¿Qué es workflow y para qué sirve exactamente?
Traducido al español, el término workflow significa literalmente, flujo de trabajo.
En la práctica, se trata de la automatización de procesos de negocio en los cuales los documentos, la información y las tareas pasan de un funcionario a otro, siguiendo una cierta jerarquía y de acuerdo con un conjunto de reglas preestablecidas.
En teoría, esta gestión se puede organizar de forma manual, pero actualmente la mayor parte del workflow se sistematiza en el contexto de la tecnología de la información, más conocido como sistemas de TI.
¿Qué es workflow desde un punto de vista tecnológico y cómo mejora los procesos de negocio?
La tecnología workflow se refiere a un conjunto de herramientas que cuando se observan bajo un punto de vista macroambiental, forman un puente entre las eventuales unidades de producción y la oficina de una empresa determinada.
Mientras tanto, si se analiza a nivel microambiental, esta tecnología conecta los sistemas de TI a la cultura de las propias empresas y por lo tanto termina conectando a los empleados con los procesos de negocio propiamente dichos.
En general, la tecnología workflow no sólo asegura la comunicación e intercambio de información entre los diferentes departamentos implicados en el mismo proceso de negocio, sino que asegura que todas las tareas sean ejecutadas por el empleado a quien fueron destinadas.
¿Y cuáles son los principales beneficios de la aplicación de la tecnología workflow a los procesos de negocio?
El razonamiento es más sencillo de lo que parece.
Una vez que todas las actividades de la empresa son sistemáticamente planificadas y controladas, y la comunicación entre los departamentos se vuelve más eficiente, en consecuencia el flujo de trabajo de la compañía será optimizado continuamente.
De esta manera, se eliminan los obstáculos administrativos durante todo el proceso, lo que inevitablemente genera una reducción de costos para la empresa, y se gana mucho en eficiencia, que de forma exponencial, aumenta la productividad.
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¿Usted entendió lo que es workflow y le gustaría incorporar esta tecnología en los procesos de su empresa?
Los profesionales que están alineados con las tendencias actuales de gestión de negocios saben que el concepto de workflow, si bien es muy importante, debe ser analizado en un contexto mucho más amplio e integral conocido como BPM.
BPM significa Business Process Management, o Gestión de Procesos de Negocio, y es un sistema tecnológico que además de la automatización de procesos, permite un mapeo detallado de la información importante.
Con este mapa en la mano, el administrador puede analizar más a fondo los procesos de la compañía y desarrollar un plan de acción para que se puedan hacer mejoras eventualmente.
¿Y usted sabe la mejor manera de aplicar el sistema BPM a los procesos de negocio de su empresa?
Vea en este vídeo el concepto de automatización de procesos de negocio (subtítulos en español):
