My Inbox

My Inbox est un consommateur ; les tâches elles-mêmes résident dans un moteur de workflow :

1. Un workflow, par exemple un flexible workflow pour une demande d'achat, crée un work item pour un ou plusieurs agents.
2. Le service Task Gateway collecte les tâches auprès de ses fournisseurs de tâches. SAP livre des fournisseurs pour SAP Business Workflow et SAP Business Process Management, et d'autres fournisseurs conformes au Task Consumption Model (TCM) peuvent être ajoutés.
3. L'utilisateur ouvre la tile My Inbox, qui déclenche l'intent WorkflowTask-displayInbox et lance l'application.
4. My Inbox appelle le service OData TASKPROCESSING et liste les tâches que l'utilisateur est autorisé à traiter, avec les options de décision et les attributs personnalisés que la tâche définit.
5. Lorsque l'utilisateur décide, My Inbox renvoie la décision via Task Gateway, et le workflow se poursuit dans le back-end.

Les administrateurs peuvent aussi publier des tiles propres à un scénario, par exemple une tile pour l'approbation des commandes d'achat, en limitant une tile My Inbox à certaines définitions de tâches.

My Inbox est donc une fenêtre sur les tâches de workflow, et non l'endroit où la logique de workflow est définie.

My Inbox couvre les actions quotidiennes d'un approbateur :

• Décider : approuver, rejeter ou choisir une autre option de décision proposée par la tâche.
• Organiser le travail : réserver une tâche partagée avec des collègues, la libérer à nouveau ou la transférer à un autre utilisateur.
• Traiter en masse : sélectionner plusieurs tâches de même nature et les exécuter ensemble.
• Travailler avec le contexte : parcourir, trier, filtrer et regrouper les tâches ; lire les attributs personnalisés ; consulter, charger et supprimer des pièces jointes ; ajouter des commentaires.
• Planifier les absences : créer des règles de suppléance pour les absences planifiées et non planifiées.
• Revenir en arrière : consulter les tâches terminées et suspendues dans la vue de la boîte d'envoi.

La disponibilité de chaque action peut varier selon la release et le fournisseur de tâches ; consultez la documentation de My Inbox pour votre release. My Inbox offre à chaque approbateur le même vocabulaire de traitement des tâches pour tous les scénarios.

• Une application pour de nombreux scénarios : demandes d'achat, factures, demandes de congé et workflows spécifiques apparaissent dans la même liste, avec les mêmes actions.
• Prête pour le mobile : l'application est conçue pour poste de travail, tablette et smartphone, si bien que les approbations n'attendent pas le retour au bureau.
• Conception indépendante du back-end : la couche Task Gateway découple l'interface utilisateur du moteur de workflow, et des fournisseurs personnalisés peuvent l'alimenter.
• Extensible : la SAP Fiori Apps Reference Library recense des extensions de vue et de contrôleur ainsi que des points d'extension back-end pour adapter l'application.
• Délégation intégrée : les règles de suppléance et le transfert gèrent les absences sans l'aide d'un administrateur.

Pour les utilisateurs dont les approbations proviennent d'un seul système SAP S/4HANA, My Inbox est le point d'entrée SAP Fiori standard pour le travail de workflow.

• Des tâches, pas des processus. My Inbox affiche l'étape qui attend l'utilisateur. L'origine du dossier, ce qui se passe après la décision et la durée totale du dossier sortent de son champ de vision.
• Uniquement les fournisseurs connectés. Une tâche n'apparaît que si son système est connecté via Task Gateway. Les approbations des autres applications arrivent toujours par leurs propres boîtes de réception ou par e-mail.
• Les décisions sont définies ailleurs. Les options de décision, les agents et les délais proviennent de la définition du workflow ou de la configuration dans le back-end ; My Inbox ne peut pas les modifier.
• Le contexte dépend de la tâche. Si une tâche propose peu d'attributs ou aucun lien vers le document métier, les approbateurs décident avec peu d'informations ou quittent l'application pour les chercher.

Ces limites sont voulues : My Inbox optimise le traitement des tâches individuelles, pas la visibilité du processus auquel elles appartiennent.

Partez du back-end vers l'extérieur :

1. Confirmez que le work item existe. Retrouvez-le dans SWI1 et vérifiez son statut et ses agents. Si l'utilisateur n'est pas agent, le problème se situe dans la détermination des agents, pas dans My Inbox.
2. Vérifiez que la tâche est exposée. La définition de tâche doit être affectée à un scénario Task Gateway, géré dans le Customizing sous SAP Gateway Service Enablement > Content > Task Gateway > Task Gateway Service > Scenario Definition.
3. Testez directement le service. SAP recommande d'appeler le service Task Gateway dans SAP Gateway Client (/IWFND/GW_CLIENT) et de consulter le journal des erreurs (/IWFND/ERROR_LOG).
4. Vérifiez l'alias système et les rôles. Les praticiens attribuent fréquemment les boîtes de réception vides à un mauvais alias de système back-end ou à une autorisation manquante sur le service.
5. Vérifiez la tile. Une tile propre à un scénario n'affiche que les définitions de tâches auxquelles elle est limitée.

Si la tâche apparaît mais que « Open Task » ouvre la mauvaise application, examinez la visualisation de la tâche dans SWFVISU, où le type de visualisation Intent-Based Navigation et ses paramètres définissent l'application cible. La plupart des tâches absentes de My Inbox relèvent de problèmes d'agents ou de configuration, pas de défauts de l'application.

• SAP S/4HANA on-premise et Private Edition : les administrateurs activent le service Task Gateway, connectent le back-end via un alias système et affectent le catalogue My Inbox via les rôles.
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition : My Inbox (F0862) parvient aux utilisateurs via les business catalogs des scénarios d'approbation de leurs business roles, comme SAP_PRC_BC_PURCHASING_MNGR pour l'approbation des commandes d'achat.
• SAP BTP : SAP Build Process Automation utilise sa propre copie de My Inbox dans SAP Build Work Zone, configurée via des paramètres de navigation comme la suppléance et la taille de liste. SAP recommande SAP Task Center comme boîte de réception centrale lorsque les tâches proviennent de plusieurs sources.

L'application a partout le même aspect, mais la provenance des tâches de My Inbox varie selon l'option de déploiement.