En el mercado competitivo y complejo de hoy, las empresas deben cambiar o perecer. Antes de abordar el tema de la gestión de procesos empresariales, analisemos rápidamente lo que es un proceso. Un proceso es un conjunto de acciones llevadas a cabo por una o más personas con el fin de lograr un objetivo de negocio. Por ejemplo, un viaje de negocios que un colaborador necesita hacer, es un proceso. Comienza con la necesidad de su viaje, pasa por la decisión de la fecha, dónde alojarse y cómo ir, la aprobación del responsable, la realización del viaje y el reembolso. Cada una de estas acciones es una parte del proceso.
El éxito de una organización está sumamente relacionado con la eficacia de sus procesos. Es imposible tener un producto o servicio útil que añada valor al cliente, que sea producido por empleados satisfechos, sin costos extras y que aporte grandes beneficios, utilizando procesos que no son ni eficaces, ni previsibles ni optimizados.
Aquí es donde entra la gestión de procesos empresariales. Este proyecto consiste en un análisis exhaustivo de cada proceso, a fin de comprender:
- Sus pasos.
- Quién está involucrado.
- Qué tipo de información traslada entre las etapas.
- Cuál es el propósito del proceso de negocio.
Con esta información en mano, se puede transformar y gestionar los procesos, cortar acciones dobles, deshacerse de las tareas innecesarias y automatizar tanto como sea posible. Vea: mapeo de procesos.
¿Cuáles son las dificultades en la aplicación de la gestión de procesos empresariales?
Muchas empresas luchan con este concepto. No es suficiente saber que es necesario hacer una renovación, sino cómo hacerla. Los siguientes son algunos de los puntos más difíciles en la aplicación de la gestión y la forma de superarlos.
Traer todos a bordo
La gestión de procesos empresariales puede y debe significar cambios en la forma en que los procesos ocurren. Esto puede significar insatisfacción y resistencia por parte de los colaboradores, empleados e incluso de los gerentes. Es crucial que todo el equipo esté alineado y listo cuando comienza el proceso, si no es así, el fracaso será inevitable.
Los procesos son implementados por las personas. No hay ningún punto en el cambio de todo un sistema, por ejemplo, si los que lo utilizan no creen en ese cambio. Para lograr este objetivo, junte a todos los participantes en una reunión y muestre los aspectos que van a cambiar y sobre todo por qué. Si vemos una razón y un impacto positivo que las mejoras reportarán a nuestro trabajo diario, es fácil de abrazar los cambios. Es aún más eficaz involucrar al equipo en todo el proceso, haciéndolos parte del cambio, escuchando sus quejas y sugerencias. No hay nadie mejor para dar una opinión sobre cómo manejar el proceso que los que trabajan con el mismo todos los días.
Implementar cambios consistentemente
Es fácil comenzar un proyecto y no terminarlo. Este es un problema común en las empresas de todos los tamaños. Con la gestión de procesos empresariales, eso provoca un daño aún mayor, ya que los resultados dependen de la aplicación constante de mejoras.
Es esencial contar con un profesional y un software que supervise todo el proyecto, mediante el seguimiento de todos los pasos y asegurando su implementación.
El software HEFLO BPM es un sistema fiable que permite que todos los procesos empresariales sean mapeados, modelados, ejecutados, optimizados y automatizados, aportando un estándar y una satisfacción sin precedentes.
Además, las razones, los cambios y la metodología de gestión de procesos deben introducirse en la cultura de la empresa y ser compartidos por todos, asegurando así su supervivencia con el pasar del tiempo y su eficacia.
La falta de estrategia y visión de las necesidades del cliente
Los consumidores no necesitan productos o servicios, necesitan soluciones. La gestión de procesos empresariales no sólo debe estar alineada con las necesidades del cliente, sino también anticiparlas. Aquí se necesita un estudio: ¿Cómo anticipo las necesidades de mis clientes? ¿Cuál es la mejor manera de suplirlas?
Una transformación sólo produce resultados si al final le agrega valor a los clientes. Estos resultados pueden ser internos, tales como la satisfacción del empleado, la mejora de la comunicación; o externos, tales como la felicidad de los clientes y el aumento de las ventas.
¿Mi empresa necesita una gestión de procesos empresariales?
La metodología de gestión de procesos empresariales es beneficiosa para todo tipo de empresas, de todos los tamaños. Tenga en cuenta que:
- Reducirá la redundancia en los procesos
- Construirá una plataforma sólida que satisfaga las necesidades de los clientes
- Automatizará los procesos, haciéndolos más rápidos y eficientes
- Reducirá los costos
- Reconocerá las necesidades y la importancia de las personas en el proyecto
- Implementará mejoras de manera constante y eterna
Ahora que usted ya sabe qué es la metodología de gestión de procesos, vea también qué es workflow y cómo modelar los procesos de modo que puedan alcanzar los objetivos de negocio
