Le workflow Kanban : créer votre tableau en 5 étapes

Kanban est l’une des techniques utilisées par ceux qui emploient des méthodologies dites agiles.

La technique Kanban est née au Japon pour gérer des inventaires et des chaînes de production. Elle permet de travailler sur un système “juste à temps” dans lequel le produit ne sera mis à disposition que lorsqu’il est requis.

Parmi les fondements de la méthodologie agile Kanban, citons :

  • Le contrôle visuel du flux de tâches
  • L’élimination des pertes, retards et gaspillage
  • Le réapprovisionnement immédiat à consommation

L’idée du workflow Kanban est de créer des tableaux dont les colonnes représentent des listes d’activités consécutives et dans lesquelles des cartes représentant des tâches spécifiques circulent.

Ce tableau permet de savoir facilement à quelle étape du processus se trouve chacune des tâches, qui exécute ces tâches et d’autres détails sur son exécution.

Voici un exemple de tableau issu d’un workflow Kanban :

 

Mais comment déterminer les listes qui vous permettront de configurer votre tableau Kanban ?

Voici comment procéder, étape par étape.

Voir aussi : Lean vs Kanban : Kesako?

5 étapes pour créer un workflow Kanban

1- Choisissez des flux continus qui impliquent des activités consécutives et exercées en collaboration

Avant de commencer, il est nécessaire de travailler en workflow collaboratif. Les personnes et équipes impliquées dans les flux doivent comprendre l’importance de ce point et communiquer rapidement.

Cela n’a pas de sens de vouloir utiliser le workflow Kanban dans un processus où il n’y aurait pas de flux de tâches et d’activités consécutives.

Par exemple, les activités qui nécessitent une prise de décision immédiate basée sur des changements soudain de scénario, tels que la chirurgie, ou qui nécessitent un effort créatif et beaucoup de subjectivité, comme la direction d’un film, ne s’intègrent pas correctement dans un workflow Kanban.

2- Cartographier soigneusement chaque étape du processus

Avant de créer les listes de tâches, cartographiez le processus en prenant le temps d’en comprendre chacune de ses étapes en particulier lorsque les tâches changent réellement de main. Définir soigneusement chacune des étapes du processus est la clé pour déterminer par la suite quand est ce qu’une carte va passer d’une liste à une autre.

Par conséquent, définir qui sont les agents impliqués dans le processus peut grandement vous aider. Notez cet indice dès plus courant : lorsque vous remarquez qu’une tâche initialement assumée par une personne est prise en charge par une autre personne cela signifie qu’une nouvelle liste doit être créée.

3- Soyez conscient des goulots d’étranglement possibles

Il est important de cibler dès maintenant, si une étape du processus comprend de forte  éventualité de retard ou de manque de ressources. En être conscient vous aidera lors de la création des listes.

4- Créer les listes correspondant aux activités

Il existe une manière simple pour commencer à créer des listes avec le workflow Kanban. Définissez la liste des entrées, que beaucoup appellent «À faire» et la liste dans laquelle atterrissent les tâches terminées, généralement appelées «Terminé». .

Sentez-vous libre de personnaliser ces listes en leurs donnant un nom plus familier et lié à votre activité. Ainsi, ceux qui travaillent avec le marketing numérique, par exemple la création de textes de blog, peuvent appeler la liste d’entrée « liste des lignes directrices », ou dans le cas d’un atelier de mécanique «liste de véhicules».

La liste suivant la liste des entrées doit correspondre à la première tâche à effectuer. Il s’agit normalement d’une tâche de réflexion et par conséquent d’une liste souvent appelée à ce stade est « Plan« , ou “planification”.

Si vous cartographier l’activité d’un l’atelier, il pourrait s’agir de «diagnostic» et de création de contenu «définition de l’approche». Ainsi, en fonction du flux créé, différents noms pour les listes du workflow Kanban sont créés. Idéalement, ces noms doivent être intuitifs et faciles à comprendre.

Voir ces deux exemples de listes créées selon le workflow Kanban

Listes créées pour un atelier d’usinage :

  1. Véhicules
  2. Diagnostic
  3. Budgétisation
  4. Approbation du budget par le client
  5. En réparation
  6. Essais / Tests
  7. Mise à disposition du client / En attente de retrait
  8. Retiré par le client

Listes créées pour la création de contenu destiné à être publié sur des blogs :

  1. Lignes directrices
  2. Définition de l’approche
  3. Ecriture du texte
  4. Correction : Orthographe et grammaire
  5. Approbation du client
  6. En attente de date de publication
  7. Publié

CONSEIL SPÉCIAL: la liste “Bloquée”

Rappelez-vous nous abordions dans l’étape 3 la nécessité d’être conscient des goulots d’étranglement potentiels. Ils peuvent s’illustrer par le manque de pièces dans un atelier ou encore un délai trop long d’approbation du client dans une agence de contenu.

Pour éviter qu’une carte ne soit bloquée indéfiniment dans l’une des listes de votre tableau Kanban, il est intéressant de créer une liste « bloquée ».

Ainsi, lorsqu’une personne responsable d’une tâche réalise qu’elle ne sera pas en mesure de la réaliser pour une raison hors de son contrôle, il place sa carte dans la liste “bloquée” et signale la raison du blocage de cette carte.

Si ces types de délais et de goulots d’étranglement sont déjà pris en compte et cartographiés dans votre tableau Kanban, comme suggéré à l’étape 3, vous pouvez même définir des symboles et des abréviations qui permettront au chef de projet plus facilement et rapidement de prendre les dispositions nécessaires.

5 – Définir les couleurs pour les cartes et faciliter le contrôle

Nous avons indiqué que l’un des piliers du tableau produit par le workflow Kanban est de permettre un contrôle visuel rapide et intuitif.

Ainsi, en plus des tâches, vous pouvez définir certaines caractéristiques particulières à certaines entrées afin de faciliter l’ensemble de la gestion des processus.

Par exemple, pour inclure des précisions dans une liste, vous pouvez utiliser 3 couleurs différentes de cartes pour indiquer un état  normal, urgent ou en refonte.

Les couleurs des cartes peuvent représenter toute information pertinente pour votre entreprise : identifier pour quel client est réalisé ce travail, la langue devant être utilisée dans la version finale d’un texte et beaucoup d’autres variables en fonction de votre branche d’activité.

Découvrez nos exemples et laissez-vous inspirer : 3 exemples de tableaux Kanban créés par des experts.

Créer et modéliser des workflow de plus en plus agiles et efficaces peut également être facilité par l’utilisation de la technologie.

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