Practical Process Improvement (PPI) se puede traducir del inglés como Mejora Práctica de Procesos. Es una metodología que predica una forma intuitiva y práctica para mejorar los procesos de la empresa a través de la implicación de todos los empleados de la organización participando activamente.
Se considera tan sencillo que muchos defienden que se puede implementar en la empresa sin necesidad de consultores externos o interferencia de profesionales ajenos a su negocio.
El método consiste en 8 pasos que todos deben seguir. Antes de eso, se deben tomar algunas medidas:
Practical Process Improvement, medidas iniciales:
- Dividir a los empleados en equipos, cada uno con un propósito específico que se refiere a un problema importante de la empresa.
- Los equipos ideales tienen de 5 a 7 personas y un facilitador.
- Los directivos de la empresa deben definir cuáles son los proyectos prioritarios de la empresa y delegarlos a los equipos formados.
- Los empleados tienen que estar capacitados en el método PPI.
- El entrenamiento para la Mejora Práctica de Procesos tiene una duración de 5 días, a tiempo completo, o se puede distribuir a lo largo de algunas semanas.
El objetivo principal de la metodología de la mejora práctica de procesos es hacer que las organizaciones resuelvan sus problemas de una manera práctica y objetiva, utilizando los recursos que la empresa ya tiene a su disposición.
Los 8 pasos Hacia la Mejora Práctica de Procesos
Paso 1: Declaración de la Misión
- Identifique el problema
- Defina los límites
- Desarrolle las métricas
- Identifique a los participantes
- Fije los Objetivos
Paso 2: Proceso actual
- Historial
- Diagrama de flujo. Conozca una herramienta de modelado y cree su cuenta gratuita.
- Identifique los pasos clave del proceso
- Recopile los datos
Paso 3: Simplificar los procesos
- Busque desperdicios y problemas evidentes
- Elimine todos los desperdicios y problemas evidentes
Paso 4: Analizar los datos
- Identifique las posibles causas
- Utilice las herramientas de mejora
- Compruebe con los datos.
Paso 5: Encontrar soluciones
- Evalúe las soluciones con datos
- Identifique a los participantes
- Identifique las barreras
- Desarrolle un plan
Paso 6: Probar soluciones
- Realice una prueba de PDSA: Plan (Planificar), Do (Hacer) Study (Estudiar), Act (Actuar)
- Estudie los resultados
- Tome las acciones necesarias
Paso 7: Normalización
- Describa el nuevo proceso
- Desarrolle un plan
- Asegúrese de que todas las acciones se han completado
Paso 8: Planes futuros
- Desarrolle una lista de elementos no resueltos
- Decida las próximas actividades y la participación de los equipos
Después de completar el paso 8, el método de mejora práctica de procesos determina que se reanude el paso 1, para crear un ciclo de mejora continua que siempre dará lugar a mejores resultados y procesos.
Diferencias entre la Mejora Práctica de Procesos y otros programas
Según su creador, Ed Zunick, la mejora práctica de procesos presenta varias ventajas sobre otros programas de mejora:
- El propósito de la MPP es aumentar los ingresos y reducir los costes por medio de la mejora continua.
- El resultado es un desarrollo de mejoras que crea el crecimiento rentable, este es el enfoque: hacer que la empresa sea más rentable.
- La innovación, la creatividad y la búsqueda de nuevas soluciones tienen un papel clave en la metodología de Mejora Práctica de Procesos.
- Los niveles de calidad o las técnicas de “team building” no forman parte de los objetivos de la MPP. El objetivo se materializa al ganar la lealtad del cliente, con la participación de todos los miembros de la empresa y sin medir esfuerzos.
- La participación de los integrantes de la empresa en su conjunto tiene como objetivo generar ganancias en todas las etapas de la cadena de valor, de modo que cada uno contribuya al aumento de los ingresos y reducción de los costos mediante la optimización de la empresa de forma integrada.
- Uno de los secretos de la MPP es su simplicidad, el uso de métodos y herramientas a la vez potentes e intuitivos, que la lleva a grandes resultados.
- Ni los consultores externos, ni los expertos, ni el departamento de calidad ni los “peces gordos” de la jerarquía superior de la compañía serán responsables de las mejoras y aumentos de la productividad: la empresa en su conjunto estará involucrada en la creación de grandes ideas y soluciones aún mejores.
¿Cómo logra resultados la Mejora Práctica de Procesos?
Son tres aspectos fundamentales:
La gestión integrada en todos los niveles:
Los gerentes de alto, medio y primer nivel deben trabajar juntos, combinando la experiencia con sangre nueva (¡y nuevas ideas!). Todos tienen funciones y tareas importantes que cumplir para desarrollar en armonía en cada equipo, cuyos objetivos son siempre claros: aumentar la rentabilidad de la empresa.
Centrarse en la lealtad de los clientes:
Valorizar la fidelidad y la lealtad en un entorno de mucha confianza. Mejorar la eficiencia de los procesos no es el objetivo, ¡sino un medio para crear la fidelidad del cliente!
Optimizar las operaciones de la empresa:
No sólo la producción, sino que todos los procesos que intervienen a lo largo de toda la cadena de valor. Y esto, por supuesto, puede incluir a los proveedores, prestadores de servicios, agencias gubernamentales e incluso a los clientes.
En resumen, la Mejora Práctica de Procesos (MPP) es casi una filosofía que se basa en la participación de todos los integrantes de la empresa, sin excepción, en la búsqueda de la rentabilidad para el negocio y la lealtad del cliente a través de un método cíclico de 8 pasos.
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