Flexible Workflow

Le flexible workflow sépare ce que SAP livre de ce que le client configure :

1. SAP livre un scénario de workflow pour un document métier précis, comme la libération des demandes d'achat.
2. Lorsque le scénario l'exige, le flexible workflow est activé dans la configuration.
3. Un key user ouvre l'application Manage Workflows du scénario et définit un ou plusieurs workflows. Chaque workflow comporte des conditions de démarrage (par exemple le montant, la société ou le groupe de marchandises ; les conditions disponibles dépendent du scénario), une ou plusieurs étapes d'approbation, les destinataires de chaque étape et des délais facultatifs.
4. Lorsqu'un document est sauvegardé, le système recherche parmi les workflows actifs des conditions de démarrage correspondantes, dans l'ordre défini par le key user ; ce qui se passe lorsqu'aucune ne correspond dépend du scénario.
5. Les approbateurs reçoivent des tâches dans My Inbox, et le statut du document évolue à mesure que les étapes se terminent.

Le flexible workflow transfère la conception des approbations des développeurs vers les key users, dans les limites que chaque scénario SAP expose.

SAP livre des scénarios de flexible workflow pour une sélection de documents métier dans des domaines comme les achats, la finance et les ventes. Les demandes d'achat, les commandes d'achat, les factures fournisseurs et les écritures de journal général en sont des exemples. Les conditions, types d'étape et actions disponibles dépendent de chaque scénario, et non du framework dans son ensemble. Consulter la liste des scénarios pour la release cible est la première étape de toute conception de flexible workflow.

• Configuration no-code dans un cadre gouverné : les key users ajustent les règles d'approbation sans développement ABAP, dans une structure conçue et prise en charge par SAP.
• Intégration native au document : le workflow est lié au document métier et à son statut, si bien que les approbations et la logique de comptabilisation restent cohérentes.
• Stabilité lors des mises à niveau : les workflows relèvent de la configuration, non de la modification, ce qui respecte le principe du clean core.
• Expérience homogène des tâches : les approbateurs utilisent My Inbox pour tous les scénarios, sur poste de travail comme sur mobile.

Pour les approbations de documents dans SAP S/4HANA, le flexible workflow est l'option la plus directe proposée par SAP.

• Limité par le scénario. Les conditions, types d'étape et actions sont ceux que SAP expose pour ce document. Aller plus loin exige les options d'extensibilité que SAP prévoit pour le scénario, comme les conditions personnalisées et les règles d'agent personnalisées, ou une autre approche.
• Un document, un système. Un flexible workflow régit l'approbation d'un seul document dans un seul système SAP S/4HANA. Les processus qui couvrent plusieurs documents, plusieurs systèmes ou des étapes hors SAP sortent de son cadre.
• La configuration n'est pas de la documentation. Le workflow configuré est la règle opérationnelle. Maintenir la documentation des processus et les politiques en cohérence avec lui est une tâche organisationnelle que le framework n'assure pas.
• La visibilité de bout en bout se reconstitue, elle n'est pas fournie. Suivre un dossier de la demande au paiement suppose de combiner plusieurs documents, journaux de workflow et applications.

Ces limites sont voulues : le flexible workflow optimise les approbations de documents, pas l'orchestration de processus de bout en bout.

1. Configurer avant de s'accorder sur la politique. Les conditions de démarrage traduisent la politique d'approbation ; rédigez d'abord cette politique.
2. Désigner des utilisateurs nommés comme destinataires. Les affectations à des utilisateurs individuels cassent à chaque réorganisation ; les rôles ou les équipes de responsabilité y résistent.
3. Des conditions de démarrage qui se chevauchent. Lorsque plusieurs workflows peuvent correspondre, l'ordre d'évaluation tranche, ce qui surprend les approbateurs.
4. Ignorer le cas sans correspondance. Vérifiez le comportement du scénario lorsqu'aucun workflow ne s'applique, et anticipez-le.
5. Confondre le déploiement de My Inbox avec la conduite du changement. Les approbateurs doivent savoir pourquoi ils reçoivent une tâche, pas seulement où.

La plupart des problèmes de flexible workflow sont des problèmes de politique et de responsabilité qui se manifestent comme des problèmes de configuration.