Avec la facilité que nous avons aujourd’hui grâce à internet pour faire des recherches, des cotations, demander des devis, solliciter des achats, payer et recevoir des commandes, etc., les entreprises doivent se montrer très prudentes afin de ne commettre aucune erreur, gaspillages et même éviter les fraudes.
Si d’une part les technologies de l’information et le Cloud computing ont contribué à faciliter les processus de gestion des achats, d’autre part, il faut se parer à toute éventualité pour qu’il se déroule en toute transparence et, surtout, permettant de retrouver facilement les responsables lors de toute action effectuée.
Dans ce contexte, la modélisation des processus devrait suivre un certain flux standardisé, obéissant à une série d’étapes du processus de gestion des achats et incluant plusieurs agents.
Dans cet article, en outre de connaître en détail les étapes du processus de gestion des achats, vous aurez accès à un diagramme de flux de processus de gestion des achats prêt à l’emploi et entièrement modifiable pour répondre à vos besoins.
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Les 5 étapes du processus de gestion des achats
Ce processus comprend 2 acteurs: le demandeur et le dépositaire, qui agissent dans deux lignes d’eau et une piscine. En outre, il faudrait peut-être déclencher un autre processus, celui de l’achat, dans une autre piscine.
1- Demande d’achat
Dans cette étape, le demandeur remplit un formulaire de sollicitation et l’envoie au dépositaire.
Il doit y détailler tous les articles relatifs à la demande, en précisant les quantités, le descriptif et la date de livraison.
2- Vérification du stock
Lorsqu’il reçoit la demande, le dépositaire doit vérifier la disponibilité des articles demandés.
S’il n’est pas en mesure de les fournir au demandeur, ou si le niveau des stocks a atteint le seuil minimal, il doit notifier au demandeur que l’article est en rupture de stock.
3- Sous-processus de livraison des articles ou notification d’article indisponible
Comme nous l’avons dit précédemment, dans l’étape antérieure au processus de gestion des achats il y a un Gateway.
Les procédures à suivre sont au nombre de deux : prévenir le demandeur qu’il y a un élément indisponible, ou démarrer le sub-processus de livraison de l’article au demandeur, tel qu’expliqué dans la figure ci-dessous.
Le sous-processus comporte les tâches suivantes : vérification de la demande, mettre de côté les articles et les notifications, envoi des achats et communication de l’envoi.
Voir aussi : Gateways : exclusifs et inclusifs et bien d’autres !
4- Demande d’achat
Lors de cette étape du processus de gestion des achats, si on a reçu une notification d’article indisponible, le demandeur devra remplir un bon de commande avec un autre département (dans une autre piscine), celui des achats.
Il est important de souligner que cette responsabilité appartient au demandeur et non au dépositaire. De cette manière, il est reporté qui est à l’origine de la demande et devra se responsabiliser pour l’achat.
5- Confirmation de réception
À la dernière étape du processus de gestion des achats, indépendamment du fait qu’il ait été livré directement par le dépositaire, ou via achat par le département des achats et remis au dépositaire pour le livrer au demandeur, il est important que deux tâches soient effectuées :
La communication d’envoi des articles de la part du dépositaire, et la confirmation de réception de la part du demandeur, afin que les derniers faits soient correctement documentés.
Lire aussi : Contrôle des non-conformités : clients satisfaits
Achats spécifiques
Le processus de gestion des achats que nous vous avons présenté plus haut est générique et doit être adapté à la réalité de votre entreprise.
Dans le cas des médicaments, par exemple, ainsi que pour du matériel explosif, inflammable, toxique, rare, très précieux, munitions ou autres, des étapes, tâches et même des agents complémentaires devraient être inclus dans le processus.
La même chose se produit pour les processus de gestion des achats dans les organisations gouvernementales où la confidentialité, discrétion et, surtout, la traçabilité sont des points extrêmement importants.
Avec HEFLO, le logiciel BPM gratuit en ligne, vous pouvez très facilement et très rapidement faire n’importe quelle adaptation dans vos flux de processus de gestion des achats.
Avec le « drag and drop », l’édition des processus est très facile et il vous suffit de cliquer sur un élément pour le modifier ou le documenter. Les menus sont suffisamment intuitifs pour aisément insérer des textes, définir des piscines, des lignes d’eau, des agents, des types de gateways, ou autres, et font en sorte que l’activité de modélisation des processus soit plus pratique et agréable, en faisant l’usage d’un moderne concept de BPM Low Code.
En savoir plus sur ce sujet : Les 10 questions pour choisir un Low Code BPM pour votre entreprise
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