No tenga miedo de la auditoría de procesos de negocio

La auditoría de procesos de negocio puede parecer algo complejo e intimidante, pero un ejecutivo moderno debe hacer frente a esto con un aliado, en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia en los procesos de la cadena de valor de la organización.

Al realizar una auditoría de los procesos de negocio, se pueden lograr muchos beneficios.

1. Los beneficios de la auditoría de procesos de negocio

• Análisis de Riesgos y procedimientos de contingencia.
• Promueve una mayor transparencia y gobierno corporativo.
• Verificación de los controles utilizados y su idoneidad para el negocio.
• Comprobar si son adecuados los procedimientos definidos y en práctica.
• Proporcionar información para la toma de decisiones sobre mejoras y cambios en los procesos.

Las auditorías de procesos de negocio se deben enfrentar como elementos de ayuda y soporte al gestor, proporcionando subsidios, de modo que él siempre tenga información actualizada y confiable sobre cómo se ejecutan los procesos y sobre su desempeño.

Por eso se recomienda que la auditoría los procesos de negocio se realice de forma continua, o que se establezcan algunos períodos para hacerlo. No obstante, para cualquiera de las dos opciones, la auditoría de procesos no puede dejarse a un lado.

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2. Definición de auditoría de procesos de negocio

Podemos definir a la auditoría de procesos de negocio como una manera formal y técnica para deducir y evaluar si la empresa gestiona sus procesos de negocio teniendo en cuenta:

• Los objetivos estratégicos de la organización.
• Las metas determinadas.
• Los procedimientos adecuados.

Además, uno debe asegurarse de que:

• El rendimiento de los procesos esté dentro de los estándares deseados.
• Los controles sean adecuados para la medición correcta de los procesos.
• Los procedimientos sean adecuados para lograr los niveles deseados de eficiencia y eficacia.

Como podemos ver, la auditoria de los procesos de negocio es una advertencia para que la administración tome medidas si es necesario y, al mismo tiempo, una garantía de que el trabajo se está haciendo bien, cuando lo verifican los auditores.

La auditoria de procesos se tornó un elemento necesario para que la mayoría de las empresas grandes pueda mantenerse competitiva con sus competidores y garantizar la entrega del valor esperado para los clientes y la sostenibilidad del negocio.

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3. Objetivos de la auditoria de procesos

Los objetivos son muchos y variados, pero podemos destacar algunos de ellos:

• Eliminación de la no conformidad.
• Seguridad de estar siguiendo las metas y objetivos establecidos por la alta dirección.
• Incentivo a la mejora continua.
• Control de riesgos.
• Definición de los planes de contingencia.
• Propuestas de mejoras.
• Solidificación de la  “cultura de procesos” en la empresa.
• Mejores prácticas de gestión.
• Más datos para la toma de decisiones de los líderes.
• Permite la formación adecuada de los empleados.
• Evaluación de los recursos de TI que se están utilizando.
• Más seguridad y fiabilidad de la información.
• Aumento de la productividad
• Adecuación de los recursos físicos y estructurales para cumplir las tareas.
• Más transparencia.

Para lograr estos y otros objetivos, el auditor de procesos de negocios, (o su equipo), pueden hacer uso de diversas prácticas. Inicialmente, es común realizar una reunión de alineación con la gestión y otros sectores implicados, seguida de entrevistas con los empleados clave.

Después de eso, se elaboran cuestionarios y listas de verificación para que se puedan recopilar los datos necesarios, a veces con más entrevistas y observación directa de los procesos y recopilación de pruebas.

Con toda esta información, y los datos disponibles y organizados, se deben hacer informes de la auditoría de procesos de negocio para presentarse a los gestores de la empresa, junto con un plan de acción para la regularización de los eventuales cambios y mejoras necesarias.

Posteriormente, se debe realizar todo un trabajo de seguimiento sobre la forma en que se están implementando acciones de mejora como resultado de la auditoría de procesos de negocio.

Una vez más, está claro que este es un procedimiento que tiene como objetivo único, mantener las prácticas de BPM siempre al día y de acuerdo con los objetivos de la organización.

En este contexto, es fundamental utilizar herramientas de BPM actuales, versátiles e intuitivas, capaces no sólo de modelar y analizar los procesos, sino también de generar informes, alertas y dashboards.

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