Cualquier organización, independientemente de su tamaño o segmento, es un sistema vivo en el que coexisten e interactúan diversas entidades: proveedores, clientes, empleados, productos, servicios, y funciones básicas: producción, marketing, ventas, contabilidad, finanzas, recursos humanos, etc. Cada una de estas funciones y departamentos implican múltiples procesos de negocio que permiten los resultados de una empresa.
Un proceso de negocio es un conjunto de pasos o actividades interconectados que producen resultados internos o externos para la organización. En otras palabras, los procesos de negocio son un conjunto de acciones relacionadas entre sí de una manera lógica y coherente con el fin de promover una producción favorable para la compañía – calidad total y la satisfacción del cliente – tanto en los aspectos internos como externos.
Una estructura mal definida de los procesos puede poner en peligro la eficacia y eficiencia de una organización a través del desorden de los productos y servicios, la pérdida de tiempo, las tareas repetidas, la falta de alicientes y la disminución de la productividad.
Como resultado, los procesos de negocio deben trabajar en una forma integrada uno al otro y en relación con toda la estructura de la organización, ya que sólo de esta manera se pueden lograr los objetivos transversales a cualquier organización: la eficiencia de la producción, eficiencia de los recursos y aumento del valor.
Gestión de Procesos de Negocios – BPM para aumentar el rendimiento
La Gestión de Procesos de Negocios – BPM es un enfoque sistemático y disciplinado, que implica prácticas relacionadas con los procesos de negocio, automatizados o no, para lograr resultados consistentes y alineados con los objetivos estratégicos de una organización.
Las técnicas y metodologías de BPM permiten que una organización equipare sus procesos con su estrategia, lo que conduce a un mejor rendimiento, en todos los niveles, centrándose en el proceso desde el comienzo al fin y en la generación de valor para el cliente.
Desarrollar el conocimiento de una manera integrada y amplia, de las prácticas, principios, modelos y estructuras necesarias para la gestión de procesos de negocio, con la creación de una cultura organizacional para lograr resultados a través de la optimización de procesos y la mejora continua.
La diferencia entre la función empresarial y los procesos de negocio
Dada la similitud de sus composiciones, la función empresarial y los procesos de negocio son conceptos que a menudo crean dudas, ya que ambos son “cosas que hace la empresa”, sin embargo, es necesario comprender cuáles son sus diferencias:
Los procesos son multifuncionales – u horizontales – ya que afectan a varias barreras funcionales dentro de la organización, por ejemplo: adquirir bien, alienar bien y contratar a los empleados. Mientras que las funciones, que en conjunto describen la misión de la empresa, son verticales, por ejemplo: logística, ventas, contabilidad, etc.
3 ejemplos de empresas que utilizan BPM en sus procesos de negocios
Gestión moderna con el uso de BPM en Bodytech
La red de gimnasios Bodytech adoptó las herramientas BPM para automatizar los procesos de negocios y obtener un mayor control administrativo. La mejora en la comunicación y la posibilidad de seguimiento de los procesos fueron los principales beneficios identificados.
“Con BPM, la empresa Bodytech mejoró la comunicación entre los sectores involucrados en cada uno de los procesos, mediante el envío y recepción de comunicaciones. La implementación del sistema disminuyó mucho la cantidad de envío de correos electrónicos entre los diferentes sectores. Además nos brindó la posibilidad de incluir y calcular el tempo de ejecución de cada actividad, dándonos más posibilidad de administrar los procesos” cuenta Amanda Torres – Bodytech.
Apertura de tiendas de conveniencia del Bureau Veritas
La empresa Bureau Veritas, líder mundial en ensayos, inspección y certificación, automatizó los procesos de prestación de servicios de auditoría en la apertura de tiendas de conveniencia. Se determinó una mejora del 50 % en la productividad del personal.
“Ahora toda la información del proceso de apertura está interconectada con cada etapa de las actividades y desarrollo del cronograma de apertura y tenemos una importante visibilidad de cada tarea y del conjunto de transacciones”. Douglas Noronha – Bureau Veritas
Oficina de procesos en el Servicio de apoyo al pequeño empresario Brazil
Después de proyecto de mapeo, la unidad del Sistema S del Sebrae RJ, buscaba una herramienta para automatizar los procesos y encontró en BPM esta posibilidad. Hoy en día cuenta con varias áreas usuarias, destacándose la gestión de personas, la tecnología de la información, los procedimientos administrativos y la oficina de procesos.
“Tenemos la intención de extender el uso de la oficina de procesos a otros sectores, de una manera estructurada, trayendo la integración de la herramienta, a través de la automatización, estandarización y control de los procesos.” Marcelo Lima – Sebrae Brazil.
