My Inbox

My Inbox es un consumidor; las tareas en sí residen en un motor de workflow:

1. Un workflow, por ejemplo un flexible workflow para una solicitud de pedido, crea un work item para uno o varios agentes.
2. El servicio Task Gateway recopila las tareas de sus proveedores de tareas. SAP entrega proveedores para SAP Business Workflow y SAP Business Process Management, y se pueden añadir otros proveedores que sigan el Task Consumption Model (TCM).
3. El usuario abre el tile de My Inbox, que dispara el intent WorkflowTask-displayInbox e inicia la aplicación.
4. My Inbox llama al servicio OData TASKPROCESSING y lista las tareas que el usuario puede procesar, con las opciones de decisión y los atributos personalizados que define la tarea.
5. Cuando el usuario decide, My Inbox devuelve la decisión a través de Task Gateway y el workflow continúa en el back-end.

Los administradores también pueden publicar tiles específicos de un escenario, por ejemplo un tile para las aprobaciones de pedidos de compras, restringiendo un tile de My Inbox a determinadas definiciones de tarea.

Por tanto, My Inbox es una ventana a las tareas de workflow, no el lugar donde se define la lógica del workflow.

My Inbox cubre las acciones cotidianas de un aprobador:

• Decidir: aprobar, rechazar o elegir otra opción de decisión que ofrezca la tarea.
• Organizar el trabajo: reclamar una tarea compartida con compañeros, volver a liberarla o reenviarla a otro usuario.
• Procesar en bloque: seleccionar varias tareas del mismo tipo y ejecutarlas juntas.
• Trabajar con contexto: examinar, ordenar, filtrar y agrupar tareas; leer atributos personalizados; ver, cargar y eliminar anexos; añadir comentarios.
• Planificar ausencias: crear reglas de sustitución para ausencias planificadas y no planificadas.
• Consultar el historial: ver las tareas completadas y suspendidas en la vista de bandeja de salida.

La disponibilidad de cada acción puede variar según la release y el proveedor de tareas; consulte la documentación de My Inbox para su release. My Inbox ofrece a todos los aprobadores el mismo vocabulario de gestión de tareas en todos los escenarios.

• Una aplicación para muchos escenarios: las solicitudes de pedido, las facturas, las solicitudes de vacaciones y los workflows personalizados aparecen en la misma lista con las mismas acciones.
• Preparada para móviles: la aplicación está diseñada para escritorio, tableta y smartphone, de modo que las aprobaciones no esperan a que el aprobador esté en su puesto.
• Diseño independiente del back-end: la capa Task Gateway desacopla la interfaz de usuario del motor de workflow, y proveedores personalizados pueden alimentarla.
• Extensible: la SAP Fiori Apps Reference Library enumera extensiones de vista y de controlador, además de puntos de extensión en el back-end para adaptar la aplicación.
• Delegación integrada: las reglas de sustitución y el reenvío cubren las ausencias sin ayuda del administrador.

Para los usuarios cuyas aprobaciones proceden de un único sistema SAP S/4HANA, My Inbox es el punto de entrada estándar de SAP Fiori para el trabajo de workflow.

• Tareas, no procesos. My Inbox muestra el paso que espera al usuario. De dónde viene el caso de negocio, qué ocurre después de la decisión y cuánto ha durado el caso completo quedan fuera de su vista.
• Solo proveedores conectados. Una tarea aparece solo si su sistema está conectado a través de Task Gateway. Las aprobaciones de otras aplicaciones siguen llegando por sus propias bandejas de entrada o por correo electrónico.
• Las decisiones se definen en otro lugar. Las opciones de decisión, los agentes y los plazos proceden de la definición o la configuración del workflow en el back-end; My Inbox no puede cambiarlos.
• El contexto depende de la tarea. Si una tarea ofrece pocos atributos o ningún enlace al documento de negocio, los aprobadores deciden con poca información o salen de la aplicación para buscarla.

Estos límites son intencionados: My Inbox optimiza la gestión de tareas individuales, no la visibilidad del proceso al que pertenecen.

Trabaje desde el back-end hacia fuera:

1. Confirme que el work item existe. Búsquelo en SWI1 y compruebe su estado y sus agentes. Si el usuario no es agente, el problema está en la determinación de agentes, no en My Inbox.
2. Compruebe que la tarea está expuesta. La definición de tarea debe estar asignada a un escenario de Task Gateway, que se mantiene en Customizing en SAP Gateway Service Enablement > Content > Task Gateway > Task Gateway Service > Scenario Definition.
3. Pruebe el servicio directamente. SAP recomienda llamar al servicio Task Gateway en SAP Gateway Client (/IWFND/GW_CLIENT) y revisar el registro de errores (/IWFND/ERROR_LOG).
4. Compruebe el alias de sistema y los roles. Los profesionales atribuyen con frecuencia las bandejas vacías a un alias de sistema de back-end incorrecto o a una autorización que falta para el servicio.
5. Compruebe el tile. Un tile específico de un escenario muestra solo las definiciones de tarea a las que está restringido.

Si la tarea aparece pero "Open Task" lleva a la aplicación equivocada, revise la visualización de la tarea en SWFVISU, donde el tipo de visualización Intent-Based Navigation y sus parámetros definen la aplicación de destino. La mayoría de las tareas que faltan en My Inbox son problemas de agentes o de configuración, no defectos de la aplicación.

• SAP S/4HANA on-premise y Private Edition: los administradores activan el servicio Task Gateway, conectan el back-end mediante un alias de sistema y asignan el catálogo de My Inbox a través de roles.
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition: My Inbox (F0862) llega a los usuarios a través de los business catalogs de los escenarios de aprobación incluidos en sus business roles, como SAP_PRC_BC_PURCHASING_MNGR para la aprobación de pedidos de compras.
• SAP BTP: SAP Build Process Automation usa su propia copia de My Inbox en SAP Build Work Zone, configurada mediante parámetros de navegación como la sustitución y el tamaño de la lista. SAP recomienda SAP Task Center como bandeja de entrada central cuando las tareas proceden de varias fuentes.

La aplicación tiene el mismo aspecto en todas partes, pero el origen de las tareas de My Inbox varía según la opción de implementación.