Flexible Workflow

Flexible workflow separa lo que SAP entrega de lo que configura el cliente:

1. SAP entrega un escenario de workflow para un documento de negocio específico, como la liberación de solicitudes de pedido.
2. Cuando el escenario lo requiere, flexible workflow se activa en la configuración.
3. Un key user abre la aplicación Manage Workflows del escenario y define uno o varios workflows. Cada workflow tiene condiciones de inicio (por ejemplo, importe, sociedad o grupo de artículos; las condiciones disponibles dependen del escenario), uno o varios pasos de aprobación, los destinatarios de cada paso y plazos opcionales.
4. Cuando se guarda un documento, el sistema comprueba si los workflows activos tienen condiciones de inicio que coincidan, en el orden que definió el key user; lo que ocurre cuando ninguno coincide depende del escenario.
5. Los aprobadores reciben tareas en My Inbox, y el estado del documento cambia a medida que se completan los pasos.

Flexible workflow traslada el diseño de las aprobaciones de los desarrolladores a los key users, dentro de los límites que expone cada escenario de SAP.

SAP entrega escenarios de flexible workflow para determinados documentos de negocio en áreas como compras, finanzas y ventas. Las solicitudes de pedido, los pedidos de compras, las facturas de proveedor y los asientos del libro mayor son ejemplos. Las condiciones, los tipos de paso y las acciones disponibles dependen de cada escenario, no del framework en su conjunto. Revisar la lista de escenarios de la release de destino es el primer paso de cualquier diseño con flexible workflow.

• Configuración sin código dentro de un marco gobernado: los key users ajustan las reglas de aprobación sin desarrollo ABAP, dentro de una estructura que SAP diseñó y soporta.
• Integración nativa con el documento: el workflow está vinculado al documento de negocio y a su estado, de modo que las aprobaciones y la lógica de contabilización se mantienen coherentes.
• Estabilidad ante upgrades: los workflows son configuración, no modificación, lo que encaja con el principio de clean core.
• Experiencia de tareas homogénea: los aprobadores usan My Inbox en todos los escenarios, en escritorio y en dispositivos móviles.

Para aprobaciones de documentos dentro de SAP S/4HANA, flexible workflow es la opción más directa que ofrece SAP.

• Limitado por el escenario. Las condiciones, los tipos de paso y las acciones son los que SAP expone para ese documento. Ir más allá requiere las opciones de extensibilidad que SAP ofrece para el escenario, como condiciones personalizadas y reglas de agente personalizadas, o un enfoque distinto.
• Un documento, un sistema. Un flexible workflow gobierna la aprobación de un único documento dentro de un sistema SAP S/4HANA. Los procesos que abarcan varios documentos, varios sistemas o pasos fuera de SAP quedan fuera de su marco.
• La configuración no es documentación. El workflow configurado es la regla operativa. Mantener alineadas con él la documentación de procesos y las políticas es una tarea organizativa que el framework no realiza.
• La visibilidad de extremo a extremo se construye, no viene dada. Seguir un caso de negocio desde la solicitud hasta el pago implica combinar varios documentos, logs de workflow y aplicaciones.

Estos límites son intencionados: flexible workflow optimiza las aprobaciones de documentos, no la orquestación de procesos de extremo a extremo.

1. Configurar antes de acordar la política. Las condiciones de inicio codifican la política de aprobación; ponga primero la política por escrito.
2. Usar usuarios con nombre como destinatarios. Las asignaciones a usuarios individuales se rompen con cada reorganización; los roles o los equipos de responsabilidad las sobreviven.
3. Condiciones de inicio solapadas. Cuando varios workflows podrían coincidir, decide el orden de evaluación, lo que sorprende a los aprobadores.
4. Ignorar el caso sin coincidencia. Compruebe el comportamiento del escenario cuando no se aplica ningún workflow y planifíquelo.
5. Tratar el despliegue de My Inbox como gestión del cambio. Los aprobadores necesitan saber por qué reciben una tarea, no solo dónde.

La mayoría de los problemas de flexible workflow son problemas de política y de responsabilidad que aparecen como problemas de configuración.