SAP Business Workflow

SAP Business Workflow separa la definición de un proceso de su ejecución:

1. Un desarrollador crea una definición de workflow en el Workflow Builder. La definición es una secuencia de pasos: algunos controlan el flujo (condiciones, bucles, ramas paralelas, esperas) y otros hacen referencia a tareas.
2. Cada tarea apunta a un método de un tipo de objeto, como un objeto del Business Object Repository (BOR) o una clase ABAP que implementa la interfaz IF_WORKFLOW, y se ejecuta en segundo plano o como paso de diálogo para una persona.
3. Al activar la definición se genera una versión de tiempo de ejecución. Las instancias que ya están en curso conservan la versión con la que se iniciaron.
4. Un evento desencadenante, como la creación o la modificación de un documento de negocio, inicia el workflow automáticamente; los usuarios también pueden iniciar workflows manualmente.
5. En tiempo de ejecución, el gestor de work items crea work items, determina los agentes a partir del plan organizativo, de roles o de reglas, y supervisa los plazos.
6. Los agentes ejecutan sus work items en su bandeja de entrada, y cada paso queda registrado en el log del workflow.

SAP Business Workflow es un motor orientado a eventos que combina transacciones SAP existentes en un proceso sin modificar esas transacciones.

El desarrollo y la administración cotidianos de SAP Business Workflow se realizan en estas transacciones de SAP GUI y no en aplicaciones SAP Fiori.

• Profundidad de modelado: las condiciones, los bucles, las ramas paralelas, los plazos, las escalaciones y los datos de contenedor cubren lógica compleja de aprobación y coordinación.
• Nativo del business object: los workflows reaccionan a eventos de documentos SAP y llaman directamente a transacciones y métodos de SAP, sin capa de integración entre el workflow y los datos.
• Herramientas de operación integradas: las trazas de eventos, los logs de workflow, la selección de work items, el procesamiento por el administrador y el análisis de carga de trabajo se entregan con el motor.
• Plantillas entregadas por SAP: SAP entrega plantillas de workflow para muchos procesos que requieren un esfuerzo de implementación limitado.
• Base de herramientas más recientes: flexible workflow amplía el motor, y My Inbox y SAP Task Center pueden consumir sus tareas.

Para los procesos que residen dentro de un sistema ABAP, SAP Business Workflow sigue siendo la opción de modelado más profunda que SAP ofrece en el stack ABAP.

• En manos de desarrolladores. Las definiciones las construyen en SAP GUI los desarrolladores de workflow y se mueven mediante transportes. Los responsables de procesos dependen de TI para cada cambio de regla.
• Un sistema ABAP. Un workflow orquesta objetos dentro del sistema en el que se ejecuta. Los pasos en otros sistemas necesitan RFC, servicios web o una integración con un servicio como SAP Build Process Automation.
• Concentración del conocimiento. Los workflows personalizados se acumulan con los años. Cuando sus autores se van, la lógica solo puede leerse en el Workflow Builder y en el código que hay detrás de las tareas y las reglas.
• Código personalizado que mantener. Las definiciones, tareas y reglas de agentes personalizadas son objetos de desarrollo que cada upgrade y cada conversión deben evaluar.
• Visibilidad por instancia. El log del workflow explica una instancia; una visión de negocio de muchas instancias y de los sistemas adyacentes se construye a partir de informes.

Estos límites se derivan del diseño: SAP Business Workflow es un motor de back-end para procesos dentro de un sistema ABAP, construido y operado por TI.

SAP Business Workflow forma parte de la plataforma ABAP, por lo que se ejecuta en SAP ERP, SAP S/4HANA on-premise y SAP S/4HANA Cloud Private Edition, donde los clientes todavía pueden modelar sus propios workflows en el Workflow Builder. En SAP S/4HANA Cloud Public Edition, los clientes no tienen acceso por SAP GUI al Workflow Builder; las aprobaciones entregadas por SAP se configuran en las aplicaciones de flexible workflow. SAP documenta flexible workflow como el motor de workflow por defecto en SAP S/4HANA para una serie de escenarios de aprobación. La plataforma ABAP también se integra con SAP Build Process Automation y SAP Task Center en SAP BTP. La opción de implementación decide si SAP Business Workflow es una herramienta de modelado para el cliente o un motor que funciona por debajo de los escenarios entregados.

Avance de la configuración al evento, del evento al work item y del work item al agente:

1. Ejecute SWU3 y confirme que el área de runtime no tiene errores. La falta del usuario WF-BATCH o un destino RFC defectuoso detienen los pasos en segundo plano.
2. Active la traza de eventos con SWE4, repita la acción de negocio y lea la traza en SWEL. Si no hay evento, la aplicación no lo ha lanzado; un evento sin workflow iniciado apunta a un acoplamiento de tipo inactivo o defectuoso en SWE2.
3. Localice el work item en SWI1 por tarea, fecha o estado, y lea el log del workflow para ver el último paso completado.
4. Si el work item no tiene agente, compruebe los agentes posibles de la tarea, el plan organizativo y cualquier regla de determinación de agentes.
5. Solo entonces deje que un administrador de workflow actúe sobre el work item, por ejemplo desde SWIA, con las funciones de administrador disponibles en la release.

Seguir este orden resuelve la mayoría de las incidencias de SAP Business Workflow sin tocar la definición del workflow.