Una empresa realiza varios procesos en su día a día. Quizás usted pasa por las mismas etapas siempre que revisa una queja de un cliente, o produce su producto de la misma manera, o hace un informe de la misma forma constantemente.
Los resultados de la ineficiencia de los procesos son bien conocidos. Clientes insatisfechos, colegas de trabajo estressados, trabajos duplicados, desperdicio y disminución de la productividad, son sólo algunos de los ejemplos que podemos mencionar. La mejora de los procesos es muy importante para el crecimiento e incluso para la supervivencia de una empresa, en vista del mercado competitivo que tenemos hoy.
Paso a paso hacia la mejora de los procesos
La mejora de procesos es un concepto que tiene como objetivo mejorar una empresa mediante la mejora de sus procesos. Existen numerosos beneficios que vienen con la optimización de procesos, como evitar errores, reducir los costes y los desperdicios, aumentar la rentabilidad, mejorar la comunicación entre las personas y los diferentes sectores, entregar valor al cliente y asegurarse de que el producto o servicio se entregará al cliente con eficiencia y eficacia.
¡A continuación organizamos una lista de los procedimientos a seguir para poner en práctica la mejora de procesos en su empresa y cosechar los frutos!
Mapear el proceso
Esto es crucial. No podemos mejorar lo que no entendemos. Decida cuál proceso desea mejorar y haga un detalle de sus etapas usando un diagrama de flujo o flowchart. Identifique los sectores que necesitan mejoras y trátelos siempre con prioridad. ¿Cuáles son los obstáculos? ¿Dónde se sienten frustrados el cliente o el empleado? ¿Dónde hay repetición del trabajo? Crie objetivos claros y concretos para lograr durante la mejora de procesos, para que más tarde sea posible medir el nivel del logro. Sea específico y realista, determine lo que hay que mejorar y en cuánto tiempo debe ocurrir. ¡Lea más sobre el mapeo de procesos en nuestra página web!
Traiga a todos a bordo
Comuníquese siempre con las personas involucradas, desde los que se ocupan del proceso diariamente hasta aquellos que son afectados por el mismo. Los talleres y reuniones de gestión son buenas maneras de preparar el equipo para los futuros cambios. Asegúrese de que todo el mundo entiende su papel en el proyecto. Si todos perciben cómo estas mejoras en los procesos afectarán su trabajo, la satisfacción del cliente, la productividad y la rentabilidad, es fácil entusiasmarse y hacer el trabajo. ¡Por eso, comuníquese con claridad y sea el ejemplo!
Diseñe el proceso nuevamente
Ahora es el momento de reunir la información recopilada en el primer paso, con las personas involucradas. ¿Cómo se llevarán a cabo los cambios deseados? Una reunión de intercambio de ideas, o brainstorming puede ser una buena manera de empezar, ya que las personas que tienen que ver con el proceso son las más indicadas para dar una opinión sobre cómo se implementarán las mejoras. Establezca escenarios y vea cómo funcionarán las ideas en una situación específica. Rediseñe el proceso para que fluya mejor y sea más eficaz, vea cómo hacerlo.
Implemente los cambios
Esta es la etapa de la mejora de los procesos donde los cambios comienzan a ocurrir. Es el momento en que el nuevo proceso se pone en marcha, y debe ser vigilado desde el principio. Los funcionarios, empleados y gerentes deben dar el ejemplo y adoptar los cambios desde su inicio.
Ejecute el proceso
Ejecute el nuevo proceso diariamente, siempre verificando la existencia de posibles obstáculos y puntos de mejora. Ahora es el momento de ver si los cambios concebidos, de hecho funcionarán en la vida real. Siempre es muy importante recibir comentarios de las personas involucradas, y reunir información (hechos y cifras), que se utilizarán más adelante.
Controle
Este es un paso que, idealmente, debería realizarse durante toda la mejora del proceso. Es a través del seguimiento de los procesos que podemos comprobar lo que funcionó y lo que no funcionó, lo que puede incrementarse aún más y lo que no requiere cambios. Controlar significa recopilar la información concreta sobre la base de datos y cifras, porque sólo entonces podremos tener una visión completa y real de la organización. Entienda exactamente cómo controlar sus procesos haga clic en el enlace.
Optimizar
¡Es hora de empezar todo de nuevo! Después de ejecutar y controlar, seguramente encontraremos espacio para nuevos cambios, y esto determinará el inicio de un nuevo proyecto. Siempre hay espacio para la mejora de los procesos y por lo tanto, de la empresa. Si esto está determinado por la cultura de la empresa y es valorado por todos, los beneficios aparecen y la empresa prospera.
Como hemos visto, la mejora de procesos es un proyecto cíclico, que debe llevarse a cabo de manera continua para que funcione. HEFLO BPM es un software que le permitirá implementar estas mejoras en los procesos de forma sencilla y eficaz, ya que mejora la comunicación dentro de la empresa y permite a los administradores modelar, mapear, analizar, implementar y ejecutar los procesos, lo que resulta en una mayor satisfacción del cliente y los empleados, el aumento de la productividad y la reducción significativa de los gastos.
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