¿Cómo reducir los costos de operación? Es una pregunta común para muchas empresas, sobre todo en períodos de caída del mercado y economía en baja. La reducción de los costes operativos es una tarea que requiere mucha disciplina y por lo tanto es aconsejable utilizar una herramienta de BPM.
Un ejemplo es la introducción de un centro de servicios compartidos que permita que la empresa se organice con una visión de los servicios prestados, ya sea interna o externamente. Esta visión crea una mayor racionalidad en el consumo de recursos mediante la consolidación de la información y estandarizando procedimientos, siempre centrados en la eficiencia y la eficacia.
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Además, algunos casos de éxito en la reducción de los costes operativos se pueden utilizar como “benchmark o punto de referencia” en su empresa.
Pero si además de un programa formal de reducción de los costes operativos (lo cual requiere una planificación adecuada y cuidadosa), si usted desea iniciar algunas medidas y estudios más rápidamente, preparamos una lista de 10 sugerencias de reducción de los costes operativos para usted.
10 consejos sobre cómo reducir los costos de operación
1. Pida sugerencias para reducir costos operativos a los empleados
Si usted entiende de procesos sabe que quién está en esa actividad todos los días puede conocerlos muy bien. Lo ideal es definir exactamente lo que se busca y guiar el flujo de información. Por ejemplo, con una lista de preguntas: ¿Cómo reducir los costos de energía? ¿Cómo reducir el uso de papel? ¿Cómo minimizar la compra de material de oficina? etc. ¿Y por qué no utilizar una herramienta de TI e inclusive establecer premios e incentivos?
2. Encontrar maneras de reducir los desperdicios
Hay desperdicios durante el proceso de producción, tales como virutas de metal, astillas de madera, tiras de papel o tela cortada etc. que son difíciles de eliminar y requieren un estudio cuidadoso. Un rediseño del proceso ¿puede ayudar? Utilice las herramientas BPM para esto.
Otros tipos de desperdicios se pueden evitar con campañas internas de endomarketing, pidiendo que se apaguen las luces y las computadoras cuando no se utilizan, usar los papeles de impresión a doble cara, el uso racional del agua, etc.
3. Buscar proveedores de materiales alternativos
¿Es posible encontrar otro material con un rendimiento similar y preferiblemente idéntico, que pueda sustituir a los ya utilizados por la empresa? Las técnicas de “procurement o adquisición” y compra estratégica pueden ayudar mucho en esta búsqueda de reducción de los costes operativos.
4. Renegociar los términos y condiciones de los contratos
No se trata sólo de su empresa que enfrenta dificultades, si el escenario económico está desfavorable. Es el momento de utilizar su poder de negociación con sus proveedores, que tampoco quieren perder ventas, y tratar de mejorar las condiciones de pago, precios, etc.
5. Gire más rápido el stock
Esta medida reduce el capital circulante necesario para mantener su negocio en funcionamiento, lo que permite una asignación más racional de estos fondos y resulta en economía.
6. Trate de reducir el costo financiero de las compras
¿Usted ya consideró en negociar descuentos y pagar en efectivo? Por supuesto que se necesita calcular y estudiar la mejor alternativa, dependiendo de la tasa de interés y el dinero en efectivo, pero un buen descuento puede ser interesante para ambas partes: usted gasta menos y su proveedor recibe antes.
7. Lote económico de compra: ¡utilice este concepto!
El costo de almacenamiento puede reducirse significativamente si se utiliza la metodología de lote económico de compra. La fórmula utilizada para esto utiliza variables como la demanda, el tamaño del lote, el costo del pedido, el promedio de stock y el costo unitario.
8. Mudar la empresa a otra ubicación
Parece radical promover la reducción de los costes operativos de esa forma. Sin embargo, los costos de logística, impuestos, transporte de funcionarios e incluso el absentismo pueden reducirse al hacer una mudanza. Sin embargo, su planificación debe ser muy cuidadosa.
9. La externalización
Por lo general, se sugiere que las actividades que no representan el “negocio principal” de la empresa pueden ser subcontratadas. Son actividades tales como la seguridad, la higiene, la limpieza, las comidas, etc., que debido a la escala de ejecución de los proveedores, pueden representar una excelente oportunidad para reducir los costos operativos.
Pero se debe hacer con cuidado: vea qué es la externalización de procesos.
10. La renovación de maquinarias y equipos
Las máquinas tienen una vida útil, y luego su funcionamiento se vuelve muy caro e improductivo. Además, las nuevas tecnologías pueden representar una mayor calidad de los productos, la producción rápida e incluso, menor uso de insumos. Por supuesto: sólo un estudio detallado puede revelar si este tipo de adquisición es realmente positiva en la búsqueda de la reducción de los costes operativos.
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