Workflow et processus : comprendre les différences

Ceux qui travaillent avec le modèle BPM se retrouvent régulièrement à traiter avec les notions de processus et de workflow. Cependant, même avec une certaine expérience dans ce domaine, il est très commun de confondre ces deux termes.

Dans cet article, nous vous proposons de mieux comprendre les notions de workflow et de processus et ainsi de pouvoir facilement les différencier.

Comprendre les définitions de workflow et de processus

Il est important de se rappeler que le mot processus est utilisé dans de nombreux contextes par exemple dans le domaine juridique. Dans notre cas, le terme processus fait référence aux processus métiers.

Quels sont les processus métiers ?

Nous pouvons définir les processus métiers comme une séquence d’activités, subdivisées en tâches et ordonnées de manière logique mettant en évidence les relations de cause à effet entre ces tâches. Ce séquençage a pour but de fournir un produit, un service, une information, une décision ou un résultat à un client interne ou externe.

La chaîne de processus d’une entreprise représente l’enchaînement de plusieurs processus au sein d’une entreprise. La chaîne de processus vise à ajouter de la valeur à une livraison finale, qui peut être un produit ou un service, afin que la valeur de cette livraison finale soit perçue sur le marché comme supérieure aux coûts de production encourus.

Dans le cas des organisations à but lucratif, plus la différence positive entre la valeur perçue et les coûts de production est grande, plus le profit de l’entreprise est élevé.

Dans ce contexte, analyser, modéliser et améliorer continuellement les processus pour les rendre plus efficace et efficient est un excellent moyen de rendre une entreprise plus rentable.

C’est lors de ces étapes que le workflow et les processus sont liés. Comme nous allons vous le détailler par le suite, le workflow est quant à lui un outil utilisé dans l’amélioration des processus dans les entreprises.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter nos articles concernant les processus métiers : Tous nos articles BPM

Qu’est-ce que le workflow?

Un workflow est un ensemble de technologies et d’outils qui permettent aux documents, informations, activités et tâches de circuler de façon appropriée au sein d’une entreprise ou d’un service spécifique d’une entreprise. Le workflow permet à ceux qui participent au processus d’effectuer un suivi du processus et de mettre en place les procédures adéquates permettant d’atteindre des objectifs escomptés.

Le workflow ne doit pas nécessairement être automatisé. Cependant, l’assistance d’une technologie permettant l’automatisation est sans doute la meilleure manière d’utiliser le workflow et d’obtenir les résultats souhaités. Workflow et automatisation sont bien souvent deux thématiques liées.

L’utilisation du workflow et ses outils permet de réduire les défaillances de processus, les erreurs de transfert de données, les retards, les goulots d’étranglement et les pertes. A l’inverse, vous constaterez un gain de temps, de fiabilité et d’exactitude dans les procédures mises en place.

Pour en savoir plus, lisez nos articles sur le Workflow.

Différence entre le workflow et le processus

Nous avons fait un bref résumé de sujets qui montrent des contrastes intéressants entre le workflow et les processus. Pour mieux comprendre la différence entre ces deux concepts, on peut souligner que :

  • Le processus est une séquence de tâches, le workflow est un moyen de rendre cette séquence plus productive et efficace ;
  • Le processus peut exister naturellement et être conduit de manière intuitive au contraire d’un workflow qui est analysé, planifié, modélisé et automatisé à des fins bien définies ;
  • Le processus est la façon dont une équipe se coordonne et communique pour livrer un résultat. Le workflow quant à lui est une technologie ou un outil qui peut aider au bon déroulement du processus ;
  • Tous les processus ne sont pas automatisés. Il faut garder en tête que le but du logiciel de workflow est précisément d’automatiser les processus ;
  • Le workflow est une conséquence de l’existence de processus. Il est créé dans le cadre d’un processus. Il apparaît donc possible de voir exister un processus sans workflow. Cependant un workflow ne pourra jamais exister sans un processus correspondant.

Le workflow est une petite partie de l’assistance que peut vous apporter un modèle BPM sur vos processus métiers.

HEFLO vous propose des logiciels de modélisation BPMN grâce auxquels il vous sera possible, dans un même outil, d’analyser, de modéliser et d’améliorer les processus mais également de les documenter et de les automatiser.

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