El uso de buenas prácticas de documentación de procesos puede ser un factor determinante para lograrse el éxito esperado en la implementación de BPM en una organización.
Contrariamente a lo que algunos piensan, la documentación no sólo tiene el propósito de crear manuales, o un memorando del proyecto de mejoras en la empresa, convirtiéndose en una pila de papel con poca utilidad.
¡Al contrario!
De hecho, es una parte integral y activa de un proyecto BPM y ayuda en el análisis, la recopilación de datos, el diseño, el mapeo y rediseño de los procesos, que es la única manera correcta de encontrar la mejor manera de tornar eficaz y eficiente la cadena de producción de la empresa, aportando mejoras y los resultados esperados por la alta administración.
Es importante tener en cuenta que hay tres puntos principales en que las buenas prácticas de documentación de procesos juegan un papel central en la implementación del BPM:
- En la definición clara de la cadena de valor de la compañía.
- En la definición del proceso actual (AS IS).
- En la definición del proceso mejorado, cómo será (TO BE).
Vimos esto con más detalle en esta publicación: Cómo documentar los procesos: cadena de valores, AS IS y TO BE.
Ahora, para ayudar a su empresa a hacer un buen trabajo en la realización de esta importante tarea, presentamos algunas de las mejores prácticas más utilizadas en la documentación de procesos por los expertos del mercado.
Vea también: Análisis y mejora de procesos de negocio: las mejores prácticas
Las buenas prácticas de documentación de procesos
1. No se desvíe de la cadena de valor
La columna vertebral de la documentación de procesos es la cadena de valor.
Por lo que esta debe ser la primera fase de todos los proyectos de documentación, cuando se estudia la cadena, se entiende y se representa en forma de un flujo de actividades, adonde se percibe claramente los productos y servicios generados y los procesos que intervienen en cada uno de ellos.
2. No concentre su trabajo por departamentos
Una empresa donde no hay una idea clara de la cadena de valor, termina haciendo un trabajo de BPM centrado en las áreas de trabajo o departamentos.
Este no es el propósito de la documentación, que debe atenerse a la cadena de valor en su conjunto, mostrando la ganancia de valor (o las fallas al tratar de obtenerlo) en cada paso del proceso, hasta la entrega final al cliente.
3. Entienda los objetivos del proyecto
Otro factor muy importante es entender los objetivos del proyecto, objeto de su trabajo.
Las buenas prácticas de documentación de procesos guían a los analistas para que nunca se desvíen de los objetivos y metas de la empresa, incluyendo el nivel estratégico.
Recuerde:
Al final, la cadena de valor debe entregar un producto al cliente que se perciba como más valioso que todos los esfuerzos y recursos que se utilizan en el mismo durante la cadena de producción.
¡Solamente así se obtiene ganancias!
4. Escoja buenos indicadores
La selección de indicadores para medir la eficiencia de los procesos es otro punto clave.
Al optar por indicadores que no miden adecuadamente los objetivos reales que el proyecto y la empresa quieren lograr, a menudo se dispara un tiro en el pie.
Usted puede llegar a comprometer una mejora que funciona con eficacia, pero se está midiendo por el parámetro incorrecto.
Vea más: 10 indicadores de rendimiento de los procesos (KPI)
5. Documente las oportunidades de mejora
Para identificar posibles puntos de mejora debemos detectar problemas y debilidades en cada etapa del proceso.
¿Cómo?
Utilice una planilla diseñada específicamente para eso, donde se documentan las oportunidades de mejora.
Si usted cuenta con un software propicio para la gestión de las mejoras … mejor aún! A continuación se muestra cómo una persona que actúa en un proceso puede acceder a la documentación del proceso y enviar su sugerencia:
6. Preste atención a las expectativas creadas
Recuerde que las buenas prácticas de documentación de procesos recomiendan que tengamos en cuenta las expectativas creadas.
Si hay un esfuerzo por documentar es porque las futuras mejoras están en el orden del día.
Ajústelo bien con la alta dirección de la empresa para evitar decepciones sobre los resultados, en realidad, esta es una función importante de la documentación.
Prometa solo lo que puede entregar. Entonces entregue más de lo que promete. - Jean Rozwadowski Click Para Twittear
7. Analice los procesos de tamaño adecuado
Analice un conjunto de proyectos que se puedan documentar en un tiempo razonable.
Al querer concentrarse en proyectos muy grandes, el trabajo se puede estirar, no presentar los resultados de una manera oportuna, y con el tiempo desacreditar sus esfuerzos.
8. Cuente con las personas adecuadas en las reuniones
Las reuniones para diseñar y mapear los procesos deben incluir solamente las personas que realmente trabajan y forman parte del proceso analizado, y puedan aportar su experiencia, dando opiniones relevantes y pertinentes.
Vea: 3 Herramientas para la Gestión de la Calidad y los Procesos
9. Determine el nivel de profundidad de la información
Tenga cuidado de no exagerar el nivel de profundización de la documentación.
Tome como base, una vez más, los objetivos que se quieren lograr y recuerde que hay un nivel de información necesaria y suficiente, más allá del cual, se van a traer elementos superfluos al proceso.
Las buenas prácticas de documentación de procesos recomiendan que la mejor manera de llegar a un buen término sobre eso, no es agotar las discusiones en una sesión de conversaciones, sino reunir el equipo tan a menudo como sea necesario, hasta llegar a un consenso.
10. La comunicación es fundamental
Es de vital importancia establecer canales de comunicación para que la información fluya, con el fin de satisfacer todas las áreas involucradas y aclarar los pasos que se dan y el funcionamiento del proceso.
El uso de técnicas de endomarketing, con la ayuda de los departamentos de Recursos Humanos y de Comunicación es ampliamente recomendado!
11. Obtenga el apoyo de los niveles estratégicos
Sin el compromiso de la alta dirección de la compañía para apoyar el proyecto, proporcionando horas de trabajo de los equipos implicados, salas de reuniones, equipos y recursos, difícilmente las cosas andarán de forma adecuada.
¿Cómo es el apoyo de la alta gestión de su organización? Participa en esta encuesta y comparte tu experiencia con los demás lectores.
Recuerde que todos los que colaboran en la documentación de los procesos también tienen sus funciones diarias en la empresa y pueden tener problemas para conciliar sus horarios.
12. Utilice una herramienta de BPM moderna
Por último, una de las más importantes buenas prácticas de documentación de procesos es el uso de herramientas de BPM con notación BPMN 2,0, fáciles y de manejo intuitivo.
Estas herramientas facilitarán ampliamente la labor de documentación, además de ayudar a compartir ideas y a visualizar flujos y diagramas.
Vea un video sobre cómo documentar un proceso con una herramienta en la nube (subtítulos en español):
¿Conoces alguna otra buena práctica de documentación?
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