¿Por qué hacer el mapeo de procesos? Para responder a esta pregunta, primero debemos entender exactamente lo que son los procesos de negocio.
Un proceso de negocio es un conjunto de actividades organizadas secuencialmente cuyo objetivo es producir un producto o servicio en particular que proporcione valor a los clientes y por lo tanto para la propia empresa, tanto a nivel macro como micro ambiental.
¿Y por qué hacer el mapeo de estos procesos? ¿Qué tan importante es que la compañía mantenga un control ordenado y sistemático de estos procesos?
Los riesgos para una empresa que no hace el mapeo de sus procesos y cuál es el primer paso para evitarlos
Resulta que cuando los procesos de negocio son mal estructurados, toda la eficiencia y la eficacia de una empresa se pone en jaque.
Los posibles daños a la corporación son numerosos, entre los cuales están, la desorganización y la disminución de la productividad, la falta de motivación de los empleados, la repetición de tareas y la consiguiente pérdida de tiempo y dinero.
Para mantener los procesos de negocio bien estructurados, sistemáticos y en perfectas condiciones de funcionamiento, debe haber una planificación estratégica. Esta planificación se pone en práctica a través de un trabajo profesional de gestión.
Y esa es la razón de hacer el mapeo de procesos. La primera y quizás una de las etapas más importantes de una gestión de buena calidad es el estudio meticuloso de los procesos de negocio, que deben ser mapeados con el mayor detalle posible.
Sólo entonces el gerente tendrá una visión completa, fiable y actualizada de los puntos fuertes y podrá desarrollar un plan de acción enérgico y eficaz, guiando con precisión cada paso que debe adoptarse para mejorar el rendimiento del negocio.
Entiendo porque el mapeo de procesos es esencial y estoy interesado en hacerlo. ¿Cómo debo proceder?
Como usted puede ver, el mapeo de procesos es una técnica utilizada por las compañías que quieren entender claramente y objetivamente cómo una determinada unidad de su negocio está actuando, con el fin de eliminar los vicios y fortalecer las virtudes del flujo operativo en su conjunto.
El mapeo de procesos consiste básicamente en tres etapas, que eventualmente pueden desdoblarse en otras sub-etapas:
- Indicar el proceso a ser mapeado y la herramienta que será utilizada en su creación;
- Determinar el grado de detalles del mapeo y la información necesaria;
- Auditoría y validación final del mapa del proceso.
En primer lugar, el gerente debe tener en cuenta que este levantamiento representa sólo los primeros pasos de una jornada mucho más larga, un ciclo de calidad conocido como BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio).
Dicho esto, vamos a la primera etapa del mapeo, que es justamente, identificar el proceso de negocio sobre el que se desea trabajar y elegir una herramienta para poder hacer el mapeo.
¿Usted conoce o ha oído hablar del software HEFLO BPM? Comprueba!
HEFLO es una herramienta intuitiva con una serie de funciones exclusivas que permiten a los administradores realizar una gestión amplia, transparente y flexible de todos los procesos de negocio de la compañía.
Utilizando los recursos de HEFLO BPM, los administradores pueden hacer un trabajo completo y eficaz de mejora continua, porque además del mapeo, el software proporciona medios para que el control de procesos sea modelado, ejecutado, monitoreado y mejorado.
De este modo, son eliminados los obstáculos de flujo operativo no deseados y por lo tanto se mejora mucho la productividad de los colaboradores y el rendimiento rentable de la empresa.
