10 fatores chave ao adquirir um sistema de automação de processos de negócios

Se você está pensando em adotar um sistema de automação de processos de negócios em sua empresa, é importante verificar algumas características apresentadas pelos diversos softwares disponíveis no mercado.

Nesta postagem, separamos 10 pontos que você deve verificar para escolher o software ideal para sua empresa.

Como escolher um sistema de automação de processos de negócios em 10 passos

1- Verifique qual sua disponibilidade de investimento

Antes de qualquer providência ou análise, defina qual será seu orçamento para a implementação de um sistema de automação de processos de negócios.

Lembre-se que pode haver um alto custo inicial, dependendo do sistema escolhido, além de despesas recorrentes como manutenção ou mensalidades.

O custo vai depender da quantidade de processos a serem modelados e automatizados. Cada processo vai precisar se conectar aos bancos de dados da sua empresa, formulários e sistemas internos para enviar e recuperar dados. O projeto pode muito bem demorar 3 meses ou 2 anos.

2- Experimente trails e versões gratuitas

Inscreva-se em todo os trails e se cadastre nas versões Freemium (gratuitas por tempo ilimitado, mas com menos funcionalidades) dos sistemas que achar mais adequados.

Não há como escolher um sistema de automação de processos de negócios sem testá-lo na prática, tanto com a equipe técnica como com aqueles que vão usá-lo no dia a dia, como usuários.

3- Está disponível para acesso remoto pela nuvem?

Um sistema de automação de processos de negócios baseado na nuvem torna a comunicação e a colaboração da equipe muito mais ágil, permitindo compartilhar fluxos de processos e, em alguns casos, até fazer a modelagem de forma colaborativa.

Essa colaboração vai deixar os processos muito mais “vivos”, adaptáveis e transformáveis por todas as pessoas e entidades envolvidas no processo. Dessa forma, a otimização dos processos fica mais fácil.

4- Verifique se é um SaaS

SaaS são softwares comercializados como serviços mediante o pagamento de uma taxa mensal. Já são uma tendência consolidada e apresentam diversas vantagens.

Ao empregá-los, não se paga por uma cara licença inicial para usar o software, mas parcelas mensais bem mais acessíveis.

Por serem utilizados via internet, dispensam instalação física nas máquinas e a cada atualização de uma nova versão do sistema de automação de processos de negócios, todos os usuários poderão contar com ela, sem pagar nada a mais por isso.

Mas fique atento!

Estar na nuvem não é uma coisa mágica.

O provedor do serviço deve atender vários requisitos de segurança e contar com uma arquitetura moderna e própria para a nuvem. Muitas empresas fazem adaptações nos seus produtos tradicionais para oferecer na nuvem.

E isso é um grande risco!

Nós do HEFLO nos preocupamos muito em comunicar como seus dados estarão protegidos e a sua operação segura. Confira detalhes da nossa tecnologia na página de infraestrutura.

5- É compatível com dispositivos móveis?

Poder verificar atualizações em processos, novas ideias e até enviar sugestões pelo celular ou tablet é uma vantagem que os profissionais de BPM não podem deixar de contar, hoje em dia.

Para quem tem a possibilidade de trabalhar home office, ou está  fazendo uma apresentação para um cliente, seja interno ou externo, ou mesmo está em trânsito, poder usar seu tablete ou smartphone para executar essas tarefas traz muito mais produtividade para a equipe e agilidade no trabalho.

Veja na figura abaixo como uma pessoa pode dar prosseguimento em um processo usando um smartphone.

6- Qual a notação usada?

O uso do BPMN, a notação de modelagem de processos mais aceita no mundo, é fundamental para que seu sistema de automação de processos de negócios seja o mais atual possível.

Veja abaixo como funciona o modelador BPMN do HEFLO, que é 100% web.

Software de automatização de workflow - Modelagem BPMNAlém disso, a notação BPMN facilita a entrada de novos membros na equipe, pois já estão familiarizados com a notação, diminuindo custos de treinamento e o tempo de integração à empresa.

O BPMN é considerado a língua franca para descrever processos de negócio!

Confira em nosso blog: Chega de atrasos, erros, desperdício e refações: faça um curso de BPMN 2.0 online

7- Procure sistemas BPMN low code

BPM low code são sistemas de automação de processos de negócios desenvolvidos especificamente para permitirem uma interação fácil e intuitiva com os usuários, sem a necessidade de que conheçam códigos de programação para fazer a modelagem e automação de processos.

Com esta funcionalidade, um sistema de automação de processos pode ser usado por muito mais pessoas na empresa, inclusive clientes do processo e seus donos, permitindo que as contribuições sejam muito mais ricas, além do desenvolvimento de melhorias mais rápidamente.

Veja também: Saiba mais sobre Plataforma Low Code e Low Code BPM

8- Verifique os procedimentos de instalação do novo sistema

Como será feita a instalação do novo sistema em sua empresa? Esse processo é demorado, demanda estudos de compatibilidade com os softwares e hardwares já existentes?

Verifique também se será necessário comprar novos equipamentos e servidores, ou reformar instalações.

É muito importante contar com essas informações antes de adquirir um sistema de automação de processos de negócios, porque isso pode implicar em custos adicionais ou até na paralisação de certas atividades operacionais da empresa.

9- Os dashboard ajudam a proporcionar uma visão sistêmica do seu negócio?

Um dos pontos mais importantes da automação de processos é poder contar com informações confiáveis sobre o desempenho dos processos em tempo real, auxiliando na tomada de decisão e no processo de melhoria contínua.

Verifique a facilidade de criar esses dashboards e como será a visualização dos dados e das informações.

Veja no vídeo abaixo como é possível criar um dashboard no HEFLO.

Confira: O que é dashboard: tudo que você precisa saber num piscar de olhos

10- Será preciso de muitas horas para treinar a equipe? Qual vai ser o custo?

O software de automação de processos de negócios é de fácil entendimento e operação intuitiva ou demandará horas de treinamento intensivo de suas equipes?

Lembre-se que além de aumentar o custo de implantação, um treinamento demorado pode atrasar o uso do sistema por sua empresa.

Alguns Software como o HEFLO proporcionam algumas horas de treinamento. Um tutorial também ajuda a entender a interface já nos primeiros minutos após o cadastro. A interface, as cores, os botões foram todos pensados para facilitar a vida do usuário e o entendimento.

Além disso, também foram criados dezenas de pequenos tutoriais para configurar automatização de processos, criação de painéis de gestão, iniciar processos com temporizadores e muito outros.

Saiba mais: A melhoria contínua nas empresas pode funcionar sem a automatização?

Se você procura um software de automação de processos SaaS e low code BPMN, conheça HEFLO.

Além de intuitivo e com interface extremamente amigável, conta com aulas em vídeo gratuitas em seu canal no YouTube, o Somos HEFLO, para que sua equipe aprenda rapidamente a tirar o melhor proveito de tudo que ele pode oferecer.

Confira um exemplo:

Aula de Modelagem BPMN com HEFLO

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