Mapeo de procesos, una metodología para un mejor control

¿Alguna vez ha pensado en la reducción de costes, ahorrar dinero y ampliar la capacidad de gestión de su empresa? Una de las mejores maneras de hacer esto es comprendiendo y aplicando de una vez por todas, la metodología de mapeo de procesos en su negocio para ganar más control sobre la gestión y medir los resultados de una forma más asertiva.

Conozca más profundamente la metodología de mapeo de procesos AS IS y la metodología  de mapeo de procesos TO BE.

¿Pero qué es un proceso?

El proceso es un conjunto de actividades que se producen en secuencia gradual y producen un bien de servicio. También se puede definir como la unión de acciones donde hay un principio, un medio y un final. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este “principio” no es necesariamente algo material y puede ser una información, por ejemplo. Es a través de los procesos que las empresas ejercen sus funciones, conquistan sus respectivos objetivos y gestionan sus actividades de manera eficaz.

¿Cómo identificar los procesos?

Después de entender qué significa proceso, hay que tener en cuenta cómo organizarlos. Se pueden dividir en procesos auxiliares, que basándose en las funciones de la empresa, abarcan desde el primer contacto con el cliente hasta la entrega del material final, y procesos indispensables, que son los más internos, relacionados con el enfoque de la propia empresa.

Conocer bien la metodología de mapeo de procesos significa entender y clasificar un conjunto de personas, equipos, información, procedimientos y materiales relacionados con las actividades, para identificar cada proceso, quién lo realiza y la forma en que se ejecuta, con la finalidad de observarlo, comprenderlo y mejorarlo.

Entienda paso a paso cómo ocurre prácticamente un mapeo de procesos: 7 fases importantes para el mapeo de procesos de BPM.

Lista de verificación para desarrollar su propia metodología para el mapeo de procesos

Para iniciar su mapeo compruebe la lista a continuación y responda a las preguntas que se presentan para listar los principales objetivos y métricas de análisis y acción.

  • ¿Cuáles son los eventos que inician cada proceso?
  • ¿Cuál es el objetivo al final de cada proceso?
  • ¿Cuáles son las personas involucradas?
  • ¿Cuáles son los sectores o departamentos que están involucrados con el proceso?
  • ¿Quién es el dueño del proceso (responsable del proceso)?
  • ¿En qué casos existirán excepciones administrativas?
  • ¿Cuáles son las metas de los procesos?
  • ¿Cuáles son los indicadores de rendimiento (KPI)?
  • ¿Qué métricas se deben usar?
  • ¿Cuáles son los recursos necesarios para la ejecución de los procesos?
  • ¿Qué documento se debe adjuntar?
  • ¿Cuáles son las principales actividades que se deben realizar?
  • ¿Quién llevará a cabo estas actividades?
  • ¿Cuáles son las principales interfaces con otros procesos?
  • ¿Cuáles son los sistemas informáticos o aplicaciones que soportan el proceso?
  • ¿Cuáles son las reglas del negocio?
  • ¿Cuál es el volumen / cantidad / frecuencia de ejecución del proceso?
  • ¿Tendré restricciones?
  • Si existen riesgos, ¿cuáles son?
  • ¿Qué tipo de proceso: negocio o apoyo?

¿Cuál es la importancia de mapear un proceso?

El mapeo de procesos proporciona el conocimiento de los diagramas de relaciones internas y externas a través de representaciones gráficas que muestran el flujo operacional y la interrelación entre los diferentes procesos dentro de una empresa.

Otro punto importante es la construcción de sistemas de medición (indicadores de rendimiento) que evalúan la ejecución de las tareas, la medición de los resultados, los costos, la producción y la productividad en tiempo real.

El mapeo de los procesos se basa en organizar y sobre todo, definir con absoluta claridad lo que hace una empresa, cómo procede y quiénes son los responsables de cada paso.

Además, el mapeo de procesos también se traduce en economía de materia prima, por ejemplo, pues con su aplicación, el empresario economiza los gastos innecesarios, ya que tiene más control sobre las actividades, el tiempo y el material.

Por lo tanto, aplicar la metodología correcta para mapear todos los procesos es de vital importancia para la salud financiera y creativa de una empresa.

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