Un motor de workflow (Workflow Engine) es un software diseñado para ayudarle a gestionar sus procesos.
Tomemos como ejemplo un proceso que para acabarlo, tiene que pasar por una serie de personas o departamentos. Esto requiere tiempo y gasta recursos, ya que la información tiene que fluir correctamente entre todos.
Para poner un anuncio en una página web, por ejemplo, se siguen los siguientes pasos: el sector de marketing crea la idea, el escritor escribe el anuncio, el editor lo revisa, el departamento legal lo revisa nuevamente, el anuncio se publica en línea en un proveedor de prueba, el gerente aprueba el anuncio y se coloca en el sitio.
Este es un proceso, que los participantes realizan parte por parte.
Si no es automatizado, este proceso será un desperdicio de tiempo y dinero. Se deben intercambiar mensajes entre los responsables para que sean conscientes de que las tareas se han cumplido, se pierde tiempo y el proceso no fluye de manera efectiva.
Con un motor de workflow, todo este proceso puede llevarse a cabo mucho más rápido.
Los participantes reciben una notificación tan pronto como su parte del trabajo está disponible para su ejecución, el software envía la información necesaria y actualizada e incluso ofrece sugerencias inteligentes como “esto parece un trabajo para el sector de marketing, enviarlo a Marcos.”
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Funciones de workflow engine
Todas las tareas y acciones se definen, así como las reglas y cómo se deben completar las tareas. No sólo eso, el motor de workflow también determina qué acciones vendrán a continuación, y cómo están conectadas exactamente. Tal vez en un proceso las tareas no sean secuenciales, sino simultáneas. El software lo entiende y actúa de acuerdo a esa información.
El motor de workflow asigna tareas a una persona, grupo de personas, departamento o a una máquina. Mientras que las asigna, el motor de workflow comunica toda la información necesaria a los participantes.
Cuando se completa una tarea en particular, se asigna otra acción automáticamente. Es una cadena de eventos, controlada de manera inteligente por el motor de workflow.
El software pone todo junto, controla el proceso y ayuda a implementarlo de una forma rápida, eficiente y que ahorra dinero.
Beneficios del motor de workflow
- El motor de workflow facilita el intercambio de información, de tareas y eventos.
- Todos tienen acceso a la información actualizada, necesaria para la ejecución de la tarea.
- Todo el proceso es fácil de entender.
- El motor define un tiempo máximo para la ejecución de las acciones, haciendo que el proceso sea más rápido.
- Los obstáculos se vuelven fáciles de identificar, ya que podemos ver claramente en qué parte está el proceso.
- Los motores de workflow memorizan la información sobre los clientes y la historia de los participantes.
- Asignan los procedimientos de forma inteligente y economizan tiempo en los procesos de decisión.
- La cantidad de correos electrónicos, papeles y circulares disminuye considerablemente, por lo que se gasta menos dinero, tiempo y recursos.
- La automatización trae la certeza de que no se pierde información.
¿Cómo implementar un motor de workflow?
Como se puede ver, hay muchas ventajas al utilizar un software de motor de workflow. No obstante, es importante recordar, que un proceso sólo puede ser introducido en el software y automatizado eficientemente si antes pasa por un proceso de mejora continua. BPM (Gestión de Procesos de Negocio) hace este trabajo.
Antes de la automatización, estos son los pasos a seguir:
- Identifique el proceso: ¿cuáles son los procesos que deben ser mejorados?
- Haga el mapeo del proceso: entienda los pasos, los participantes, la información intercambiada y la meta.
- Modele el proceso: elimine los obstáculos, desperdicios, acciones duplicadas y modele el proceso de una forma nueva y mejorada.
- Implemente el proceso: realice el proceso de la nueva forma, y traiga a todos a bordo.
- Optimice el proceso: compruebe lo que funcionó y lo que no funcionó, busque nuevos puntos de mejora y mejórelo otra vez.
- Automatice el proceso: este es el momento de tornar los procesos automáticos y utilizar el mejor motor de workflow disponible.
Para llevar a cabo ese proceso, busque siempre un software preparado y ¡vea cómo aparecen los resultados! El software HEFLO BPM es un sistema de gestión de workflow que permite al analista de procesos mapear, modelar, optimizar y automatizar los procesos en todas las áreas de la empresa de una forma eficaz y eficiente.
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¡Ahora que ya sabe lo que es el motor de workflow, entienda la notación de procesos y comience su proyecto!
