La Estandarización de procesos tiene el objetivo de unificar los procedimientos de las organizaciones que utilizan diferentes prácticas para el mismo proceso.
Por lo tanto, es posible alcanzar la composición que no es más que la reutilización de un proceso ya establecido como un componente (o sub-proceso) de otro proceso, que a veces está en otro departamento o sector de la empresa.
La estandarización de procesos, según el Productivity Press Development Team (2002), se define como un proceso que implica:
- Definir el estándar
- Informar el estándar
- Establecer la adhesión al Estándar
- Propiciar una mejora continua del Standard
Las principales contribuciones de la estandarización de una empresa son:
- La reducción de pérdidas
- La formación de la cultura de la empresa
- El aumento de la transparencia
- La reducción de la variabilidad
Para extendernos más sobre este tema, a continuación trataremos de algunos temas que creemos que son importantes.
Vea también: 5 Ejemplos de procesos de negocios que son un éxito
Manuales de procedimientos y la estandarización de procesos
Los manuales de procedimiento tienen como objetivo estandarizar el trabajo de modo que proporcione la calidad deseada. Sirven de guía para la ejecución de los procesos, facilitan la formación y ayudan a comprobar la conformidad de las actividades, además de convertirse en una importante fuente de información.
Un buen manual de procedimientos debe contener:
- La representación gráfica del proceso
- Las condiciones de inicio
- La interfaz con otros procesos
- Las actividades
- Las rutas de ejecución del proceso
Además, se deben incluir textos auxiliares con diversas informaciones sobre cada actividad, tales como reglas del negocio, entrada, salida, área responsable, entre otras.
Los manuales de procedimientos son un material importante para las empresas que buscan estandarizar los procesos.
Vea: ¿Qué es la automatización de procesos? – Conozca 14 beneficios
El Sistema de Producción Toyota (SPT) y la estandarización de los procesos
La estandarización es un factor crucial en el Sistema de Producción Toyota. De hecho, este sistema acabó tornándose una referencia. Sus conceptos y principios marcaron a varias organizaciones que están interesadas en la estandarización de sus procesos para ofrecer al mercado productos uniformes y de conformidad con los deseos y necesidades de sus clientes.
Entre las principales características del SPT, podemos destacar:
- Es ideal para empresas de estructura flexible
- Tiene como objetivo la entrega de productos sin defectos, de forma estable
- Adecuado para la producción en pequeños lotes
- Las normas se establecen con la participación directa de los trabajadores
- Los trabajadores ejercen autocontrol de sus tareas
- Estimula la mejora continua desde los niveles de operación
- Intensa comunicación entre trabajadores y directivos
- Se fomenta el aprendizaje y el crecimiento
Como resultado, la estandarización SPT lleva a una importante valorización de la mano de obra.
Vea mas: La mejora continua – Conozca el método japonés y el método estadounidense
Para implementar la estandarización de los procesos de su empresa, una herramienta BPM ágil y transparente puede hacer toda la diferencia.
Biblioteca de Procesos Estandarizados
Una empresa no es más que un conjunto de procesos integrados con un objetivo común. Si usted puede estandarizar estos procesos y documentarlos en una biblioteca, siempre que lo necesite para crear o hacer propuestas de mejora en los procesos, habrá una base de información fiable y de fácil acceso.
Para lograrlo, basta que los equipos se organicen y traten de seguir algunas pautas básicas:
- Cuando se diseña un nuevo proceso, el equipo debe centrarse en la búsqueda de la estandarización
- Concentrar los esfuerzos en los componentes de los procesos, haciéndolos más amplio y reutilizables
- Aprovechar las tecnologías de modelado en esta búsqueda de estandarización
Siguiendo estos pasos, la empresa será capaz de gestionar sus procesos de una manera ágil y siempre actual, creando ganancia de productividad y calidad.
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muy bueno