Las herramientas de gestión de rutina se utilizan para facilitar la administración de las empresas. Cuando hablamos de herramientas BPM, nos referimos a herramientas específicas que aportan una serie de ventajas para la organización a través de una metodología predeterminada que se basa en gran medida en la cadena de valor.
El razonamiento básico es que esta cadena de valor está formada por procesos y estos están formados por actividades. Cuanto más eficientes y eficaces sean los procesos, la empresa generará más valor.
De hecho, tenemos que centrar los esfuerzos en la definición de los procesos que generan valor para la empresa para mejorarlos de forma continua y también descubrir los procesos menos importantes para automatizarlos o incluso eliminarlos, si es posible.
De esa manera, los procesos transfieren alto valor a los productos y servicios de la compañía, que si son percibidos por los clientes de esa forma, generan mayores ingresos, mayores ganancias y más valor para la empresa. Como vemos, los sistemas de BPM como HEFLO pueden proporcionar la creación de diversas herramientas de gestión excepcionalmente positivas para cualquier organización.
Herramientas de administración en la gestión de edificios
El uso de herramientas de administración en la gestión de edificios es un gran ejemplo de cómo BPM aporta numerosos beneficios para la gestión empresarial. Este tipo de organización se enfrenta a desafíos en tres aspectos clave del servicio ofrecido:
- Rendición de costes
- Gestión de conflictos
- Gestión de riesgos
Debido a que es un grupo de personas que en la mayoría de los casos no eligió convivir, pero que se unen con el fin de cohabitar un espacio común, estos dos primeros factores se destacan.
Con el uso de BPM, estos procesos se pueden optimizar, ganando transparencia, agilidad, la fiabilidad de la información y la trazabilidad, entre otras ventajas:
- Credibilidad del servicio del síndico
- Seguridad
- Facilita el registro de información
- Control de accesos y materiales
- Mejora de la comunicación
- Administración más eficiente
- Estandarizar los procedimientos
- Cruce de información
- Emitir informes
- Organizar el flujo de actividades
- Delegar la responsabilidad
El resultado final obtenido con el uso de estas herramientas de gestión es aumentar la satisfacción del cliente, además de garantizar el cumplimiento de las normas legales, tan complejas, que se aplican a este tipo de actividad que es la administración de condominios.
Vea: Administración de condominios eficiente y optimizada
Herramientas de gestión en la administración pública
Creemos que no hay otro tipo de organización donde las herramientas de administración basadas en BPM sean más importantes, que en las actividades gubernamentales.
BPM promueve la transparencia, la trazabilidad, aporta agilidad a las actividades y facilidad de comunicación, permite la monitorización y mejora continua de los servicios, en definitiva, tiene como objetivo la satisfacción del cliente, en este caso, los ciudadanos.
Un ejemplo que se destaca en una organización publica esta en Brasil. En esta institución, la adopción de herramientas de administración BPM proporcionó:
- El registro y monitoreo de los procedimientos
- Apoyo en la estandarización de los procesos internos
- Excelencia en los procedimientos
- Reducción de las notas realizadas por las auditorías
- Transparencia en la rendición de cuentas
- Disminución de los deudores
- Búsqueda de eficiencia
Cada vez es más claro que BPM es una excelente manera de crear y poner en práctica las herramientas de administración útiles tanto en la esfera pública como en la privada.
