Quien busca un buen software de control de procesos debe tener en cuenta que, más que proporcionar datos para el control de la Cadena de valor, se utilizará para el diseño de los procesos y su mejora, continuamente.
Esto es porque el modelado de procesos sigue un ciclo de seis etapas:
- Planificación y alineación estratégica
- Análisis
- Diseño
- Implementación
- Monitoreo y control
- Mejora
Al llegar a la sexta etapa, se vuelve al principio: se alinea nuevamente la planificación estratégica de la empresa y sus objetivos con el proceso actual, se hace un nuevo análisis, se vuelve a diseñar el proceso, y así sucesivamente, en un ciclo virtuoso de la ya citada mejora continua.
En este contexto, un software de control de procesos debe ir más allá, debe funcionar tanto como un software de control de versiones del proceso, como un software de control y optimización de procesos, todo ello de forma integrada, en una única herramienta.
Así, se puede revisar todo lo que se hizo antes, se pueden probar y comparar versiones paralelas, además de muchas otras ventajas, como el trabajo en equipo, integración y colaboración, que detallaremos a continuación.
Ventajas de un software de control de procesos
Si esta herramienta BPM es un software de control de versión de proceso y optimización, el trabajo en la empresa será extremadamente facilitado, vea cómo:
1- Trabajo en equipo
El modelado, control y mejora de procesos es un trabajo que exige un equipo multidisciplinario, incluyendo entre otros, dueños del proceso, analistas, patrocinadores, oficina de procesos, consultores y una relación directa con quien está en la operación e incluso con los clientes.
Así, un software de control de procesos que permita la creación de diversas versiones mejoradas, sin perder las anteriores, y sea accesible por la nube, con actualizaciones en tiempo real, hará que todos puedan compartir ideas parciales, intercambiar sugerencias, presentar innovaciones y mucho más, trabajando al mismo tiempo.
Un proceso de un miembro del equipo puede ser editado por otro, sin que se pierda la versión anterior de su compañero, pero de forma que él ya aproveche lo que fue desarrollado.
2- Documentación
Hablamos sobre un software de control de procesos que fuera más allá: queríamos un software de control y optimización de procesos, que guardara versiones anteriores y que fuera en línea, con acceso remoto.
Y ahora, queremos aún más: queremos que este software documente los procesos modelados instantáneamente, ¡con un clic del ratón!
Sí, eso es posible y va a facilitar mucho el intercambio de información, no sólo entre los miembros del equipo, sino con otros departamentos, clientes internos y externos.
HEFLO cuenta con este recurso de generar la documentación automáticamente, con un diseño bonito y amigable, de fácil comprensión ¡y muy completo!
Vea también: ¿Cuál es el software ideal para la documentación de procesos de negocio?
3- Biblioteca de procesos: gestión del conocimiento
¿Qué tal si este software de control de procesos, ya que puede archivar versiones anteriores, contara con una biblioteca de procesos donde se pudieran estudiar los proyectos pasados que tuvieron éxito, algunos procesos o subprocesos estandarizados, y todo eso usado como inspiración para cada nuevo desafío?
Además de archivar sus procesos de forma intuitiva y práctica, HEFLO ofrece periódicamente diversos modelos de procesos listos que han sido desarrollados y probados por expertos, para que usted pueda usar y editar como desee, facilitando mucho y haciendo que usted gane tiempo en su día a día.
Vea: 5 estrategias para mejorar la gestión del rendimiento organizacional
HEFLO es un software de modelado de procesos que ha sido muy útil para diversas empresas y profesionales, vea lo que afirma Marcio Zilli:
Hace algún tiempo que buscaba alguna opción a Visio, que es caro y no tan práctico. He encontrado algunas otras soluciones, pero siempre había dificultades en el uso (nada amigable) o en el soporte que no es efectivo, o en la facilidad de aprendizaje y uso. Y cuando necesitaba todo esto, lo encontré en una simple investigación y fui avanzando y comprendiendo, recibiendo apoyo y desarrollándome. El equipo y las herramientas son excepcionales, y me he convertido en uno de sus clientes. Gracias a todos de HEFLO. Marcio Zilli – A & Z Consultoría
