SAP Task Center

SAP Task Center n'exécute pas de workflows ; il collecte les tâches que créent les workflows d'autres systèmes :

1. Un administrateur s'abonne à SAP Task Center dans un subaccount SAP BTP et établit la relation de confiance avec SAP Cloud Identity Services.
2. Pour chaque fournisseur de tâches, l'administrateur crée une destination. SAP Task Center construit un connecteur interne par destination.
3. Lors de la première connexion, le connecteur récupère les tâches récentes dans le cache des tâches. Par défaut, la récupération initiale couvre les 90 derniers jours, ajustable jusqu'à 180.
4. Ensuite, les fournisseurs transmettent les modifications lorsqu'ils le permettent ; sinon, le cache est actualisé environ toutes les 30 secondes.
5. Les utilisateurs voient toutes leurs tâches dans une seule liste, en ouvrent le détail et agissent soit dans SAP Task Center, lorsque le fournisseur le permet, soit en choisissant Open in App pour terminer dans l'application propre au fournisseur.

Les décisions retournent au fournisseur, où le workflow se poursuit. SAP Task Center est donc une couche de fédération au-dessus des boîtes de réception existantes, et non un moteur de workflow.

SAP documente des connexions pour une longue liste de fournisseurs, notamment :

• SAP S/4HANA on-premise, SAP S/4HANA Cloud Private Edition et SAP S/4HANA Cloud Public Edition, chacun avec tous les cas d'usage d'approbation ;
• les tâches d'approbation de SAP Build Process Automation ;
• SAP SuccessFactors, SAP Ariba, SAP Concur et SAP Fieldglass pour une sélection de types de tâches ;
• SAP Cloud for Customer, SAP Marketing Cloud, SAP Field Service and Asset Management, SAP Advanced Financial Closing et SAP Build Work Zone, advanced edition ;
• les fournisseurs tiers qui implémentent l'interface fournisseur de SAP Task Center.

Chaque fournisseur prend en charge le scénario de base : recevoir une tâche, en ouvrir le détail et basculer vers l'application du fournisseur. Les fonctions comme les actions de masse, les pièces jointes, les commentaires, la réservation et le transfert varient selon le fournisseur. Consulter les listes de fournisseurs et de cas d'usage est la première étape de toute conception avec SAP Task Center.

• Une seule liste pour tous les systèmes : les approbateurs n'ont plus à se connecter à plusieurs boîtes de réception ; les tâches de SAP S/4HANA et des solutions RH, déplacements et achats apparaissent ensemble.
• Résilience grâce au cache : la liste des tâches reste disponible et rapide même lorsqu'un fournisseur répond lentement.
• Plusieurs points d'accès : les mêmes tâches parviennent à l'application web, à SAP Start et à l'application Joule Work sur mobile.
• Adapté au modèle de site SAP BTP : une tile Task Center peut être ajoutée à SAP Build Work Zone, standard ou advanced edition.
• Ouvert aux sources non SAP : une interface fournisseur documentée permet à des systèmes spécifiques ou tiers de fournir des tâches.

Pour les organisations dont les approbateurs travaillent dans plusieurs systèmes SAP, SAP Task Center est le moyen natif SAP de leur offrir une liste de tâches unique.

• Des tâches, pas des processus. SAP Task Center montre ce qui attend l'utilisateur. Le processus qui a créé la tâche, son historique et ses étapes suivantes restent dans le système fournisseur.
• La suppléance lui est propre. SAP Task Center ne prend en charge que les suppléances créées dans sa propre gestion des suppléances. Les règles de suppléance définies chez les fournisseurs, à l'exception de SAP Build Process Automation, ne sont pas reprises.
• Le périmètre du fournisseur décide. Seuls les cas d'usage et types de tâches pris en charge arrivent, et les cas d'usage nouvellement activés n'apportent que les tâches créées ou modifiées après leur mise à disposition, sauf si le cache est réalimenté.
• Des limites techniques. SAP documente des plafonds sur le nombre de destinataires stockés par tâche, des messages de service et notifications uniquement en anglais, et l'obligation pour SAP Task Center et les fournisseurs sur SAP BTP de partager un même data center.
• Davantage de mise en place côté plateforme. Identity Authentication, l'alignement des identités utilisateur, les destinations et, pour les systèmes on-premise, SAP Cloud Connector doivent tous être en place.

Ces limites sont voulues : SAP Task Center optimise l'accès aux tâches, pas la visibilité des processus.

La démarche dépend de l'option de déploiement :

• SAP S/4HANA on-premise et Private Edition : une destination HTTP de type de proxy OnPremise pointe vers le back-end via SAP Cloud Connector, avec un utilisateur de service pour le service de récupération des tâches. Une instance de service SAP Task Center dédiée permet au système ABAP de transmettre les mises à jour des tâches.
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition : les deux systèmes peuvent être regroupés dans une formation dans le cockpit SAP BTP, qui prend en charge l'authentification basique ; pour le mTLS, la destination est créée manuellement.

Dans tous les cas, les utilisateurs doivent être identifiés de manière cohérente d'un système à l'autre : SAP Task Center s'appuie sur Identity Authentication et Identity Directory, et les utilisateurs finaux ne reçoivent des tâches que lorsque leur global user ID y est configuré. SAP avertit que deux destinations vers le même système SAP S/4HANA créent des tâches en double. Connecter SAP S/4HANA à SAP Task Center est un projet de connectivité et d'identité avant d'être un projet d'interface.

1. Vérifiez d'abord le fournisseur. Confirmez dans le système source que la tâche existe et que l'utilisateur en est agent ; dans SAP S/4HANA, la tâche doit être visible dans My Inbox.
2. Vérifiez le connecteur. Dans l'administration de SAP Task Center, vérifiez si le connecteur de la destination est activé ou en erreur. Un échec de récupération du token pendant la récupération initiale désactive le connecteur jusqu'à sa réactivation manuelle.
3. Vérifiez l'identité. L'utilisateur dans SAP Task Center doit correspondre à la même personne chez le fournisseur.
4. Vérifiez le périmètre et l'ancienneté. Les tâches antérieures à la période de récupération initiale, ou d'un type de tâche non pris en charge, n'arrivent jamais.
5. Vérifiez la délégation. Les suppléants définis uniquement chez le fournisseur ne reçoivent pas la tâche dans SAP Task Center.

La plupart des tâches absentes de SAP Task Center relèvent de problèmes de connecteur ou d'identité, pas de défauts du fournisseur.