Tarea de Usuario(User Task)
Una actividad realizada por una persona con el apoyo de un sistema de software — normalmente un formulario en una lista de tareas. El motor de procesos asigna el trabajo a un usuario y espera su finalización. Se marca con un pequeño icono de persona.
La Tarea de Usuario (User Task) representa trabajo humano asistido por software. Cuando llega el token, el motor crea un elemento en la bandeja de tareas de un usuario (o rol/grupo) y espera hasta que la persona complete el trabajo — normalmente rellenando un formulario.
Es la actividad más habitual en los procesos automatizados de aprobación, revisión e introducción de datos, porque combina el criterio humano con el control del sistema: plazos, reasignación, escalado y captura de datos estructurados.
Cuándo usar y evitar
Cuándo usar
Cuando una persona debe revisar, decidir o introducir datos a través de una interfaz de sistema (por ejemplo, Aprobar solicitud, Revisar contrato).
Cuando necesita que el motor controle plazos, reasignación y escalado sobre el trabajo humano.
Cuando los datos producidos por la persona alimentan decisiones posteriores del proceso (gateways).
Cuándo NO usar
Para trabajo totalmente automatizado sin intervención humana — utilice una Tarea de Servicio.
Para trabajo humano realizado fuera de cualquier sistema, sin formulario ni control del motor — utilice una Tarea Manual.
Solo para recibir un mensaje — utilice en su lugar una Tarea de Recepción o un evento de mensaje.
Ejemplo de negocio
Aprobación de una solicitud de vacaciones
Abra este ejemplo en el editor de procesos de HEFLO y explore el diagrama por dentro.
Abrir en el editor HEFLO →Paso a paso
- El proceso comienza cuando un empleado envía una solicitud de vacaciones.
- La Tarea de Usuario “Aprobar solicitud” (resaltada) llega a la bandeja de tareas del responsable; este abre el formulario y decide.
- El Gateway Exclusivo evalúa la decisión: si está Aprobada, el flujo continúa hacia Registrar vacaciones; si está Rechazada, va hacia Notificar al empleado.
- Ambos caminos convergen al final del proceso.
La tarea de usuario es el punto donde el criterio humano entra en el flujo — todo lo demás lo orquesta el sistema.
Diferencias
Diferencia entre una Tarea de Usuario y una Tarea Manual
La Tarea de Usuario está asistida por el sistema: el motor entrega el trabajo, controla el plazo y recopila datos. La Tarea Manual es trabajo humano realizado fuera de cualquier sistema (por ejemplo, “archivar el documento físico”) — el motor no la controla ni sabe cuándo termina. Utilice Usuario cuando exista un formulario/sistema; Manual cuando el trabajo sea puramente sin conexión.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabe el motor a quién asignar la Tarea de Usuario?
La asignación se define en la tarea por usuario, rol, grupo o expresión. Herramientas como HEFLO le permiten definir el responsable, además de reglas de reasignación y escalado basadas en plazos.
¿Puede una Tarea de Usuario tener un plazo?
Sí. Es habitual adjuntar un Evento de Borde de Temporizador a la tarea para escalar o redirigir el flujo cuando expira el plazo.