Por lo general, cuando se trata de un proyecto de mejora de procesos, todos reconocen la importancia del análisis, del modelado de procesos AS IS, la definición de las mejoras, el rediseño de los procesos TO BE, su puesta en práctica, el nuevo análisis de los resultados y la mejora continua resultante.
Sin embargo, un punto que muchos olvidan, o por lo menos se le da menos importancia, es la visibilidad necesaria para que todo este plan de mejora de procesos fluya correctamente.
En este artículo, vamos a entender todas las ventajas de hacer el proceso más visible y de utilizar herramientas de documentación de procesos, entre otras, para este fin.
Para obtener más información, lea más artículos sobre la documentación de los procesos de negocio.
La importancia de dar visibilidad a un proyecto de mejora de procesos
Los procesos son invisibles. Y esta es una de las razones que hacen que las organizaciones tengan tanta dificultad en manejar los procesos de manera más eficiente y mejorarlos de forma continua.
Antes de utilizarse softwares de modelado de procesos y otras tecnologías, no era así, la percepción de los procesos era diferente, utilizando una gran cantidad de papel y documentos impresos.
Por eso, hoy en día, muchas personas todavía prefieren imprimir documentos y planillas para darle mayor tangibilidad a las abstracciones en que se han convertido los procesos.
Y a pesar de todas las ventajas del uso de la tecnología en la gestión de un proyecto de mejora de procesos, si no se usan algunos procedimientos específicos, es difícil darse cuenta si las cosas van bien y en la fecha prevista, o si algo no ocurre de la forma satisfactoria y se debe corregir.
Proporcionar respuestas rápidas y precisas a las reuniones de seguimiento, por ejemplo, puede ser complicado, porque, de hecho, toda la información se almacena en un servidor remoto en algún lugar de la nube.
Y si su herramienta de BPM no se basa en dashboards de visualización, puede ser bastante laborioso comprobar todo esto.
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¿Cómo hacer los procesos más visibles y tangibles?
Las empresas que tienen éxito en la gestión de un proyecto de mejora de procesos se las arreglan para hacerlos visibles.
Para ello, invierten tiempo y recursos en la documentación de los procesos de una manera sistemática, capturando todo lo que se hizo y los correspondientes indicadores de seguimiento.
El principal beneficio de la documentación es que le proporciona más visibilidad a lo que está sucediendo, de manera que se crea un entendimiento común y transparente de los procesos y las políticas utilizadas en la empresa.
De esa manera, es posible saber dónde va la empresa, a dónde debe ir y cómo hacer que un proyecto de mejora de procesos funcione correctamente para mejorar la forma en que la compañía ofrece valor a sus clientes, lo que los deja cada vez más satisfechos y, en consecuencia, fieles a su marca.
Por supuesto, esta documentación debe ser siempre accesible para las personas que trabajan en el proceso. Lo ideal es contar con una tecnología de colaboración, donde estas personas puedan enviar sugerencias y comentarios sobre el proceso.
Vea un ejemplo: en la página abajo el usuario puede consultar detalles del proceso:
En la página de abajo, la persona que consulta el proceso en un teléfono inteligente puede enviar una sugerencia de mejora.
En el otro lado, el analista debe tener un acceso rápido y organizado para estas propuestas de mejora, sin dejar pasar la oportunidad:
De esa forma, la organización puede evolucionar cada vez más hacia la eficacia y la eficiencia operativa en cada nuevo nivel de mejora de procesos.
A cada nueva mejora incremental que se crea, se suma, paso a paso, un poco más de excelencia, al final de varios ciclos como ese. Como resultado, la empresa va a desarrollar una ventaja competitiva real y tangible.
Y más que eso, sostenible en el tiempo, puesto que nuevas mejoras estarán siempre en el punto de mira de los miembros de la organización.
Mediante la creación de una cultura de documentación e intercambio de procesos de una forma transparente y accesible, la expectativa para la siguiente mejora estará presente en el ADN de la empresa.
Los miembros en su conjunto llegan a entender, que más que entregar productos y servicios que satisfagan las necesidades del cliente, la organización debe tener una agenda de mejora de proyectos siempre activa, para mejorar cada vez más la manera de hacer estas entregas de valor para el cliente final.
Además de una herramienta para el modelado y documentación de procesos, HEFLO también tiene un sitio web donde se pueden publicar los procesos de su empresa.
