Mapeo de Procesos

Rediseño de procesos BPM – Definición y concepto

Cuando comenzamos el mapeo de procesos de una empresa, el primer resultado que encontramos es lo que llamamos mapeo de procesos AS IS, que es una radiografía de la situación actual de cada proceso: cómo se realiza, quiénes son los responsables, cuáles son las mayores dificultades, debilidades y oportunidades de mejora.

Después de este estudio se inicia el trabajo de documentación, proyección y definición de la situación futura que esperamos de la operación del proceso, comúnmente llamado TO BE- que está representado en flujo o diagrama – también conocido como rediseño o modelado.

Así que lo que se conoce como el rediseño de procesos TO BE, es la forma en que el proceso debe funcionar en el futuro, con la incorporación de mejoras identificadas durante el mapeo de procesos AS IS junto con las mejores prácticas del mercado.

Por lo tanto, el rediseño de procesos es una importante iniciativa BPM de cambio en busca de grandes mejoras en la productividad, en el tiempo de ciclo y en la calidad.

El rediseño de procesos tiene como objetivo principal, mejorar los procesos del negocio de extremo a extremo, trayendo beneficios como la reducción de costos y tiempo de ciclo (por la eliminación de actividades improductivas) y la mejora de la calidad (mediante la reducción de la fragmentación de la obra) estableciendo una clara responsabilidad por los procesos a todos.

Rediseño de procesos – Proyectando el nuevo proceso

Este paso consiste en rediseñar el actual proceso defectuoso. Se inicia tan pronto como se complete la etapa de análisis del proceso actual. El proyecto de un nuevo proceso se desarrolla para cumplir con los nuevos objetivos y estrategias de la organización, los cambios de base tecnológica, las alteraciones de las expectativas del cliente, los cambios legales, la obsolescencia de los sistemas y equipos, corregir las disfunciones verificadas e incorporar las mejoras necesarias.

La concepción del nuevo proceso comienza con el equipo de rediseño revisando todo el trabajo realizado en los pasos anteriores, los problemas a resolver, la innovación a realizar y los criterios y objetivos fijados para el rediseño.

Basados en esta información y después de perseguir a conocer otras prácticas a través de la evaluación comparativa de organizaciones similares que puedan proporcionar apoyo al proyecto a ser desarrollado, el equipo de rediseño elabora el mapa del nuevo proceso, más optimizado en relación al actual, incorporando el máximo posible de mejoras.

Ejemplos de directrices de rediseño que se pueden adoptar:

  • Cambiar el enfoque de los procedimientos internos para atender las demandas.
  • Eliminar todas las pérdidas por retrasos, obstáculos administrativos, actividades duplicadas, actividades que no añaden valor al cliente, etc.
  • Reducir la variación en el rendimiento del proceso.
  • Mejorar la comunicación entre los sectores.
  • Automatizar lo que sea posible, sacando el máximo provecho de la TI.
    Estandarizar el servicio.

Después de la elaboración del mapa del nuevo proceso, el equipo establece todas las recomendaciones relativas a la implementación y hace manuales de los flujos y descripciones para que todos tengan acceso a los nuevos procedimientos de la organización.

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