Kanban workflow: crie seu quadro em 5 passos

Kanban é uma das técnicas utilizadas por aqueles que empregam as chamadas metodologias ágeis.

O kanban nasceu no Japão como uma maneira de gerenciar estoques e a linha de produção para que se pudesse trabalhar no sistema just-in-time, em que só se disponibiliza um recurso no exato momento em que ele é necessário.

Entre alguns dos pilares da metodologia ágil kanban estão:

  • Controle visual do fluxo de tarefas
  • Eliminação de perdas, atrasos e desperdícios
  • Reposição imediata com base no consumo

A ideia dos kanban workflows consiste em criar quadros com listas consecutivas de atividades por onde fluem cartões com tarefas específicas.

Dessa maneira é fácil saber em que fase do processo cada uma das tarefas se encontra, quem a está realizando e outros detalhes sobre sua execução.

Veja um exemplo de workflow kanban:

Kanban workflow

Mas como determinar as listas de seu fluxo de trabalho para montar seu quadro kanban?

Veja, a seguir, como fazer isso, passo a passo.

Veja também: Não confunda mais: Agile, Scrum e Kanban

5 passos para criar um kanban workflow

1- Escolha fluxos contínuos e que envolvem atividades cooperativas ordenadas

O primeiro ponto é a necessidade de haver um fluxo de trabalho colaborativo, isto é: várias pessoas ou equipes estão envolvidas e precisam se comunicar agilmente.

Além disso, não faz sentido querer utilizar um kanban workflow em um processo em que não há um fluxo claro de tarefas e atividades ordenadas.

Por exemplo: atividades que exigem a tomada de decisão imediata em função de mudanças de cenário repentinas, como uma cirurgia, por exemplo; ou que demandam esforço criativo e muita subjetividade, como a direção de um filme para o cinema, não se adaptam adequadamente a um workflow kanban.

2- Mapeia com cuidado cada etapa do processo

Antes de criar as listas de tarefas, faça o mapeamento do processo e entenda cada um de seus passos, principalmente quando efetivamente as tarefas mudam de mãos, pois está é a chave para definir quando um cartão passará de uma lista para outra.

Portanto, definir quem são os agentes do processo pode ajudar bastante. Quando notar que uma atividade será assumida por outra pessoa ou equipe, esse é um bom indício de que uma nova lista deve ser criada.

3- Fique atento a possíveis gargalos

Se existe uma etapa do processo em que há grande possibilidade de ocorrer um atraso ou falta de recursos, é importante ficar atento a elas na hora de definir as listas, mais adiante.

4- Crie as listas correspondentes às atividades

A maneira mais fácil de começar a criar as listas de seu workflow kanban e definido a lista de entrada, que muitos chamam de “To Do” (para fazer) e a lista onde as tarefas finalizadas devem ser colocadas, usualmente chamada de “Done”.

Mas você pode personalizar estas listas, dando um nome mais familiar e relacionado à sua atividade. Assim, quem trabalha com marketing digital, na criação de textos para blogs, por exemplo, pode denominar a lista de entrada de “pautas”, ou, no caso de uma oficina mecânica, a lista pode se chamar “veículos”.

A lista seguinte deve corresponder a primeira tarefa que deve ser executada. Normalmente, ninguém começa a fazer nada sem antes parar e pensar um pouco. Então, uma lista muito usada neste ponto é “Plan”, ou planejamento.

No caso da oficina, poderia ser “diagnóstico” e no da criação de conteúdo “definição da abordagem”. Assim, dependendo do fluxo que estiver sendo criado, diferentes nomes para as listas do kanban workflow são criadas. O ideal é que sejam intuitivas e de fácil entendimento.

Veja estes dois exemplos de kanban workflow

Listas de kanban workflow para oficina mecânica

  1. Veículos
  2. Diagnóstico
  3. Orçamento
  4. Aprovação do orçamento pelo cliente
  5. Em reparo
  6. Teste nas ruas
  7. Aguardando retirada pelo cliente
  8. Pronto

Listas de kanban workflow para criação de conteúdo para blogs

  1. Pautas
  2. Definição da abordagem
  3. Redação do texto
  4. Revisão ortográfica e gramatical
  5. Em aprovação pelo cliente
  6. Aguardando data de publicação no blog
  7. Publicado

DICA ESPECIAL: a lista “blocked” ou bloqueados

Lembra quando falamos, no passo 3, em ficar atento a possíveis gargalos? Em uma oficina, a falta de peças pode ser um desses gargalos e em uma agência de conteúdo, a demora de aprovação pelo cliente.

Para evitar que seu workflow kanban fique com um cartão parado em determinada lista indefinidamente, é interessante criar a lista “Bloqueados”.

Sempre que o responsável por uma tarefa perceber que não vai conseguir concluí-la por um motivo fora de seu controle, ele coloca seu cartão ali e assinala o motivo do atraso no cartão.

E se esses tipos de atrasos e gargalos já estiverem mapeados, como sugerido no passo 3, é possível até definir símbolos e abreviações que facilitem ao gerente do projeto ou do kanban workflow tomar as providências necessárias.

5- Defina cores para os cartões e facilite o controle

Comentamos que um dos pilares do kanban workflow é permitir um controle visual rápido e intuitivo.

Portanto, além de tarefas, é possível definir algumas características especiais que determinadas entradas têm, facilitando assim toda gestão do processo.

Por exemplo, ao incluir pautas ou veículos nas listas correspondentes, é possível usar 3 cores de cartão para indicar se aquele texto ou serviço é normal, urgente ou uma refação.

Assim, as cores dos cartões podem representar alguma informação relevante para o seu negócio, como identificar para qual cliente está sendo feito aquele trabalho, onde deve ser feita a entrega final, o idioma em que deve ser escrito o texto e muitas outras variáveis, dependendo do seu ramo de atividade.

Confira e se inspire: 3 exemplos de board kanban criados por quem entende do assunto

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