Arquitectura de procesos: la base de BPM en su empresa

La arquitectura de procesos tiene el objetivo de garantizar que una empresa automatice sus procesos de negocio. Se puede decir que la arquitectura de procesos es la definición general de todo un sistema de procesos.

Al definir la arquitectura de procesos, la empresa hace la conexión entre el equipo y la mano de obra disponible, con los recursos y tecnologías que domina, para determinar cómo lograr sus objetivos estratégicos tan eficientemente como sea posible, creando valor en cada etapa de la cadena.

La intención que se tiene al utilizar una buena arquitectura BPM es mejorar la gestión procesos y por consiguiente, optimizar los resultados. Además, es necesario que la arquitectura del proceso contenida en la herramienta de BPM utilizada permita una amplia posibilidad de personalización del sistema empleado, para satisfacer las características específicas de cada organización.

En este contexto, debemos entender que la arquitectura BPM debe contener características que atiendan a todo el ciclo de vida de la gestión de procesos, de una manera amplia, desde su modelado, hasta el monitoreo. Vea todos los pasos de este ciclo:

Etapas del ciclo de procesos que se deben cumplir en la arquitectura BPM:

• Modelar los procesos
• Modelar los datos
• Definir el formulario
• Definir las reglas de negocio
• Definir los participantes
• Definir las integraciones
• Simular los procesos
• Ejecutar los procesos
• Monitorear los procesos

De esa manera, cuanto mejor sirva a la ejecución de cada una de esas fases del ciclo, la arquitectura de procesos se empleará mejor.

En la última fase, al supervisar el proceso correctamente, se puede promover la mejora continua mediante el análisis de estos datos, transformarlos en información y modelar nuevos procesos aún más eficientes y eficaces, y seguir el ciclo hasta una nueva etapa de monitoreo y por consiguiente, una nueva mejora.

Arquitectura de procesos y herramientas de BPM

Actualmente el sistema BPM está fuertemente apoyado por softwares de BPM y herramientas de gestión que ayudan en la estructuración de la arquitectura de procesos y por lo tanto, deben proporcionar algunas funciones:

• La visualización de los procesos
• La simulación de los processos
• El monitoreo de las actividades
• La posibilidad de la creación y el uso de las reglas de negocio
• La integración de sistemas y datos
• La posibilidad de realizar actividades de flujo de trabajo
• La utilización de notaciones BPM

Mediante estos recursos, la herramienta puede ayudar a estructurar adecuadamente la arquitectura de procesos.

Además, sólo se puede definir una arquitectura eficaz, si la así llamada, cultura de proceso  está establecida en la empresa. Y para saber si su empresa tiene esta cultura arraigada, usted puede aplicar la siguiente lista:

• ¿En la empresa, todos saben lo que son los procesos de negocio?
• ¿Hay propietarios de procesos formales?
• ¿Los procesos están documentados?
• ¿La cadena de valor se define claramente?
• ¿Todo el mundo es consciente de que la ejecución de un proceso interfiere con la realización de otros procesos?
• ¿Las habilidades requeridas para llevar a cabo cada proceso están definidas?
• ¿Existe la percepción de la calidad en cada proceso?
• ¿Se hace el cálculo de los resultados de cada proceso?
• ¿Las decisiones se toman en base a ese desempeño?

Si la organización no parece estar preparada para adoptar una buena arquitectura de procesos, se pueden tomar dos medidas:

1. La implementación de una oficina de procesos.
2. La definición del profesional responsable de la arquitectura de procesos.

Oficina de procesos

La oficina de procesos puede convertirse en el guardián de la arquitectura, evitando la discontinuidad de las iniciativas de gestión basada en procesos.

Normalmente, una oficina de procesos tiene autonomía de acción y se reporta directamente a la alta dirección de la empresa. Por otra parte, tiene un líder, el director de procesos, que además de dirigir a su equipo, es la conexión con todos los empleados de la empresa que necesiten apoyo de la oficina de procesos.

Por el hecho de contar con profesionales completamente centrados en procesos, sin otras actividades operacionales en la empresa, la oficina de procesos tiene un equipo de un nivel muy alto, con estatus de expertos, que pueden mantener la arquitectura de procesos a salvo de interferencias.

Entre los profesionales que ayudan a la oficina en esta tarea, podemos destacar al arquitecto del proceso.

El arquitecto del proceso

Es el colaborador centrado en el mantenimiento de la arquitectura de procesos para asegurar su desarrollo continuo, basado en las referencias del mercado y en las conclusiones determinadas por los procesos de mejora continua, con el apoyo de herramientas de BPM, como se detalla en el primer tema de este texto: Las etapas del ciclo de procesos que se deben cumplir en la arquitectura BPM.

Presentamos varios conceptos para ayudarlo a comprender mejor la importancia de la arquitectura de procesos en la empresa. De todos modos, la arquitectura sólo funcionará con la ayuda de una herramienta de BPM ágil, transparente y que además de modelar, también haga el monitoreo de los procesos y ayude a divulgar la información en la empresa.