El mapeo de procesos es una parte clave de la metodología de gestión de procesos empresariales – Business Process Management – y es crucial si usted quiere lograr el objetivo de hacer que su empresa sea mucho más competitiva. Sin embargo, es normal que nos preguntemos cómo mapear los procesos de manera efectiva y correcta. ¿Cuáles son los errores que deben evitarse? Eso es lo que veremos a continuación.
Vea también: Mapeo de procesos.
Cómo mapear procesos, evite los siguientes errores comunes:
Si usted cree que el mapeo de procesos es fundamental para el crecimiento de su empresa, y está interesado en cómo mapear un proceso, ¡este post es para usted!
1 – Pensar en los cambios antes de entender completamente el proceso
Es fácil caer en la tentación de anticiparse y empezar a pensar en implementar cambios en el inicio del proyecto. Sin embargo, esto no es lo ideal. El mapeo de procesos se trata principalmente sobre entender y conocer el proceso. Sólo podemos cambiar lo que entendemos por completo. Pregúntese lo siguiente:
- ¿Dónde comienza el proceso y dónde termina? Defina exactamente cuál es el área de alcance del proceso.
- ¿Quién participa del proceso? Busque a todos los participantes en el proceso, todos los colaboradores y los empleados que forman parte de las actividades.
- ¿Qué tipo de proceso es ese? ¿Es un proceso de negocio, organización o de gestión? Este conocimiento será fundamental para trazar el proceso de acuerdo con el mismo. Si desea obtener más información sobre las categorías del proceso, vea: qué significa un proceso de organización.
- ¿Qué actividades y tareas se llevan a cabo en el proceso? Establezca el tipo de actividades y el orden en el que se llevan a cabo.
- ¿Qué información se transmite durante el proceso? Recopile la información que se intercambia, que va del principio al fin.
2 – No pensar en el panorama general
Si bien sabemos que la forma correcta de cómo mapear un proceso es haciéndolo de proceso en proceso, no podemos olvidar de pensar en el cuadro general, ya que esto garantizará la mejora continua. ¿Qué procesos vienen antes y aparecen después del proceso en cuestión? ¿Cómo influyen en el mismo? Quizás usted esté buscando un problema adonde el problema no existe, y los obstáculos se crean, de hecho, mediante alguna acción en otro proceso.
3 – No establecer un objetivo claro
Todas las acciones deben tener objetivos en mente, sobre todo dentro de una empresa. Iniciar un proyecto sin un objetivo en mente es una receta para el fracaso. Entonces, defina desde el principio:
- ¿Cuáles son los procesos que usted va a mapear?
- ¿Por qué usted los está mapeando?
- ¿Qué quiere lograr al final de este proyecto?
4 – No concentrarse en los procesos que tienen un resultado tangible
Hay procesos que tienen un resultado concreto, como productos, servicios, mejoras del sistema, etc. y otros que tienen un resultado más abstracto. Por ejemplo, los procesos de toma de decisiones que cambian la manera de hacer las cosas, pero no de una manera visible. Los dos tipos son fundamentales, pero el mapeo de procesos, al menos al principio, funcionará mejor en los resultados concretos. ¡Priorice y enfoque!
5 – No hablar con el equipo
Puede parecer obvio, pero muchas empresas piensan e implementan cambios sin conversar con su personal. Las personas más indicadas para informarle sobre el proceso y darle una visión realmente interna son los que trabajan con el mismo todos los días. Entonces, involucre a todos los empleados en el proyecto, escúchelos, conviértalos en partes entusiasmadas y vea cómo el mapeo de procesos traerá resultados positivos.
Consejos finales sobre cómo mapear procesos y beneficios
Una necesidad, cuando pensamos acerca de cómo mapear un proceso, es elegir un software fiable. Esto hará la diferencia entre un mapeo de procesos eficaz y un proyecto sin propósito y estructura. HEFLO es un software que permite mapear todos los procesos de su empresa de una manera efectiva y real, dando al administrador una visión real de la situación del proceso y construyendo una base sólida para el modelado, optimización y automatización de procesos.
El software HEFLO mejorará la comunicación, aumentará la consistencia, garantizará la eficacia y la eficiencia, aumentará la productividad, reducirá los costos y los obstáculos, añadirá valor al cliente, hará que su equipo sea más feliz, ¡entre otros beneficios!
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Ahora que usted ya sabe cómo mapear los procesos, vea también cómo modelar procesos y siga mejorando su negocio.
