos e desperdícios.

Saiba mais. Leia nossos artigos sobre Workflow.

Diferença entre workflow e processo

Fizemos um pequeno resumo de tópicos que mostram alguns contrastes interessantes entre workflow e processos. Leia para entender melhor a diferença entre estes dois conceitos:

• Processo é uma sequência de tarefas, workflow é uma maneira de tornar essa sequência mais produtiva e eficiente.
• Processo é algo que pode existir naturalmente e ser conduzido de forma intuitiva, um workflow é analisado, planejado, modelado e automatizado consciente e com propósitos bem definidos
• Processo é a maneira como uma equipe se coordena e comunica para entregar um resultado, workflow é uma tecnologia ou ferramenta que pode ajudar a fazer isso da melhor forma
• Nem todo processo é automatizado, o objetivo de softwares de workflow é exatamente automatizar os processos
• O workflow é uma consequência da existência de processos, foi criado em função deles, portanto, é possível existir um processo sem workflow, mas não poderá existir um workflow sem o processo correspondente

Workflow é uma pequena parcela do que o BPM pode fazer pelos processos de sua empresa.

Com um software de modelagem BPMN como o HEFLO, é possível analisar, modelar e fazer melhoria em processos, além de documentá-los e automatizá-los, tudo isso na mesma ferramenta.

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