Para entender mejor qué es gestión de procesos organizativos tenemos que entender claramente las funciones de los procesos.
No es novedad para nadie que, independientemente de la rama de actividad, la competencia es cada vez más feroz y para mantener el nivel de competitividad y seguir existiendo, es imperativo que las empresas inviertan más en la cultura de la calidad e intenten obtener el mejor rendimiento posible en todas las variables que intervienen en su negocio.
Y cuando se hace referencia a todas las variables, en verdad, son todas:
- suministros y materiales en general.
- información y conocimientos.
- funcionarios y colaboradores.
- máquinas y equipos.
- normas.
- reglas y procedimientos
Los procesos organizativos se refieren a la secuencia de tareas, que al añadir valor a estas variables y trabajar en ellas, generan como resultado final, el producto o servicio ofrecido por las empresas.
La gestión de los procesos organizativos no es más que la forma en que todas estas variables se administran. Y volviendo al punto, ¿cuál es la mejor manera de manejar todo esto? ¿Existe una metodología ideal para coordinar todos estos factores?
Los dos tipos principales de gestión de procesos organizativos
Actualmente hay dos sistemas principales de gestión de los procesos organizativos, el jerárquico funcional y el sistémico integrado.
La gestión de los procesos organizativos con énfasis funcional es más tradicional y todavía es adoptada por la mayoría de las empresas. En ella, predominan las relaciones de subordinación y los procesos de trabajo son fragmentados.
Sin embargo, debido al mercado cada vez más competitivo y la creciente necesidad de las empresas de ahorrar tiempo, reducir los costos y aumentar la productividad, el sistema funcional se está substituyendo gradualmente por la metodología sistémica.
En la gestión de procesos organizativos de una manera integrada, las relaciones son más dinámicas, el trabajo en equipo se valora y los empleados terminan, en cierto modo, convirtiéndose en polivalentes y no se limitan sólo a sus actividades principales.
Por otra parte, cuando se implementa la metodología sistémica, hay un cambio sustancial en el enfoque de la empresa, que les da más prioridad a los clientes. La idea de la organización no se limita solamente al producto o servicio en sí, pero sobre todo en cómo se hace, cómo mejorar los procesos de negocio, para ofrecer al cliente un producto o servicio con más beneficios y valores agregados, más rápido y a un menor costo.
Gestión de los procesos organizativos con la tecnología BPM
El concepto de BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio) se refiere a un conjunto de elementos y metodologías que tiene por objeto, precisamente, una gestión sistemática e integrada de todos los departamentos de una empresa, así como las funciones y responsabilidades de cada empleado o colaborador dentro de la empresa.
Implementar la gestión de los procesos organizativos a través de la metodología BPM no es una tarea fácil. Por cuestiones culturales o tradicionales, algunas personas pueden demostrar resistencia o dificultades para asimilar las nuevas ideas. Y es precisamente en este punto donde entra la importancia de la tecnología de la información.
Para facilitar la vida de las organizaciones y personas que trabajan con la administración, Venki, una empresa especializada en soluciones para la gestión de procesos, desarrolló el software HEFLO BPM.
HEFLO BPM cuenta con tecnología de última generación y diversas características y funciones únicas que proporcionan a los gerentes, los medios para facilitar la introducción a la cultura de procesos en las empresas en las que trabajan, tornando la gestión mucho más amplia, dinámica y flexible. Vea el video abajo y comprueba (subtítulos en español).
La gestión de los procesos organizativos es mucho más eficaz y eficiente con HEFLO BPM, ya que le permite definir, modelar, ejecutar, controlar y optimizar los procesos de negocio, mejorando exponencialmente el rendimiento de la empresa y aumentando la rentabilidad y la satisfacción del cliente.
Vea algunas empresas exitosas que utilizan BPM en la gestión de sus procesos organizativos
- Bodytech: automatización de procesos, mejor comunicación y productividad.
- Brasilcap: Empresa de capitalización del Bando do Brasil invierte en service desk orientado por procesos.
- Bureau Veritas: productividad, control y transparencia de datos.
- Tour House: implementación de un centro de servicios compartidos.
