Les 10 astuces d’efficacité professionnelle des managers

Les résultats de chaque entreprise dépendent de leurs collaborateurs et de la manière dont ils exécutent leurs tâches.

De fait, le rôle des managers est essentiel.

Après tout, aucune entreprise ne pourra parler d’augmentation de sa productivité – le véritable rêve pour toute entreprise – sans passer par la mise en place d’une gestion efficace.

Tout comme pour une équipe de football : pour que le club soit victorieux, il est essentiel d’avoir un entraîneur qui sache faire ressortir le meilleur de ses joueurs et de leurs capacités respectives.

Mais alors comment augmenter l’efficacité professionnelle et personnelle de chacun en entreprise ?

C’est l’un des problèmes qui préoccupe le plus les managers.

Ces professionnels pensent souvent que la réponse réside dans un large éventail de secrets et d’activités difficiles à réaliser.

Mais ce n’est pas le cas.

Nous allons vous exposer quelques conseils d’efficacité professionnelle adressés aux managers. Ces conseils sont de véritables habitudes de leadership à adopter par chaque personne occupant un poste de responsable.

10 conseils d’efficacité professionnelle à utiliser dès aujourd’hui

L’un des objectifs les plus fréquents des entreprises est l’accroissement de leur productivité.

C’est tout à fait compréhensible. Dans un monde où la compétitivité est de plus en plus dure, il est nécessaire pour une entreprise de savoir prendre le dessus sur ses concurrents.

Ainsi, pour obtenir d’excellents résultats, il est essentiel que toute entreprise dispose d’une gestion réellement efficace.

L’entreprise doit donc prendre en compte plusieurs facteurs essentiels, tels que les changements dans les comportements personnels et les habitudes de travail des collaborateurs ainsi que l’utilisation, lors de l’accomplissement des tâches, des outils de gestion appropriés.

Imaginez une entreprise qui n’utiliserait que les emails pour communiquer en interne.

En effet, posez-vous la question : combien de temps gaspillez-vous à envoyer des messages aux différents services pour effectuer le suivi des tâches ?

Combien d’erreurs sont régulièrement commises au cours des différents processus ?

Transmettre un e-mail au responsable de service pour valider une demande, demander au service financier de vous fournir certaines données, informer et faire approuver vos vacances par le service RH.

Ces pratiques ne sont pas caractéristiques d’un environnement de travail efficace.

Pour augmenter l’efficacité professionnelle et personnelle au travail, vous devez donc analyser et optimiser la gestion de l’entreprise.

Que diriez-vous de connaître les astuces d’efficacité de managers qui vous permettront de changer votre façon de planifier votre journée, vos tâches et d’organiser les processus métier de l’entreprise ?

1 – Planifiez votre journée

L’un des principaux conseils d’efficacité professionnelle se résume en un seul mot : planification.

Après tout, pour pouvoir coordonner toutes vos activités de la manière la plus agile possible, vous devez savoir comment les organiser.

Prenez donc l’habitude de planifier en début de matinée (ou la veille au soir) les tâches qui devront être effectuées ce jour-là (ou le lendemain).

N’oubliez pas de prendre en compte le niveau de complexité de chacune d’elles.

Ensuite, élaborez un planning pour effectuer les activités qui demandent le plus d’effort (concentration, intellectuel, créatif, etc.) le matin, lorsque vous êtes de fait moins fatigué et plus attentif.

Ainsi, réservez les tâches répétitives et courantes pour la fin de votre journée.

Ces activités, qui ne nécessitent pas beaucoup d’énergie, conviennent mieux à une période de la journée où vous serez certainement plus fatigué.

Gardez en tête cette liste de tâches quotidiennes, mais souvenez-vous : un événement imprévu peut se produire et vous obliger à réorganiser vos tâches.

Votre planning doit rester flexible et vous permettre d’apporter les modifications nécessaires au bon déroulement de vos différents projets.

2 – Réunions rapides debout

Les réunions sont nécessaires dans toute entreprise. Cependant, beaucoup de manager se sentent découragés, voir même ennuyés, à l’idée d’organiser et d’assister à une réunion.

Après tout, rester assis pendant des heures en avalant un grand nombre d’informations, parfois peu utile, n’est pas synonyme d’augmentation de l’efficacité dans l’entreprise.

De telles réunions peuvent même avoir l’effet inverse.

Ainsi, différentes méthodes se sont développées pour rendre les réunions plus productives : les réaliser debout ou même en marchant.

En supprimant l’image traditionnelle de la réunion dans laquelle tous les participants s’assoient autour d’une grande table, les réunions se tenant debout, appelées « stand up meeting » apparaissent être une bonne solution.

Grâce à ce modèle, largement utilisé par les entreprises évoluant dans le secteur des technologies, le temps des réunions devient plus « compact », les gens synthétisent en effet leurs idées.

Après tout, personne ne souhaite rester debout pendant des heures.

Par conséquent, ce processus de réunion devient beaucoup moins contraignant et permet aux collaborateurs de se concentrer sur ce qui est vraiment important. D’une manière générale, tous les participants seront beaucoup plus attentifs.

Une autre forme de réunion fortement utilisée par le fondateur de Facebook, Mark Zuckerberg, mais également par l’ancien président américain, Barack Obama, est la réunion en marchant.

Ces réunions prennent la forme d’une promenade, comme leur nom l’indique.

En plus d’être bénéfique pour la santé, la méthode est utile pour augmenter la créativité des participants. Elle les éloigne, en effet, de leurs ordinateurs et de leurs téléphones, ces appareils captant souvent toute l’attention de leur utilisateur.

Cette forme relaxante et bien moins formelle de réunion apporte également un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Cette adhésion est une source d’efficacité professionelle.

Il est important que les réunions prenant la forme d’une marche à pied se déroulent proche du siège de l’entreprise dans un environnement calme, agréable et silencieux soit le cadre idéal pour une promenade.

Autre point important, privilégiez la tenue des réunions le matin. Tous les participants seront en effet plus disposés et plus attentifs.

Il est aussi conseillé, avant de vous lancer dans une réunion-promenade, de planifier le parcours sur une carte de randonnée et, afin de ne pas perdre le fil, de lister toutes les questions devant être abordées.

3 – Organiser les tâches et les processus

Vous avez déjà entendu parler de workflow? Des outils existent pour automatiser les processus dans une entreprise – c’est à dire une série de tâches qui correspond à une activité particulière qui a tendance à se répéter de nombreuses fois tous les jours / toutes les semaines.

Cet ensemble d’outils et de méthodes gagne en importance dans un environnement emprunt aux innovations technologiques dans lequel l’idée d’augmenter la productivité est un sujet constant.

Par conséquent, réévaluez les workflow des activités principales de votre entreprise et déterminez les types de flux qui doivent retenir le plus votre attention.

Vous pouvez, par exemple, établir 5 types de flux principaux liés à votre activité principale (que d’autres entreprises ne partageront pas) et 1 type de flux générique (par exemple le processus de recrutement, d’intégration d’un employé, ou de licenciement), les examiner et déterminer comment les améliorer.

Petit à petit, vous pourrez analyser et optimiser ces flux avant de vous attaquer à la modélisation et l’amélioration d’autres processus.

Découvrez également sur notre blog comment organiser les processus :

• Les 7 fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation du workflow
• Le workflow Kanban : créer votre tableau en 5 étapes

« Le travail est un processus et tout processus doit être maîtrisé. La productivité au travail requiert donc la mise en place de contrôles adéquats du processus de travail. » Mark Zuckerberg

4 – Déléguer plus de tâches

Un responsable qui centralise la plupart des tâches est un problème majeur pour toute entreprise.

Une telle centralisation brise l’image d’un leadership hautement responsable et crée une surcharge de travail et de responsabilité sur un seul et même professionnel. De leur côté, les subordonnés risquent de développer un fort sentiment d’impuissance.

Cette situation affecte considérablement l’engagement de l’équipe et l’efficacité même des processus dans votre entreprise.

Il est important de garder à l’esprit qu’un bon leader ne cherche pas à concentrer les tâches sur sa personne et doit savoir les déléguer à ses collaborateurs subordonnés.

Il est vivement conseillé au responsable, en terme d’efficacité professionnelle, d’effectuer uniquement les tâches nécessaires et de déléguer toutes autres activités.

Cependant, en cas de délégation, il est nécessaire que le responsable définisse des délais et des paramètres d’alerte tout au long de la réalisation de la tâche. Par ailleurs, si des problèmes sont rencontrés, le responsable devra, à l’avenir, tout en délégant l’exécution de cette tâche, l’encadrer plus strictement.

Par exemple, il peut être établi qu’un e-mail sera envoyé au collaborateur lorsque 40 % du délai octroyé à la réalisation d’une tâche est passé.

De la même manière, lorsque 70 % du délai est atteint, le dossier de travail pourra être envoyé directement au responsable, qui interviendra alors directement dans le processus.

Lors d’une délégation de tâches, il est très important de préciser qui sera responsable des activités, ainsi que les délais octroyés pour sa réalisation.

Si ces données ne sont pas claires, les collaborateurs penseront que le responsable est en charge des tâches et aucune d’entre elles ne sera accomplies.

Il est également important de connaître les caractéristiques, les compétences et les faiblesses personnelles de chaque membre de votre équipe.

Vous pourrez ainsi cibler les professionnels les mieux adaptés à chacune des tâches et augmenter de fait les chances que les résultats obtenus soient conformes à ceux attendus par l’entreprise.

Déléguer des tâches peut aussi influencer les résultats propres du responsable. En effet, en concentrant moins de travail, ce dernier peut se consacrer à d’autres activités, plus stratégiques, et correspondant davantage à son rôle dans l’entreprise.

L’un des conseils de productivité les plus pertinents, mais malheureusement souvent oublié, est que chaque professionnel doit trouver un équilibre entre travail et vie personnelle.

Permettre aux collaborateurs de disposer de plus de temps libre, leur laisse la possibilité de se concentrer sur leurs problèmes extérieurs à l’entreprise, liés à leur famille ou à leurs amis, et de se sentir, en temps voulu, plus sereins et disposés à travailler.

« Le mieux est l’ennemi du bien. »

5 – Investissez dans votre équipe

Vérifiez-vous régulièrement si vous valorisez suffisamment votre équipe ? Êtes-vous en mesure de quantifier le niveau d’engagement de vos collaborateurs ?

Voilà un élément clef pour améliorer l’efficacité professionnelle de votre équipe.

Le facteur humain est vraiment déterminant pour assurer le succès – ou l’échec – de toute entreprise.

C’est pourquoi l’un des plus importants conseils d’efficacité se concentre sur ce facteur humain.

Un responsable qui cherche à augmenter l’efficacité profesionnelle au sein de son entreprise doit investir dans son équipe !

Par conséquent, portez une attention particulière au recrutement et à la sélection, mais aussi au fait de garder vos collaborateurs sur le long terme.

Essayez de donner la préférence aux personnes talentueuses, engagées et responsables.

Il est primordial de s’efforcer à maintenir leurs niveaux d’engagement envers l’entreprise.

Rien n’est plus productif qu’un professionnel qui se sent vraiment motivé dans son travail.

Alors, essayez d’être proche de vos collaborateurs en détectant les problèmes et en leur apportant constamment des retours sur leur travail.

N’hésitez pas à adresser des compliments et, même, pourquoi pas, offrir une récompense lorsque les résultats sont au rendez-vous.

N’oubliez pas d’investir dans l’envie continue de vos collaborateurs d’élargir leur connaissance. Proposez ainsi à vos collaborateurs des formations, des conférences ou des cours permettant de leur apporter de nouvelles informations pertinentes pour l’efficacité de l’équipe.

“Commencez avec des personnes compétentes, définissez des règles, communiquez-vous, motivez-les et récompensez-les. Si vous faites tout cela de manière efficace, vous ne pouvez pas vous tromper. » Lee Iacocca

Avant de connaître les 5 autres conseils pour améliorer l’efficacité personnelle et professionnelle des collaborateurs, consultez l’infographie que nous vous avons préparé à partir d’une vidéo de la Harvard Business Review.

6 – Pratiquer une activité physique

Un responsable qui pense que pour augmenter l’efficacité professionnelle au sein de son entreprise, il lui suffit de se concentrer sur son activité professionnelle, se trompe.

Prendre soin de votre santé est un facteur essentiel. Mener une vie plus saine peut influencer directement votre niveau de productivité en tant que professionnel.

Des études scientifiques affirment que le maintien d’un exercice physique quotidien est non seulement une bonne chose pour vos muscles, mais aussi pour votre cerveau.

L’activité physique permet, tout au long de la journée, d’apporter plus d’énergie au corps. Vous vous sentirez de manière générale, que ce soit au travail ou ailleurs, plus disposé et concentré.

Ainsi, restez actif. Cependant, n’oubliez pas, il faut pratiquer un exercice qui vous fait plaisir. Cela permet d’augmenter son efficacité personnelle.

Ne vous fatiguez pas, l’excuse du manque de temps pour vous rendre à la salle de sport ou faire un jogging, on la connait déjà !

Des gestes simples peuvent vous permettre d’intégrer un exercice physique dans votre quotidien comme garer la voiture plus loin du bâtiment de l’entreprise afin de marcher pendant quelques minutes jusqu’à votre lieu de travail, ou encore utiliser les escaliers au lieu des ascenseurs.

Changez ces quelques habitudes et vous en tirerez rapidement de bons résultats : vous augmenterez votre énergie au travail mais également dans votre vie quotidienne.

« Faites suivre l’action efficace d’une réflexion tranquille. Du calme de la réflexion viendra une action encore plus efficace.». Peter F. Drucker 

7 – Soyez un manager prévisible

Au sein des entreprises, la méritocratie est un sujet constant. Quelle que soit la forme prise, la méritocratie à pour objectif d’encourager les collaborateurs à rechercher l’obtention de résultats toujours meilleurs.

Afin de stimuler l’engagement de votre équipe, en plus de déléguer des tâches et d’investir dans ses membres, vous devez également être un responsable toujours très prévisible.

Vous vous demandez en quoi ce conseil peut-il être considéré comme un point d’attention influent sur la productivité d’un manager ?

Être un chef de file prévisible, c’est rendre très clair ce que les collaborateurs doivent faire pour atteindre les objectifs de l’entreprise et recevoir, le cas échéant, une récompense.

Par exemple, définissez un objectif de vente permettant d’obtenir un bonus mensuel ou indiquez clairement ce que l’on attend de chacun pour obtenir une promotion.

En sachant exactement ce qu’ils doivent faire pour atteindre un objectif, les membres de l’équipe seront plus dévoués à l’accomplissement de leurs tâches.

Le résultat ? Une plus grande efficacité !

« Vous ne pouvez pas imposer l’efficacité. Vous devez fournir les outils pour permettre aux gens de s’améliorer ». Steve Jobs

8 – Objectifs clairs

Comme nous l’avons observé précédemment, connaître l’objectif à atteindre et la manière de procéder pour atteindre cet objectif permet d’engager les collaborateurs dans l’exécution des tâches.

Par conséquent, assurez-vous que les buts et objectifs de votre équipe ou de l’entreprise dans son ensemble sont clairement définis.

Utilisez des méthodologies et des outils pour vous aider à définir clairement ce qui doit être réalisé et ainsi faciliter le partage de la réalisation des tâches du processus.

Pour augmenter l’efficacité, il est impératif que les collaborateurs soient correctement informés, ainsi qu’en mesure de suivre les avancées de réalisation et de détecter clairement les éventuels problèmes.

Par exemple, fixer un écran sur un mur visible par toute votre équipe. En affichant les résultats sur les activités et les tâches du service, vous pratiquerez la fameuse gestion à vue.

Le suivi de ces données d’avancement accroît le sentiment de réussite dans l’atteinte des objectifs établis et renforce davantage le travail d’équipe.

De la même manière, si des problèmes sont perçus, les efforts pour les résoudre seront plus naturellement déployés. Les collaborateurs se rassembleront pour contourner la situation de la meilleure façon possible.

Mais comment définir correctement les buts et objectifs de votre entreprise ?

Pour cela, vous pouvez compter sur la technique SMART.

Cette méthodologie importante consiste à analyser les buts et objectifs définis par une entreprise en considérant 5 points essentiels :

• Précis : chaque objectif doit être suffisamment clair et considéré par quiconque comme facile à comprendre.
• Mesurable : Vous devez être capable de mesurer si votre objectif a été correctement atteint, de préférence de manière chiffrée.
• Concret : vos objectifs doivent avoir une touche d’audace, mais ils doivent être concrets. Étudiez les limites de votre entreprise avant de vous fixer un objectif.

L’objectif doit être toujours pouvoir être atteint.

• Pertinent : Chaque objectif doit être pertinent et conforme aux stratégies établies.
• Défini dans le temps : Déterminer un délai et réalisable est la clé pour que les tâches soient classées par ordre de priorité.

« La productivité n’est jamais un accident. C’est toujours le résultat d’un engagement envers l’excellence, une planification intelligente et un effort ciblé.». Paul J. Meyer

9 – Utiliser la transformation numérique

La transformation numérique des entreprises est un phénomène qui se produit dans la vie quotidienne des individus et qui influence leur interaction, leur communication et leur consommation. Ce changement de comportement crée des opportunités commerciales pour les entreprises au travers de la création de nouveaux produits et services.

Cependant, mettre en pratique la transformation numérique signifie mettre en œuvre un changement vraiment significatif dans votre entreprise. Ce changement orientera les objectifs de votre entreprise vers ses collaborateurs, ses processus et ses clients.

Il ne s’agit pas seulement d’adopter de nouvelles technologies, mais de le faire dans le but de mieux répondre aux besoins de vos clients, de faciliter le travail de vos collaborateurs et d’utiliser des processus plus productifs et efficaces.

Ce phénomène est une tendance irréversible. C’est un fait, dans les années à venir, la transformation numérique déterminera le pouvoir concurrentiel de chaque entreprise sur son marché.

Plus de productivité signifie moins de sueur, rien de plus. Henry Ford

10 – Cohérence dans la productivité

Notez qu’il ne sert à rien de suivre les conseils d’efficacité cités précédemment si ces derniers ne s’inscrivent pas dans la durée.

En effet, peut-on parler d’amélioration de l’efficacité si ces changements s’appliquent pendant un ou deux mois seulement ?

Il est nécessaire que cet accroissement d’efficacité s’ancre dans le temps, devienne routinier, habituel, tout comme les processus qui rendent cet objectif possible.

Cet ancrage dans le temps est peut-être la partie la plus difficile de tout processus, mais également synonyme de véritable succès de vos stratégies.

Tout comme pour une activité physique : vous devez vous efforcer de maintenir constamment vos résultats et toujours tâcher de les améliorer.

L’athlète qui cesse de faire de l’exercice fait chuter ses performances.

Dans votre gestion, essayez de faire la même chose et persévérez pour que l’efficacité soit constante dans votre entreprise.

Le premier pas pour débuter? Arrêter de parler, et commencer à agir. Walt Disney

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