Habituellement, lorsqu’on parle d’un projet d’amélioration des processus, on reconnaît l’importance de l’analyse, de la modélisation des processus AS IS, de la définition des améliorations, de la refonte des processus TO BE, de sa mise en œuvre, de la nouvelle analyse des résultats et de l’amélioration continue.
Mais un point que beaucoup oublient, ou sous-estiment l’importance concerne la visibilité nécessaire pour que le projet d’amélioration des processus fonctionne correctement.
Dans cet article, nous allons voir tous les avantages d’améliorer la visibilité des processus et comment utiliser les outils de documentation de processus pour transformer l’entreprise.
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L’importance de donner plus de visibilité à un projet d’amélioration des processus
Les processus sont invisibles. C’est l’une des raisons pour lesquelles les organisations ont tellement de difficultés à les gérer de manière plus efficace et à les améliorer.
Avant l’utilisation de logiciels de modélisation de processus et autres évolutions technologiques, la perception des processus était différente, on utilisait beaucoup de papier et de documents imprimés.
C’est pourquoi, aujourd’hui encore, beaucoup continuent d’imprimer des documents et des tableaux, cherchant à donner une plus grande tangibilité aux processus, devenus abstraits.
Et malgré tous les avantages de l’utilisation de la technologie dans la gestion d’un projet d’amélioration des processus, si certaines procédures spécifiques ne sont pas suivies, il est difficile d’identifier si le processus se déroule comme prévu ou si une action correctrice doit être envisagé. Donner des réponses rapides et précises en réunions de suivi, par exemple, peut être compliqué, car toutes les informations sont stockées sur un serveur distant, quelque part dans le cloud.
Et si votre outil BPM ne s’appuie pas sur des tableaux de bord, vérifier tout cela peut se révéler laborieux.
Voir aussi: Qu’est-ce qu’un tableau de bord: tout ce que vous devez savoir en un clin d’œil
Comment rendre les processus plus visibles et tangibles?
Les entreprises qui réussissent à gérer un projet d’amélioration des processus trouvent un moyen de se transformer afin de les rendre visibles.
Pour ce faire, elles investissent du temps et des ressources dans la documentation des processus de manière systématique, en regroupant tout ce qui a été fait et en mesurant les indicateurs de performance.
Documenter les processus offre un grand avantage : donner plus de visibilité à ce qui est en train de se passer, favorisant une compréhension partagée et transparente des processus et des politiques utilisés dans l’entreprise.
De cette façon, il est possible de savoir dans quelle direction va l’entreprise, où elle devrait aller, et comment faire fonctionner un projet d’amélioration de processus pour optimiser la façon dont l’entreprise apporte de la valeur à ses clients, augmentant leur satisfaction et par conséquent, leur fidélisation.
Bien sûr, cette documentation doit toujours être accessible aux personnes impliquées dans le processus. L’idéal est d’avoir une technologie collaborative, où chacun peut envoyer des suggestions et des commentaires sur le processus, et ainsi accompagner cette transformation.
Voici un exemple: sur la page ci-dessous, l’utilisateur peut consulter les détails du processus.
Sur la page suivante, la personne qui visualise un processus sur son smartphone peut envoyer une suggestion d’amélioration.
Envoi d’une idée d’amélioration du processus
De l’autre côté, l’analyste a besoin d’un accès rapide et organisé à toutes les suggestions d’amélioration, de manière claire pour ne rien perdre :
Voir les suggestions d’amélioration des processus
Ainsi, l’entreprise peut, à chaque fois qu’un nouveau plan d’amélioration des processus sera implémenté, se transformer et évoluer vers toujours plus d’efficience et d’efficacité opérationnelle.
Étape par étape, la somme des améliorations incrémentales conduit petit à petit vers l’excellence des processus. L’entreprise développera petit à petit un avantage concurrentiel réel et tangible et une transformation durable, car les membres de l’organisation viseront toujours une plus grande efficacité au travers de l’amélioration continue.
En créant une culture de documentation et de partage des processus de manière transparente et accessible, l’attente de la prochaine amélioration sera présente dans l’ADN de l’entreprise.
Les collaborateurs comprendront que la priorité est d’améliorer la valeur finale apportée par le produit au client et que cela passe par l’amélioration continue des processus. L’effort consacré à l’amélioration des processus ne doit pas être délaissé au profit de l’innovation des produits et services.
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