Sistema de control de procesos: la mejor manera de realizar un BPM

¿Cuántos mensajes de correo electrónico usted envió hoy solicitando que alguien continuase untarea que usted concluyó?

¿Y cuántos recibió, pidiendo lo mismo, solicitando informaciones o aún recordando compromisos?

Muchas empresas todavía usan mensajes de correo electrónico para hacer el control de sus procesos, lo que es extremadamente improductivo, además de inseguro y puede causar muchos errores.

¿Cuál es la solución para ello? ¡Lea y descubra lo que es!

Vea también: Los 10 pecados del control de tareas por correo electrónico

Sistemas de control de procesos: facilite su vida y mejore los resultados de la empresa

¿Qué tal perfeccionar el flujo de trabajo de su empresa, aumentar la productividad y reducir los costos? Eso es perfectamente posible si usted tiene un buen sistema de control de procesos, también conocido como sistema de workflow.

La falta de claridad al definir las actividades y la dificultad de coordinar el progreso de los procesos de forma eficiente, han llevado a varias empresas a adoptar metodologías de gestión como BPM.

Si se implementa a través de un sistema competente, Business Process Management es capaz de proporcionar una comunicación más ágil entre los sectores de la organización. Además, la calidad de los procesos de su negocio estará en constante perfeccionamiento.

Pero, ¿qué es BPM? ¿Cómo funciona un sistema de control de procesos? ¿Usted sabe dibujar un diagrama de flujo de proceso?

¡Quédese tranquilo que lo explicaremos!

¿Usted sabe lo que es BPM?

Como se dijo anteriormente, la sigla BPM significa Business Process Management. En español, se traduce como Gestión de Procesos de Negocio.

Fundamental para empresas de cualquier porte, esa metodología de gestión tiene el objetivo de optimizar los resultados mediante la mejora continua de los procesos.

Con el BPM es posible elaborar un mapeo de todas las actividades de la empresa. De esta forma, el gestor puede analizar, definir, ejecutar, monitorear y administrar los procesos con mayor eficiencia.
Además del “plan de vuelo” proporcionado por el mapeo, el sistema BPM permite controlar la ejecución de las tareas para que todo ocurra según lo planeado.

Cuando la organización implementa el BPM exitosamente, toda su cadena productiva trabajará en sincronía para alcanzar las metas y objetivos.

¿Quiere saber un poco más? Vea en nuestro blog: ¿Qué es BPM? Definición y aplicaciones para su empresa.

Usted ya entiendió lo que es BPM, ¿pero cuáles son sus verdaderas ventajas para una empresa?

Ventajas del BPM

La empresa que no conoce sus procesos está en desventaja en el mercado. Con el BPM, los gestores están más conscientes de todo lo que involucra a la organización.

Además, cada empleado puede percibir con más claridad donde se encaja en el todo. Así, será capaz de comprender mejor su importancia en la búsqueda de los resultados de la empresa.

Pero eso no es todo. También hay otras mejoras internas. Vea:

Mayor transparencia

El BPM proporciona más transparencia, ya que todos los empleados estarán conscientes de los procesos y podrán realizar sus actividades con mayor visibilidad para la gerencia y los clientes. Vea algunas situaciones de ejemplo:

  • El cliente podrá acompañar la atención de sus demandas: en qué tarea se encuentra, qué datos se registraron en la solicitud y en cada etapa, los comprobantes generados, etc.
  • El gestor puede acompañar lo que cada colaborador está haciendo: en qué etapa de cada demanda, la cola de tareas abiertas, los plazos, etc.

Mayor control

El BPM establece una mayor disciplina entre las personas que trabajan en el proceso.

Una compra no se puede completar sin un mínimo de 3 presupuestos.

Un despido no se puede completar antes que el departamento financiero envíe información sobre las pendencias financieras.

Usted no se verá sorprendido en una auditoría por falta de evidencia.
De esta forma, el gestor tendrá mayor control sobre la calidad de tales procesos.

Mayor productividad

La eliminación de ciertos obstáculos (falta de comunicación y de claridad, por ejemplo), la facilitación de los flujos de trabajo y la concientización de los funcionarios acerca de sus actividades, contribuye al aumento de la productividad del equipo.

Mayor agilidad

El método BPM aporta fluidez a los flujos de trabajo.

En un sistema de BPM las tareas se planifican y cada acción se realiza en el momento correcto, de la mejor manera posible y proporcionando todo lo que el próximo miembro del equipo necesita para desempeñar su trabajo dentro del sistema.

Esto permite que los procesos de la empresa se vuelvan más ágiles, reduciendo el tiempo de respuesta al mercado. Este es sin duda uno de los principales beneficios de un sistema de control de procesos.

Mayor eficiencia

Al comprender mejor cómo los procesos de la empresa se deben desempeñar, los funcionarios estarán capacitados para cumplir sus funciones con más eficiencia.

La percepción de calidad por parte del cliente es mayor y así resulta más fácil que la empresa se destaque en el mercado.

Mayor seguridad

La Gestión de Procesos de Negocio aumenta la seguridad de la información dentro de la empresa.

En lugar de mensajes de correo electrónico y hojas de cálculo dispersas, todos los datos se mantienen en una base de datos.

Mejor aún si esa infraestructura es en la nube, pues el proveedor será responsable por el control y la realización de copias de seguridad. Empresas como Amazon ofrecen servicios de altísima calidad y disponibilidad, y los servicios como HEFLO, Netflix, Airbnb entre otros, confían en dichos servicios. Vea cómo funciona la infraestructura en la nube de HEFLO.

Racionalización de los costes

Los procesos más eficientes resultan en la reducción de costos operativos. Esto sucede porque las actividades, las funciones y los recursos se distribuyen de forma más racional y eficaz.

¿Quiere entender todo esto aún mejor?

Vea este video:

What is BPM? Find out the Benefits
El BPM puede ayudar a su empresa a innovar continuamente, vea también: Innovaciones en BPM: de la mejora continua a la innovación disruptiva

¿Qué es y cómo funciona un sistema de control de procesos?

Como usted pudo comprobar, el BPM es una excelente manera de conocer a su empresa a un nivel más profundo. Esto es fundamental para que la actividad final se realice como estaba planeada y se logren los resultados.

De esta forma, tanto la organización como los clientes se benefician. Pero, para que esto suceda, la empresa debe contar con un buen sistema de control de procesos que hará viable la ejecución del BPM.

Este tipo de sistema tiene como objetivo gestionar los procesos de la empresa para que se puedan aprovechar todas las ventajas del BPM. El sistema promueve la automatización de los procesos y ayuda en el análisis, diseño y modelado de nuevos procesos.

Esta herramienta proporciona el flujo y el almacenamiento adecuado de información con bastante eficacia. A partir de ahí, los datos de desempeño están disponibles para controlar y mejorar constantemente los procesos.

Actualmente, este sistema de control de procesos se puede operar de forma bien intuitiva. Las versiones más modernas, basadas en la nube, las pueden manejar fácilmente, incluso las personas con poco conocimiento tecnológico.

¿Todo esto parece un poco abstracto para usted? Entonces vea estas explicaciones de cómo funciona un sistema de control y procesos en la práctica:

Configuration of Business Process Automation
Para que usted se vea aún más convencido de estas ventajas, hemos hecho una lista para usted:

Compruebe 10 ventajas del uso de un sistema de control de procesos:

  1. Información y datos precisos y confiables accesibles en tiempo real.
  2. Las tareas tienen una definición objetiva de quienes son sus responsables.
  3. El gestor tiene mayor capacidad de delegar tareas.
  4. El trabajo en equipo y la colaboración crecen y se vuelven más efectivos.
  5. Menor ocurrencia de fallas humanas.
  6. Menos desperdicio de recursos y disminución de costos operativos.
  7. Mejora de los márgenes de beneficio de la empresa.
  8. Identificación de actividades que puedan agregar valor a la empresa.
  9. Ayuda en el proceso de toma de decisiones y en la definición de la planificación estratégica.
  10. Clientes satisfechos y fidelizados.

¿Qué obstáculos o desafíos enfrenta al intentar promover la mejora de la gestión en su organización?

¿Quiere conocer un sistema BPM incluso con más ventajas que esas?

Un sistema BPM de modelado moderno, intuitivo y hospedado en la nube

Un sistema BPM basado en la nube presenta aún más ventajas que las citadas arriba, entienda por qué:

Ventajas de un sistema de control de procesos basado en la nube:

Todos los diagramas de procesos se almacenan en una biblioteca, y se pueden consultar, compartir, e incluso editar de forma colaborativa.

Lo ideal es que estos sistemas sean bastante intuitivos y fáciles de operar, así los profesionales que no están acostumbrados con programación avanzada, logran enterarse de las optimizaciones y dar las contribuciones necesarias, pues el software tiene una interfaz sencilla, llamada BPM Low code.
Con ello, presentar nuevos flujos de tareas a los dueños de los procesos, usuarios y clientes es mucho más fácil y ágil.

Además, todos los diagramas tienen su documentación generada automáticamente, facilitando la consulta de informaciones bastante completas en cualquier momento.

De esta forma, es posible usar procesos concluídos exitosamente – y ya están listos – e incorporar esos flujos en nuevos procesos, acelerando mucho la mejora continua.

Todos estos diagramas ​​también se pueden utilizar como casos para presentar a un cliente, como ejemplo de aplicación real de la solución. Todo en línea, accesible incluso desde un teléfono inteligente.

Un sistema de gestión de procesos de negocio accesible y completo

Hacer el modelado del proceso de una forma ágil y con ayuda de un software que usa la más moderna y aceptada notación, la BPMN 2.0, ya no es algo inaccesible.

Con HEFLO usted y todos en su empresa pueden contar con esta herramienta, accesible por cualquier dispositivo móvil, y diseñar sus procesos con mucha facilidad, usando un esquema de “arrastrar y soltar”.

Además, existe una biblioteca de modelos de procesos listos para inspirarse, vídeos tutoriales en YouTube y un Blog donde se aclaran diversos asuntos relacionados con el BPM de forma didáctica, fácil de entender y están a su disposición.

BPMN Diagram Examples | Get Started Quickly on HEFLO

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